浅谈文书档案管理面临的问题与解决对策351.docx

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1、浅谈文书档案管理面临的问题与解决对策摘要：随着时间的累积，各种单位需要管理的数据资料都要比以前多了很多，这些资料也比以前更加需要整理,科学有效的管理方式才能提高文书档案的利用率并满足人们对信息决策质量的高要求，本文就对现如今文书档案管理工作中所面临的问题进行分析并提出了相应的解决对策。关键词：文书档案；管理；问题；对策文书档案管理工作对于任何一个单位来说都是一项基础且重要的工作。文书档案管理工作分为收集、鉴定、装订、分类、排列、编号（编页）、编目、装盒、入柜九个步骤，每一个步骤对于管理工作的正常进行都十分重要，要做到环环相扣，为了保证文书档案材料的高质量，每个环节都显得至关重要。一、文书档案管

2、理存在的问题1 .文书档案缺乏智能化之前的文书档案管理工作是用最简单的人力来进行，需要按照要求对文档分类和归类,然后人工抄写文件材料的目录标题等详细信息，这个时候还要求必须要认真仔细，不能有任何的错误,不然就会影响到下一个环节的文件材料质量。这个过程不光浪费人力财力和时间，可以说效率是非常低的。虽然最近版本的归档制度跟之前版本的相比有了很大的改进，其归档范围不光只有纸质文件，还增加了电子文件材料在里面，虽然说文书档案管理中加入了现代化的元素，但仍然存在电子信息与纸质档案脱轨的情况，容易出现查找档案困难的情况。而且由于缺乏信息化和网络化的手段，导致档案出现字体不清，文件损毁，甚至丢失等严重现象，

3、所以这种相对落后的管理方式亟需改变。2 .文书工作与档案工作衔接力度不够在文书档案管理工作中，文书工作和档案工作既有联系又有区别，首先文书与档案是同一事物在不同阶段的叫法，另外，档案是就归档后经过筛选、经系统整理的文件。但是在实际工作中，好多单位的工作人员由于缺乏专业知识或者是不重视，没有按照要求做到规范与准确，导致文书工作与档案工作衔接之处出现不足，再加上好多单位对于这方面是分别进行管理的，就使文书工作与档案工作之间的距离更大，而缺少相应的衔接力度，也就出现了很多方面的问题。3 .文书档案管理的重视度不够目前好多单位的领导都没有认识到文书档案管理的深远意义，认为文书档案管理是一项没有太多要求

4、的工作，不需要给予相关的重视，而且认为其技术含量低，并不能给单位带来实际上的收益，从而忽略了文书档案管理对于单位发展的重要意义，对档案管理工作中投入不足，相关的规章制度也没有严格要求，这就导致文书档案管理并不能很好地体现其重要性和价值。加之领导对其不重视，档案管理人员认为其工作并没有什么地位，工作起来也就不尽心尽责。4 .档案管理人员专业能力不匹配有些单位的文书档案管理人员并不具备相关的专业知识水平和职业素养,招聘相关员工时认为只要会写写字，收集资料就行了，很多单位都是交给文秘兼任，导致他们并不能把精力放在档案管理身上，于是档案管理的真实性与及时性都不能做到保证，从而出现了很多漏洞。甚至有些档

5、案管理人员都不具备相关的专业水平，没有太高的责任心和敬业心，编码整理不规范，工作不够认真严谨，对于犯的错误也是怕麻烦都没有及时去纠正。二、文书档案管理问题解决的措施1 .信息化管理时代在发展，那些落后的管理方式也应当及时做到改进。对于文书档案的保存，可多多采用电子化信息化的手段，充分发挥计算机网络的优势,比如利用现代的高科技的便利，建立数据库档案，将档案信息数据化储存，比如利用电子网络技术对文书档案进行筛选、收发和保管，同时可将档案信息共享化，大家查找档案可利用共同的平台，例如掌上软件之类平台的进行文书档案的管理和查找，利用现代科技化的信息技术可提高查阅的速度和准确率。同时现代信息化世界信息安

6、全也是值得注意的一项,对于文书档案电子材料的收发和保存一定要做好信息加密和防火墙的保护。2 .加强文书工作与档案工作的衔接为了保证高质量的文书转化为高质量的档案，文书工作与档案工作之间的衔接必须要做好。这就要求文书档案管理工作人员在整理文书材料时不能还没有使用完毕或者办理完毕就进行了整理，要分清界限，文书材料是否有价值也要做好判断，只保存有价值的材料，而且整理时一定要按照规范去做，必须严格按照步骤进行系统整理。公司也应该明确相关工作人员的责任和要求，确保文书工作和档案工作的协调统一。3 .提高文书档案管理工作的重视领导者应该提高对文书档案管理的认识和了解,对文书档案管理工作出现的问题提出适当的

7、治理办法，保证档案管理工作能够有效进行，还应加大对文书档案管理的经费投入，注重对档案管理基础设施的配备，多多引入先进的管理设施。除此之外，还应为档案管理工作配备专门的管理人员，提高档案管理工作的地位，加强上下级对档案管理的重视，把档案管理列入日常工作行程,并且不能对文书档案仅仅是简单的保存,要学会利用档案管理的价值,使其能够发挥其应有的作。4 .提高文书档案管理人员专业水平要想做好文书档案管理工作，档案管理人员必须具备相应的素质水平和专业基础，首先要具备基本的责任心和敬业心，对待档案认真负责，轻拿轻放，能够做到及时的收发和安全的保存。其次就是要掌握档案管理的专业知识，对于编号和分类一定要做到规

8、范有序，纸质文件的修整编订一定要严格按照程序走，做好文书档案管理工作的基础步骤。最后，档案管理人员一定要具备学习和创新能力，要学会使用现代电子设备和计算机网络，会按照要求归档使用电子文件，并能够在使用过程中发现文书档案管理工作中的不足，提出自己的看法和解决方案。结语：总之，为了能够提高文书档案管理的工作效率，充分利用文书档案的价值，就要正视文书档案所出现的问题，及时改正并创新落后的管理工作方式，做好文书工作与档案工作之间的衔接工作，提高领导对文书档案管理的重视并提高文书档案管理人员的素质水平，这样才能够获得高质量的档案，确保文书档案管理工作能够正常运行和长远发展。参考文献：1刘晓菲.试论文书档案管理中存在的主要问题及对策研究几兰台世界,2015(55):23-24.2褚立慧.文书档案管理中存在的问题与对策研究J黑河学刊,2011(2):165-165.何小飞.探讨文书档案管理中存在的问题及对策研究J.东方企业文化,2014(14):185-185.