印章管理及介绍信开具办法.docx
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1、印章管理及介绍信开具办法1目的和适用范围11目的为加强XX信息技术股份有限公司(以下简称“XX”“公司”)印章(含钢印,下同)、介绍信管理,规范印章、介绍信相关工作,防范印章、介绍信使用中的失控等风险,特制定本办法。1.2适用范围本管理办法适用于公司、各部门、各分公司。各子公司参照本管理办法制定印章管理及介绍信开具办法,并报公司备案。2引用标准本办法根据宝信软件印章及介绍信管理办法制定。3术语和缩略语3.1 公司印章包括但不限于:(1)公司党委、行政、纪委、工会、团委印章;(2)公司法定代表人印章,领导印章、签名章;(3)公司合同、财务、票等专用印章(以下简称“专用印章”);(4)各部门、分公
2、司行政印章;布日期:实施日期:共11页第1页(5)各党支部、工会印章;下文所指公司公章特指公司行政印章和党委印章。3.2 本文所指介绍信是指需要以公司名义派人到其他单位联系工作、了解情况或参加各种社会活动时用的指定格式的函件。4.管理职责4. 1综合管理部是公司印章、介绍信的归口管理部门:(1)负责制定和修订XX印章管理办法,健全公司印章管理制度,确保印章管理工作安全规范化。(2)负责公司党政印章、法定代表人印章、领导签字章、印章的刻制和日常使用与管理工作。(3)负责根据公司有关机构成立、变更的文件,承办公司各单位党政印章及公司各类机构专用章的刻制、启用、废止、更换、回收等工作。(4)各部门、
3、分(子)公司的行政印章、专用章,党支部、基层工会印章的审核、刻制及监督管理。(5)公司有关“协会、委员会、领导小组”等印章的审核、刻制。4.2党群工作部是党支部、工、团、纪委相关印章使用的专业管理部门,负责明确制定相关的流程和使用办法。4.5财务评价部是财务结算专用章、财务专用章(公司与法人印鉴章)的专业管理部门。4.6商务中心是合同管理专用章的专业管理部门。4.7公司各部门、分公司党政领导是本单位所有印章的责任人,负责:(1)负责根据公司印章管理办法及有关规定建立健全本单位印章管理制度布日期:实施日期:共11页第2页和工作流程。(2)负责本单位印章的申请审核、使用授权和监督管理;(3)指定专
4、人保管本单位印章,明确管理职责,并向综合管理部报备;(4)负责建立印章使用登记台账;(5)本单位内组织机构生变化或印章管理人员调动,必须做好交接工作,同时向综合管理部报备,不得出现印章管理真空现象。5用印管理5.1 所有用印事项必须经本部门负责人同意,如用印材料无本部门负责人签字,须使用公司公章的单位(个人)要填写XX信息技术股份有限公司用印审批单(附件一),审批单经部门负责人、公司分管领导同意后加盖公章;如用印材料有本部门负责人签字,须使用公司公章的单位(个人)在使用印章时,须先仔细阅读用印警示(附件二),再登记XX公司公章使用登记表(附件三),再经公司分管领导同意后加盖公章。5.2 公司党
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