广州市水利工程建设档案资料管理办法2006修改.docx

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1、广州市水利工程建设项目档案资料接收内容、组卷、移交暂行规定广州市水利水电工程质量安全监督站广州市水利局资料档案室2006年11月广州市水利工程建设项目档案资料接收内容、组卷、移交的暂行规定一、工程竣工档案资料的接收内容及分类广州市水利工程建设全过程所形成的技术文件材料（文字、图表、声像材料）按其形式和内容的有机联系，并根据水利部水利工程建设项目档案管理规定的通知精神，可归纳为十项内容：1. 工程建设前期工作文件材料（由建设单位立卷汇总）。2. 工程建设管理文件材料（建设单位立卷汇总）。3. 竣工验收文件材料（建设单位立卷汇总）。4. 财务、器材管理文件（由建设单位立卷汇总）。5. 工艺、设备材

2、料（含国外引进设备材料）文件材料。6. 科研项目文件（由有关单位立卷，建设单位汇总）。7. 生产技术装备、试生产文件材料。8. 监理文件材料（由监理单位立卷，建设单位汇总）。9. 施工文件材料（由施工单位立卷，建设单位汇总）。10. 声像材料。二、组卷工作广州市水利工程建设项目档案在收集齐全的基础上进行整理。整理工作包括组成案卷和编目两个过程。移交工作包括对立卷编目工作的审核和办理交接手续两项内容。(-)组卷的一般原则组卷必须遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。(-)组卷的步骤和方法1归类、初排、补缺，保证文件齐全完整先用铅笔在文件右上角写上文件所应归入的

3、相应条目号,按条目号分类,在同类中再按成文时间先后排列，缺少的应设法追回补齐。11. 别、挑选、补救，保证案卷质量归档的文件材料要达到以下质量要求：(1)归档文件材料内容真实,必须是该项工程在建设过程中直接形成的。(2)归档文件材料准确、有效、手续完备。文件材料记载的内容与实际相符、图物相符。按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、注明日期。(3)归档文件材料必须耐久、易读。所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带记录材料和载体材料必须质量优良。直接书写的文件，不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水等易退色的材料，文件材料中的字体端正、图像

4、音质清晰易辨。12. 一规格，组成案卷文件采用统一的尺寸规格(A4幅面)，尺寸不同的要折叠或者裱补成统一幅面。一份文件页数多的，可单独组成一个至多个案卷；页数少的文件，可多份组成一个案卷。每份案卷厚度至多不要超过4厘米。图纸折叠成A4尺寸,横向按手风琴式折叠,竖向按顺时针方向向内折叠,折叠后图标露在右下角。13. 内文件排列和编印页号文字材料按水利工程建设项目各阶段文件材料目录内容排列（见附表），同一事项的请示与批复，同一文件的印本和定稿，文件与附件不能分开。并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，文件在前、附件在后的顺序排列。图纸按图样目录排列。然后，逐页用阿拉伯数字进行编号，文件材料有

5、书写内容的页面编页号（空白页面及用表说明不编号），每卷页号从“1”开始编写，图样目录与图纸同归卷，编页号，页号正面在右下角，反面在左下角，两张以上小幅面材料裱在同一页纸上，只编一个页号，重要的文件一张裱一页。卷内目录、总目录、封面等立卷用表不编页号。三、案卷编目（-）编目工作的内容案卷的编目包括给每一个案卷填写三种立卷用表即卷内文件目录、卷内备考表、案卷封面。立卷用表由广州市档案局印制提供。（-）案卷编目步骤可按立卷用表的编号顺序进行。1 .填写卷内目录该目录一式多份，用于卷内、移交目录和检索工具。用于卷内的应排列在卷内文件第“1”页之前。（1）卷内目录表具体内容填写“顺序号”用阿拉伯数字从1

6、起依次标注，同一文号或同一标题的文件，只编一个序号。“文件材料题名”填写文件材料标题的全称或图标上的图名，文件没有题名只有文种（如“通知”、“纪要”、“记录”等），要根据文件内容每份拟制相应标题（如会议纪要“关于流溪河防洪整治工程质量问题的会议纪要不可只填写大的类别用以代替同一类别所有文件的目录。“文号”填写文头上的文件编号、图标中的图号，没有文号者，可不填。“责任者”填写文件材料的直接编制部门或主要责任者，凡经过一定的审批、验收程序而定稿的公文、图纸、施工记录、验收记录等,虽有个人签名，“责任者”仍应填单位名称。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“日期”填写编制文件材料的

7、年、月、日；竣工图按竣工图章上日期标注。“页号”填写每份文件首页在本卷内的页号，最后一份文件填写其首末两页在卷内的页号（用“一”相连）。如果最后一份文件只有一页，则填写成“XX页上“案卷号”即案卷的顺序号，待所有案卷编目完成后编排案卷号，再逐卷填写在卷内目录上。2 .填写卷内备考表卷内备考表说明案卷质量情况、记录组卷过程和档案利用过程中需要说明的事项（如损坏、修改、变动、管理情况），立卷人、检查人都要签名、注明日期。备考表置于卷内文件材料尾页之后。3 .填写案卷封面“档案号”填写档案的目录号加案卷号“档案馆号”填写国家给本档案馆的代号。“缩微号”填写档案缩微时给本卷的编号。上述各项应由接收和保

8、管档案的档案馆（室）填写。“案卷题名”应简明扼要，准确地概括和提示卷内文件的内容和形式特征，案卷题名由建设项目名称、子项工程名称（含代号）、内容、文种或载体形式（胶片、相片、录音录象带等）组成。“立卷单位”填写本卷的立卷单位。“起止日期”填写卷内文件材料的起止日期。“保管期限”填写其划定的保管期限。“密级”按有关保密规定填写。没有密级的可不填。案卷封面脊背案卷题名：填写本盒内案卷的主要内容，由建设项目名称、子项工程名称、内容组成。4 .案卷排列和编号案卷的排列可按水利工程建设项目各阶段文件材料目录内容所示的顺序，文字在前、图纸在后。案卷的编号待案卷排列以后，逐卷编顺序号，每次移交，顺序号从“1

9、”开始，顺序号是连续号。5 .案卷装订和装袋要求文字材料装订，图纸不装订。装订前要去除文件上的金属物，用白色的棉纱线在卷面左边一厘米处、上下分四等份打三孔装订，结头统一放在案卷背后，要求整齐、美观、结实。四、档案资料的移交(-)移交目录册的构成1 .科技档案分类目录2 .全部案卷的卷内文件目录()档案的审核和交接交接各方均应对档案数量和立卷、编目工作进行认真的检查审核，档案经审核、改正，符合要求以后方能办理移交手续，双方在移交书中规定的位置上签名、盖章、填日期。移交目录一式多份，存各方档案馆(室)，作为交接凭证、案卷入帐和编制检索工具之用。附件1广州市水利工程建设档案资料案卷名称表分工案卷（文

10、件组合）名称备注由建设单位汇总由建设单位立卷工程建设前期工作文件材料第一部分工程建设管理文件材料第二部分竣工验收文件材料第三部分财务、器材管理文件第四部分工艺、设备材料（含国外引进设备材料）文件材料第五部分科研项目文件第六部分生产技术装备、试生产文件材料第七部分由监理单位立卷监理文件材料第八部分由施工单位立卷交建设单位施工文件材料第九部分备注：各部分归档文件见表1表9第一部分：工程建设前期工作文件材料归档文件表1序号文件材料名称备注1勘测设计任务书、报批文件及审批文件2规划报告书、附件、附图、报批文件及审批文件3项目建议书、附件、附图、报批文件及审批文件4可行性研究报告书、附件、附图、报批文件

11、及审批文件5初步设计报告书、附件、附图、报批文件及审批文件6各阶段的环境影响、水土保持、水资源评价等专项报告及批复文件7各阶段的评估报告8各阶段的鉴定、实验等专题报告9招标设计文件10技术设计文件11施工图设计文件归档文件表2序号文件材料名称备注1工程建设管理有关规章制度、办法2开工报告及审批文件3重要协调会议与有关专业会议的文件及相关材料4工程建设大事记5重大事件、事故声像材料6有关工程建设管理及移民工作的各种合同、协议书7合同谈判记录、纪要8合同变更文件9索赔与反索赔材料10工程建设管理涉及到的有关法律事务往来文件11移民征地申请、批准文件及红线图（包括土地使用证）、行政区域图、坐标图12

12、移民拆迁规划、安置、补偿及实施方案和相关的批准文件13各种专业会议记录14专业会议纪要15有关领导的重要批示16有关工程建设计划、实施计划和调整计划17重大设计变更及审批文件18有关质量及安全生产事故处理文件材料19有关招标技术设计、施工图设计及其审查文件材料20有关投资、进度、质量、安全、合同等控制文件材料21招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件22投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件23开标、评标会议文件及中标通知书24环保、档案、防疫、消防、人防、水土保持等专项验收的请示、批复文件25工程建设不同阶段产生的有关工程启用、移交的各种文件材料26出国考察报告

13、及外国技术人员提供的有关文件材料27项目法人在工程建设管理方面与有关单位（含外商）的重要来往函电第三部分：竣工验收文件材料归档文件序号文件材料名称备注1工程验收申请报告及批复2工程建设管理工作报告3工程设计总结（设计工作报告）4工程施工总结（施工管理工作报告）5工程监理工作报告6工程运行管理工作报告7工程质量监督工作报告（含工程质量检测报告）8工程审计文件、材料、决算报告9环境保护、水土保持、消防、人防、档案等专项验收意见10工程竣工验收鉴定书及验收委员签字表11项目评优报奖申报材料、批准文件及证书12竣工验收会议其他重要文件材料及记载验收会议主要情况的声像材料13工程建设声像材料第四部分：财

14、务器材管理文件归档文件序号文件材料名称备注1财务计划、投资、执行及统计文件2工程概算、预算、决算、审计文件及标底、合同价等说明材料3主要器材、消耗材料的清单和使用情况记录4交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册第五部分：工艺、设备材料（含国外引进设备材料）文件材料归档文件表5序号文件材料名称备注1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结2产品检验、包装、工装图、检测记录3采购工作中有关询价、报价、招投标、考察、购买合同等文件材料4设备、材料报关（商检、海关）、商业发票等材料5设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件6设备、材料出厂质量合格证明、装箱单、工具单，备品备件单等7