物流管理办法.docx

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1、物流管理办法1.目的和适用范围1. 1.目的为有效的控制和管理XX信息技术股份有限公司（以下简称公司）的采购设备、项目成套设备等的包装、配送等日常工作，加强作业安全,保证及时、高效、可靠地完成各项工作，特制定本办法。1.2. 适用范围适用于公司承接的工程、研发及自建项目，固定资产及耗材的设备的物流管理。2. 引用标准3. 术语和缩略语BSMS：宝信经营管理系统4. 职责5. 1.公司分管领导职责6. 1.1.负责审批50万以上拟签。7. 1.2.负责审批长期合作采购协议。4. 2.商务中心职责4.2. 1.负责受理发货指令。4.2.2.负责物流相关文件归档。4.2.3.负责组织物流采购实施。4

2、.2.4.负责维护物流供应商名录。4.3.分公司/项目部门职责4.3.1.负责审批长期合作采购协议。4.3.2.负责提交发货指令。4. 4.财务评价部职责4.4. 1负责物流相关费用的报支审核、支付。5.管理程序5.1. 管理流程5. 1.1物流配送流程图（见XXOOO701）5. 1.2.物流采购流程图（见xx000702）5.13.物流采购变更流程图（见XXoOO703）5. 2.配送管理5.1.1. 分公司/项目部门负责按照销售合同的交付要求在BSMS内提交发货指令单。5.1.2. 项目经理负责发起维修、外委供应商加工、项目余材、元器件四类的无申购发货指令，并由分公司领导在BSMS系统内

3、审批。5.1.3. 商务中心审核发货指令的完整性（物源点、收货人信息、收货地址、送货日期、设备总价值）及合理性（送货日期）。5. 2.4,商务中心受理发货指令,并按指令单类别进行处理，并根据物源点进行检货、集货、包装。5. 2.5.商务中心根据发货需求计划制定运输及包装方案，与相应的运输、包装供应商签订运输、包装合同。运送至外省市的设备须购买货物运输保险。5.2.6. 供应商凭已加盖发货专用章的发货清单至物源点取货。5.2.7. 货物发出后，商务中心负责在BSMS内确认货物实发数量以确定货物发出，用户签单返回后才可在BSMS内确认发料完成即送货完成。5.2.8.商务中心负责用户签单的归档及上传

4、至BSMSo5. 3.物流采购5.3. 1物流采购方式物流采购方式分为招标采购、竞价采购及集中采购三种类型。各类型定义如下：物流采购方式定义招标采购以公开招标或邀请招标方式，通过招标程序确定长协供应商。竞价采购商务中心通过传真、电子邮件方式向三个或三个以上资质完备的物流供应商发起询价。商务中心按照“价格、服务”等要求，比较报价，按综合评定方式来确超各作供应商。集中采购公司采用的合作供应商。根据具体情况选择对应的采购方式，并按照相应的流程进行采购。具体的流程图见xx000702o5.3.2.供应商拟选物流保险公司选择公司采用的合作供应商。运输、包装供应商优先选择由招标采购确定的长协供应商。如长协

5、供应商无法满足需求时，可由竞价方式来选定合作供应商。竞价采购优先选择长协供应商参与报价，如长协供应商不能够满足需求时，可选择符合招标要求的供应商共同参与，按照“价格、服务”等要求，比较报价，按综合评定方式来确定合作供应商。5. 3.3.合同拟签及签订核价并确定供应商后，商务中心负责提交运输、包装年度框架协议及货物运输保险预约保险单，按审批权限逐级进行审批，拟签金额超过50万（含税，含50万）时，需提请公司分管领导审批。正式签订的年度框架协议（运输、包装、预约保险单），其内容须与法务评审结论一致。商务中心根据具体运输、包装业务提交采购合同签约情况说明表（XXoOO706）按审批权限逐级进行审批，

6、审批结束后，签订货物运输、包装合同。商务中心根据具体保险业务填写货物运输保险投保单并盖章。合同签订的具体要求见xxOOO1采购合同管理细则。5.4. 物流跟踪商务中心密切跟踪物流合同执行情况，如合同执行中出现异议，按5.6处理，如合同执行无误则及时上传用户签单至BSMS系统,完成送货。5.5.物流付款商务中心收到供应商开具的增值税发票后须审核物流合同是否已完成（用户回单返回）、发票金额是否与实际发生业务一致，每月月中办理付款手续。商务中心负责将物流付款申请提交报支系统，并由系统内权限逐级审批，经财务人员复核后付款。物流费用应准确登记，费用结算时归结到对应的成本中心。5.6.物流异议物流异议中包

7、括运输货物过程中发生延误、送错、货物破损等情况。如有延误、送错情况可由物流采购部门或分公司/项目部门提出异议，商务中心收到异议后，应及时联系提出部门了解情况，分析原因，根据实际情况联系双方制定解决办法，并填写物流异议处理表。保险货物在运输中遭受保险责任范围内的自然灾害或意外事故所造成的事故，由商务中心获悉事故发生后48小时内向保险公司报案，进入保险公司理赔程序。5.7.物流采购合同变更物流采购合同的变更应按权限逐级审批，物流采购合同金额超过50万（含税，含50万）变更需提请公司领导审批。合同变更必须以书面形式完成，双方签字盖章方为有效。变更流程见xx000703o6.供应商管理供应商的新增、评

8、价及退出按xx0012供应商管理办法的要求办理。7.物流相关文件归档仓储物流过程中形成的各类文件及材料，应识别具有保存价值的部分，并按照公司文书档案管理制度的要求办理归档。具体见如下清单（包括且不限于”序号归档文档裁剪指南1物流入库单纸质归档2物流出库单纸质归档3盘库报告纸质归档4运输、包装、保险合同纸质归档5用户签收单电子归档8.8. 1.9.9. 1.9.2.9.3.9.4.9.5.9.6.9.7.相关文件xx0012供应商管理办法报告和记录表式xx000701物流配送流程图xx000702物流采购流程图xx000703物流采购变更流程图xx000704发货清单xx000705物流异议处理

9、表xx000706采购合同签约情况说明表xx000707发运变更申请发布日期：x000710.文件修改变更记录（管理）文件修改变更记录文件编号：xx0007修订部门：商务中心序号更改原因修改后版本号修改人修改日期主要更改内容拟稿:审核:发布日期：x0007实施日期：发货（箱、件）清单合同号：总件数：项目名称：收货人：工程编号：收货人电话：序号箱柜号设备编号设备名称型号规格单位数量包装形式净重毛重（t）体积箱件尺寸（mm）长宽X高备注合计000供应商：XX信息技术股份有限公司联系人：日期：联系电话：送货地址：联系人：日期：联系电话：发布日期：x0007xx000705物流异议处理表保密级别：内部事项物流异议处理表异议提出提出方提出人提出时间指令单号项目名称异议后果异议描述异议处理处理人：日期：处理完毕确认异议方：物流部门：处理方：采购合同签约情况说明表填表日期：年月日项目名称采购内容项目部门采购金额经办人员供应商全称供应商选择理由采购价格说明采购付款条款审批意见签名：日期：发运变更申请指令单号项目名称项目部门货物名称箱（件）数变更事由：分公司领导意见：