现代企业档案管理工作现状及优化策略获奖科研报告.docx

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1、现代企业档案管理工作现状及优化策略获奖科研报告摘要：企业是社会结构的重要组成部分，在其生产经营活动中形成的各类文件材料，既是企业自身经营发展的真实记录，也是我国经济在一定的历史时期内成长、发展和壮大的历史记录。在完善社会主义市场经济体制的过程中，企业档案在规范企业管理、辅助生产经营、维护企业权益、完善法制经济、解决企业纠纷以及追踪产品质量等方面起着重要的凭证、依据和参考作用。基于此，本文主要通过对现代企业档案管理工作现状进行分析探讨，并提出相应优化策略,以供参考。关键词：企业档案;档案管理;优化策略一、企业档案管理现存不足（一）管理意识不足就企业档案管理现状来看，大部分的企业并未意识到档案管理

2、的重要性，这就在根本上限制了档案管理工作效率的提升。对于企业的运营发展来讲，更多的是将重点放在获取更多经济效益上，企业的档案管理体系并不完善，存在较多的漏洞和不足。再加上管理意识不足,档案管理工作因不直接产生经济效益而无法得到应有的重视，相关投入较少，无法为档案管理提供足够支持，使得管理工作效率低下。现代企业之间的竞争越来越激烈，企业想要保持自身竞争优势，必须在提高业绩的同时，重视内部档案管理的重要性，摆正工作态度，对原有的粗放式管理模式进行调整和创新，形成统一完善的管理体系，为档案管理工作的进一步优化提供保障。（二）制度规范缺失所有管理活动的开展均需要有一套完善的规章制度作为支持，为管理方案

3、的制定以及管理措施的落实提供保障。现代企业档案管理在执行中存在随意性和盲目性强的问题，缺乏系统性，即便是投入一定人力资源与物力资源，也无法达到预期的高质量管理效果。专业制度规范的缺失，成为限制企业档案管理工作进一步优化的重要因素。目前我国针对档案管理工作已经出台了相关法规，用以指导企业档案管理工作的开展。但是企业自身意识不足，专业管理制度缺失，直接限制了下一环节管理行为的落实，进而会影响企业档案管理效果。（三）基础设施落后在计算机技术和信息化技术的支持下，现在大部分的企业均已经实现了不同程度的自动化办公，对提高工作效率具有重要意义。在此背景下来进行档案管理工作模式的创新，必定可以大幅度地提高管

4、理效率，利用更少的人力资源来达到更加高质量的管理效果。但是就实际情况来看，多数的企业并没有针对档案管理工作制定优化方案，物力和财力方面的投入更是不足，导致老化设备无法及时更新或缺乏设备，完全无法满足档案管理信息化要求。二、企业档案管理优化策略（一）正确看待档案管理工作想要在大范围内实现企业档案管理工作模式的创新和优化，首先要做的就是转变思想，正确看待档案管理工作的重要性，并总结以往工作中存在的缺陷和不足，制定明确的优化目标，为整个管理工作的创新和优化提供可靠指导；其次，在企业内应从上到下地进行意识创新，在日常工作中要做好各项档案信息的收集、整理和保存，为档案管理工作的开展创造坚实基础；再次，要

5、落实责任制度，对不同部门以及人员的责任和义务进行明确划分，积极配合企业档案管理工作的开展与落实。最后，要制定和完善配套的档案管理制度，在业务上提供技术指导，对人员的行为进行约束，将各类负面影响因素排除在外,构建一个科学可行的档案管理体系。（二）把握“三关”，提升企业管理质量一是高度重视、加强领导，严把接收关。企业成立档案安全工作领导小组，实行了一把手负总责、分管领导负直接责任的管理体制，做好档案质量检查工作，将那些不合格的档案退回补充或者是纠正,指导这些档案能够达到标准为止，这样才能切实保护企业档案质量,同时做到企业档案的定期收集、集中收集以及随时收集有效地结合,这样才能确保企业档案资料的完整

6、和质量。二是积极争取、加大投入,严把整理关。通过企业领导者的不断努力和探索，进行措施的完善,对于企业档案的库房也是要做好升级和硬件设施投入工作，确保库房设施和设备的健全，强化企业档案安全管理工作。三是提高认识、严密组织，严把借阅关。企业档案只能在档案室查阅，借阅者必须填写借阅单，凭有双方科室主任签名，主管领导审批方可借阅，做到了移交有手续，借阅有记录，这样做的重点是能够确保企业各类档案工作的完整，避免出现企业档案泄露。同时还需要企业能够做好计算机设备的管理，确保企业档案信息的安全性。（三）加强信息化建设企业长期的运营发展过程中产生的档案资料会越来越多，如果仍然采用传统的管理方法，不仅管理难度越

7、来越大，且难以发挥其所具有的利用价值，更无法将其转化为企业发展的资源优势，因此必须重视档案管理信息化建设的必要性，充分利用现代信息化手段，实施文档一体化管理，并将纸质档案数字化，建立档案信息资源数据库，通过网络技术实现档案信息线上传输，不仅在管理上对人力资源需求更少，管理保存更为便捷，同时也能够提供更高效的服务。新时代背景下加强企业档案管理信息化建设，是全方面发挥档案资料社会价值和经济价值的关键。（四）重视专业人才培养企业档案管理工作具有较强的专业性与系统性特点，需要由具备专业知识且经验丰富的人员来负责，面对繁杂的档案资料，能够完全按照专业规范来将其归档管理，为后期打好基础。现实情况是，档案管

8、理人员往往身兼数职，且专业能力不强，导致管理质量低下。在新形势管理模式下，需要重视档案工作者的专业化教育，进一步来提高其档案意识和专业素养，使其具备在档案管理工作中发现不足的能力,且根据实际条件来进行优化创新，为提高企业档案管理工作效率的提供支持。企业档案管理人员应重视自身的学习，在不断积累工作经验的同时，积极学习和掌握新的工作方法，及时更新自己的知识结构，尤其是要学习新型信息技术和管理手段，获取成熟的档案管理理念，应用到实际管理工作中，不断提高自身能力，为企业档案管理工作创建优秀的人才队伍。（五）规范档案管理思路，做好企业档案管理创新档案工作思路，切实抓好服务创新，全面推进档案管理工作的规范

9、化、制度化、科学化。企业要以提高创新意识、提升创新能力、激发创新活力、规范创新行为、增强档案事业发展后劲为总目标，关注创新、思考创新、参与创新，按照档案管理工作科学化管理规范的严格要求，不断开展自测自评，随查随纠。对企业重大接待活动、重要业务推广、重点工程项目的“三重”档案加强跟踪整理、及时归档,为开展档案创新编研做足充分准备；精选具有专业性特点和极具代表性的档案材料，并收集企业新闻、媒体宣传资料形成宣传文件汇编专题，建立特色专题，丰富馆藏资源，为开展档案创新编研工作奠定坚实基础。三、结语企业档案管理优化对推动企业自身的经济发展具有重要意义，传统的档案管理模式存在较多的漏洞和缺陷，无法满足现代企业发展要求。综合实际条件来对管理模式进行创新，采取可行的优化策略，最大程度上来对档案资料进行安全存储和管理，为企业经营发展提供支持。