信息交流控制程序.docx

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1、XXX工艺品有限公司信息交流控制程序文件修订履历日期版本/版次修订说明制定2019. 12. 09换版修订ISO推委会编制：ISO推委会审核：批准：实施日期：2019-12-19编号：版本:A版次：0受控章XXX工艺品有限公司信息交流控制程序1.0目的规范内外部信息交流时机、内容、途径等，确保公司内部各部门信息的有效沟通、工作开展的相互协调配合，以及与外部相关方的联系和信息的及时畅通传递、处理、回复。2.0范围本程序适用于与管理体系有关的内外部信息交流控制。3. 0职责1. 1管理者代表负责主导内外部信息的收集、接受、传递、处理、回复等。3. 2品质部负责主导内外部质量信息收集、接受、传递、处

2、理、回复等。4. 3人事行政部负责主导内外部环境/职业健康安全信息的收集、接受、传递、处理、回复等。5. 4各部门配合实施部门相关内外部信息的收集、接受、传递、处理、回复等。4. 0控制要求4. 1信息交流时4.1. 1有关管理体系方面的信息需向内外部相关方公布。4.2. 2有关管理体系方面的信息需内外部相关方配合处理。4.3. 3发生紧急事件或应急状态下等。4. 2内部信息交流4. 2.1信息交流方法和途径包括但不限于：A.会议、电话、E-mail. QQ、微信。B.文件、报表、报告、联络函。C.通知、公告。D.管理性监测活动和评审活动等。4.2.2日常运作中必要的信息交流，按照有关的程序和

3、指引性文件进行并保留记录。4. 2. 3信息交流内容包括但不限于：A.目标及绩效。B.重要环境因素、重大危险源及不可接受风险和质量/环境/职业健康安全事故。C.管理体系及其要求。D.管理体系事故监测、统计结果。E.不合格及其纠正/预防措施。F.相关方有关管理体系方面的内容等。4. 3外部信息交流1. 3. 1人事行政部负责与当地政府职能部门、边四邻、行业协会、图书馆、认证机构等联络获取最新的法律、法规及相关标准。4. 3. 2业务部负责顾客有关产品方面信息的收集、传递、处理、回复。4. 3. 3资材部负责将本公司采购产品信息传达至供方并跟踪确认，及相关证明性资料的收集。4. 3. 4技术部负责

4、与产品相关质量信息的收集、传达、处理以及回复。4.3.5相关方对本公司的管理体系管理行为有建议或抱怨时，管理者代表应组织相关人员召4/3XXX工艺品有限公司信息交流控制程序开专题会议，讨论并确定处理意见，必要时需采取适宜方式将会议精神及处理结果反馈至相关方并确认相关方是否认可或接受。4. 4质量信息的对外公布4. 4.1本公司有关质量方面的信息应依据实际需求对外公布。4. 4. 2本公司对外公布的信息需经管理者代表确认，包括但不限于：A.方针、目标。B.表现评价、绩效。C.第三方认证情况等。4. 5信息的处理与回复4. 5.1信息的责任部门需在规定的时间内处理，若无法满足要求应提前同信息提供部门沟通协调。4. 5. 2处理结果达到预期目的，需经授权人员确认后回复信息提供方。4. 6信息记录和归档4. 6.1信息的处理部门需保留相关的支持记录。5. 6. 2相关记录的归档管理按照记录控制程序规定实施。6. 0支持文件6.1 记录控制程序7. 0支持记录6. 1会议签到表6. 2会议记录6. 3联络函