文件控制程序.docx

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1、文件控制程序文件编号：WG-QESP-OI版本号：B/1编制：审核：批准：版本号更改记录黄集生效时间1目的:对质量/环境/职业健康安全管理体系文件的制定、审批、登记、分发、保管、修改、换版、作废进行控制，确保使用有效版本的文件。2 .适用范围：本程序适用于公司的质量/环境/职业健康安全体系所有文件及资料（程序所规定需保存的报告及记录资料）的控制。如（1）质量、环境、职业健康安全管理手册（2）程序文件（3）作业指导书（4）质量计划（5）标准（6）工程资料（7）法律法规3 .定义：3.1 受控文件：在此是指公司质量/环境/职业健康安全管理体系文件，如质量、环境、职业健康安全管理手册、程序文件、作业

2、指导书、质量计划、工程技术资料、国家/国际标准及外来文件。3.1.1 质量手册及程序文件：此类文件为质质量/环境/职业健康安全管理体系一/二级文件，确定在公司内执行管理任务时使用的根本原则及程序。3.1.2 作业指导书：指工序/工位操作指导书、检验规程、工艺规程、设备操作/保养维护规程、基本管理规程等。3.1.3 质量计划：对某项产品或某一系列产品而规定专门的质量措施，资源和运作顺序的文件。3.1.4 工程资料：为本公司、客户或供货商提供的技术文件（含内部、外部的技术文件，如：图纸、批示、产品标准、包装规格等）。3.1.5 外来文件：指公司从客户、供应商及第三方处接收并被批准发放使用的文件。3

3、.1.6 电子文件：指公司所有与质量/环境/职业健康安全管理体系相关的电子档文件资料。3.2 标准：包括国际标准、国家标准、公司产品标准、安全标准等。3.3 参考文件：此类文件属非受控文件，为本公司顾客、供应商或其它人员因工作需要所持的作为参考的本公司受控文件的副本或客户，供应商提供的参考性文件。3.4 记录：记录质量/环境/职业健康安全系统运行状况的记录，利用它可有效地收集质量/环境/职业健康安全状况信息，以用于改善质量活动、提升环境/职业健康安全绩效及进行追溯，详细参阅记录控制程序。3.5 窗体：为达成质量/环境/职业健康安全管理体系（如质量、环境、职业健康安全管理手册、程序文件、作业指导

4、书）的要求而使用的各式窗体，详细阅记录控制程序。4 .权责：4.1 文件和资料的批准4.1.1 质量/环境/职业健康安全体系中所有文件和资料在发布前应由该文件的相关执行部门及公司授权人员审批。4.1.2 各类文件首席授权人员一般如下:类别批准人(1)质量、环境、职业健康安全管理手册总经理(2)程序文件管理代表(3)作业指导书部门经理/主管(4)质量计划品质部主管、工模部主管、生产部主管(5)工程资料工模部主管(6)标准.管理者代表注：对首席授权人员暂时离职期间的文件和资料的批准可由相关的人员来执行，但应追溯到授权人员事先的授权声明。4.1.3 件的生效日期以文件中“生效日期”栏中日期为准。4.

5、2 文控中心(含工模部文控员和公司文控中心)4.2.1 工模部文控员负责工程资料(技术类)的控制。4.2.2 文控中心(DCC)负责除工程资料外的其它文件(管理类)的控制；它们分别具体负责文件的及时发放、保管(正本)、回收和作废等，确保使用场所的文件为最新有效的文件。4.3 .文件使用部门4.3.1 接到通知时，及时到文控中心或工模部签收，填写受控文件分发/回收记录表。4.3.2 将与符合发出数目的已失效的受控文件退回到文控中心处。4.3.3 记录保存所有受控文件。5 .程序内容：所有受控文件必须由文控中心或工模部文控员进行发放/回收控制。5.1 受控文件的编制5.1.1 质量、环境、职业健康

6、安全管理手册和程序文件由管理者代表负责确定和组织编写。5.1.2 质量计划由品质部主管负责组织编写。5.1.3 工作流程、作业指导书由工程技术人员编写。5.1.4 工程资料由工模部相关人员负责制作。5.1.5 同一类受控文件要求采用统一标准格式。如：质量、环境、职业健康安全管理手册(QESM)、程序文件(QP/EP/SP)、作业指导书(WI/SIP)、质量计划书(PMP)等须统一格式，其封面都要显示公司名称和该文件的编号、版本、页码及编制者、审批者的签署。5.1.6 受控文件不可涂改，不可有贴纸，若有更改必须有负责人亲笔(不可用铅笔或红色笔)签署，文控中心同意后通知发放。5.2 编号规则：任何

7、一份文件或资料应有唯一的编号，以便区别、保管、索引、编目等、必要时还应有版本号，以区分修改过的相同文件编号的文件。5.2.1 质量、环境、职业健康安全管理手册之编号：WG-XM序号，从O1开始X代表管理体系简称（Q-质量，E-环境，S-职业健康安全）,M代表手册公司拼音简称，即：维高5.2.2 程序文件之编号：WG-xP序号，从01开始X代表管理体系简称（Q-质量，E-环境，S-职业健康安全）,P代表程序公司拼音简称，即：维高5.3.2质量计划之编号,例:WGPMP-流水号“质量计划”英文代码-公司代码“维高”1.1.4 作业指导书之编号，例：WG-WI（SIP）-流水号部门及类别“作业（检验

8、）指导书”英文代码公司代码.维高“1.1.5 表格文件之编号，例：WG-xR1流水弓部门代码X代表管理体系（Q-质量，E-环境，S-职业健康轰全），R代表记录公司代码“维高”1.1.6 部门代妈对照表：工模部市场部生产部仓库部品质部人资源部财务部H呈部GMYWSCCKCGQCHRCWGC1.1.7 不可用手写文件，文件制定后在没有受控前，可试运行7天1.3 受控文件的评审和审批1.3.1 受控文件必须由编制者签名，相关执行部门评审（一、二阶文件）、审批者签名认可后发出。1.3.2 编制者将被审批后的文件（更改后）正本送到文控中心或工模部文控员，作为正式文件发出，并填写受控文件最新版本总清单。1

9、.3.3 每天上午10点前将报表交于上级主管审批；1.4 受控文件的标识、发放和回收。1.4.1 文件拟制者将已审批并符合受控文件格式要求的文件送至文控中心或工模部文控员，文控中心或工模部文控员收到已审批的文件后将该受控文件资料登记到文件清单中，以便与有关部门核对现有文件是否为最新版本。应在文件原稿上盖“受控正本”蓝色印章（”文件受控章”加“正木文件”），然后根据受控文件分发一览表或实际需要（无分发表）复印需要的数量，再于复印件上加盖“受控副本”红色印章，如有两个印章颜色同时出现为黑色（复印色）时则是无效章。1.4.2 当发放新版本时，文件使用部门应收回失效文件交文控中心或工模部文控员，在失效

10、文件加盖“作废文件”红色印章，并销毁。1.4.3 国家/国际标准及技术类文件由文件批准者确认后，交由文控中心或工模部盖“受控文件”蓝色印章或“技术文件受控”红色印章，建立清单，发放各部门或由各部门登记借阅使用。1.4.4 受控文件在必要时可向客户或公司以外的其它组织作为非受控文件发放，但须经厂长或管理者代表批准方可发放，由文控中心盖“参考资料”印章。1.4.5 文控中心或工模部根据受控文件分发一览表的分发范围、数量或实际需要进行分发，并实时填写受控文件分发/回收记录表。1.5 受控文件的保管和作废1.5.1 文控中心或工模部保存正本，分发副本。1.5.2 文件应采用适当的工具（如活页夹、文件柜

11、）存放，注意贮存环境（不潮湿、易取出等），并进行适当的编目归档管理。1.5.3 当新版本文件发出，同时回收旧版本文件（即作废文件），作废文件由文控中心或工模部在文件（含正副本）上盖上“作废文件”红色印章，并销毁副本，保存作废文件原稿。1.5.4 特殊情况，如因工作需要，使用部门可以保留作废文件副本，但必须盖“作废”章，并在文控中心作登记。1.6 受控文件的增补和借阅561文件的增补、借阅要填写受控文件增补、借阅申请单。562文件使用部门的受控文件丢失或需借阅文件时应填写受控文件增补、借阅申请单，申请部门须注明丢失或借阅原因，并经部门负责人签署，文控中心或工模部负责检查“申请单”应由部门负责人签

12、名认可（质量手册及程序文件的增补，借阅须管理者代表审批），方可发出。1.7 受控文件的新增、更改或取消1.7.1 各部门如对文件有新增、更改，取消的需求，要填写受控文件新增、更改、取消申请单。1.7.2 文件的新增、更改、取消须由原批准部门负责人审查签名认可；并经相关执行部门评审（一、二阶文件），下列特殊情况除外：A.原部门被撤消；B.文件的批准权已重新规定，特殊情况更改文件的批准由具有相应批准权的新部门或管理者代表批准，方可发出。573在新增、更改、取消文件时，如涉及其它相关文件的内容，则应由文件修改/拟定人通知相关文件的编制负责人作更改。1.7.4 文件版木之变更：质量手册“A1、A2当某

13、页已更改为“A5”时，质量手册总版本升为B、C”；其它受控文件，“A1、A2”，当已更改为“A3”时即升为“B、C1.7.5 文控中心或工模部根据取消的内容，于被取消的受控文件正本加盖“作废文件”红色印章，存放于作废文件柜中，回收文件由文控中心销毁后，需另在受控文件清单中注明。1.8 每年3月份由内审小组组织对现有体系文件进行全面评审，必要时予以修订。1.9 外来文件及电子文件的管制1.9.1 市场部、工模部在接收外来文件后如确定需进行发放使用，将文件送至厂长处审批后交由文控中心统一编号再发放相关使用部门（图纸及模具规格书类外来文件由工模部统一受控发放）。592在公司电脑网络中使用的所有文件资

14、料由文控中心建制并设为只读，如有加密需要，相关使用人员需对其所在文件夹进行加密保护。电子文件变更时由文控中心于电脑网络中进行。（图纸及模具规格书类电子文件资料由工模部统一受控管制）1.9.3 其它相关控制流程按5.1-5.8执行。6 .非受控文件标识为“参考资料二此类文件发放时为最新版本文件,并于文件上加盖“参考资料红色印章,修订后不再另行分发,废止文件也无须回收及销毁。7 .相关文件：7.1 记录控制程序8 .相关表格：8.1 受控文件分发览表8.2 受控文件最新版本总清单8.3 受控文件增补、借阅申请单8.4 受控文件新增、更改、取消申请单8.5 受控文件分发/回收记录表8.6 受控文件评审记录表流程图更改、取消