档案管理办法.docx

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1、脑麒七建虹麟限颂城建办发(2016)96号签发人：曹建亚关于下发档案管理办法的通知机关各部室、基层各单位:现将公司档案管理办法下发给你们，请认真学习，并严格遵照执行。主题词：档案管理办法通知(共打印：1份)抄送：公司领导、存档打印：姚校对：胡档案管理办法第一章总则第一条根据国家档案法和中央、国务院、北京市有关档案工作的决定和指示精神，以及集团关于档案管理办法的规定，为加强公司档案工作，逐步完善档案的科学管理，结合公司的实际情况，制定本办法。第二条档案是公司范围内科研、施工生产、经营活动中直接形成的,具有保存价值的图纸、图表、文字材料等文件材料。第三条档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要

2、组成部分,是企业维护合法权益、经济利益和历史真实面貌的一项十分重要的工作，应列入有关部门和人员的职责范围。第四条公司要集中统一管理档案，公司各部门、任何人在生产、经营、科研活动中形成的具有保存价值的文件材料均为公司所有，应按本办法进行归档。第二章档案部门及人员职责第五条公司系统实行公司集中统一管理档案的原则，具体工作由公司档案室负责，并负责对部（室）、基层单位的档案工作进行业务指导。第六条机关部（室）、项目经理部不设立档案行政机构，要配备兼职档案人员（由管文件的人员兼任），负责档案的收集、立卷、归档工作。第七条档案部门的主要任务（一）接收、管理、保存、统计本单位的档案。（-）提供档案为施工生产

3、、经营活动、科研等服务。（三）指导有关部门和科技人员做好文件材料的积累、整理、立卷和归档工作。（四）组织有关部（室）对超过保管期限的档案进行鉴定销毁。（五）做好档案移交工作。（六）对所属单位档案工作进行业务指导。（七）定期会同有关部门对各单位档案归档工作进行检查，每年对档案工作先进单位和先进个人提出表扬奖励。（八）加强对基层单位的档案（资料）管理员的培训。第八条档案人员要由思想好、事业心强，具有档案专业知识和懂得有关科学技术，能够胜任工作的人员从事档案工作。第九条档案人员职责（一）贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策和法规，制定本单位的实施细则和有关规章制度。（-）负责公司档案的接收、管理、保

4、存、组织鉴定销毁、统计等业务工作。（三）指导公司各部门的档案人员做好档案文件材料的形成、积累立卷和归档工作。（四）按有关规定，做好已归档案的移交工作，办理好移交手续。（五）做好档案的提供利用工作。第三章科技档案的归档第十条根据档案法及国家有关政策法规制定公司科技档案的归档制度，做到每一工程项目、科研、生产经营活动都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。第十一条各项目经理部和有关部（室）把科技文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档纳入科技工作程序和生产、经营等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。第十二条归档时间（一）对形成周期不长的工程技术档案，竣工后3个月内归档，大型工程，施工周期较

5、长，按子项结束后3个月内归档。（-）科研档案移交档案室的时间为每年6月底之前。（三）设备档案移交档案室的时间为设备安装调试完，设备正常运行一个月之内。（四）经营档案在工程结算、审计后3个月内归档。第十三条归档范围（见附件1科技档案归档范围）第十四条归档要求（一）根据国家规定和科技生产活动以及科技文件材料形成的特点，科技档案归档工作由工程项目经理部和相关科技业务部门承担，并由科技人员负责。（二）向公司档案室移交的工程技术档案,均由项目经理部负责收集、整理、编目、组卷，并由项目技术负责人审查签字，相关业务部门做好协助工作，工程档案一定要经过技术质量部资料管理人员审核签字后，方可向档案室移交。（三）

6、为发挥科技档案的查考凭证作用，维护历史原貌，交公司档案室的卷内科技材料均应是原件，如是复印件，应在卷内目录“备注”一栏标明附页号，在附加页上说明原件的保存地点。（四）对不符合规定的科技档案，档案室有权拒绝接收，待修整符合规定后再进行交接。第十五条归档手续（一）由项目技术负责人编写归档情况简要说明。一般包括：本项目的名称，任务来源，主要任务实施过程，工程项目结构形式，工程面积，项目负责人，开、竣工时间，技术水平，经济、社会效益，归档文件材料的完整、系统准确情况等。此说明同科技档案一并交档案室保存。（-）填写归档文件材料移交清单由归档单位按卷填制“卷内目录”一式两份，“案卷目录”一份，整套档案填写

7、“档案移交（接收）登记薄”一式两份。归档时，交接双方按清单核查清楚，双方在“档案移交（接收）登记薄”上签字，各留一份。第四章文书档案的归档第十六条文件材料的归档（一）归档范围1、具有查考利用价值的文件材料、报表等历史记录资料。2、已办理完毕的文件材料。归档范围大体可划分为三大部分，即：上级和外单位来的文件资料；本单位工作中形成的文件资料；下级单位报来的文件资料。（具体的归档内容参见附件2文书档案归档范围）（-）归档时间根据国家档案局机关档案工作条例规定，归档完成时间为每年的上半年。（三）归档案卷质量要求1、档案的材料收集要齐全完整。2、文书档案的整理要科学合理，编目要符合规范要求，卷内文件材料

8、应在右上角用阿拉伯数字编顺序号，同时写好卷内目录和备考表。3、文书档案装订要整齐、牢固，书写的字迹要清楚、工整。4、档案移交手续要完备。第五章档案的管理第十七条档案室对接收来的档案，进行分类排列、编档号，登记台帐、填全封面及卷盒项目、统计和必要的加工整理。第十八条编制档案总目录、案卷分类目录，根据需要编制检索工具和编研资料。第十九条档案必须有库房、阅览室、办公室。根据国家有关规定，档案库房内应当保持温度为14-24C,相对湿度为4560%,并有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等八防措施。第二十条对调离公司的领导、工程技术人员、机关工作人员，必须如实移交自己保管的文件材料，归还借

9、阅的档案，待档案室签字、盖章手续办理完毕后，组织人事部门方可办理调离手续。第六章档案的开发和利用第二十一条档案室应提供档案为公司的科研、生产、经营等各项工作服务，并编制必要的检索工具和参考资料。第二十二条档案室要建立档案的借阅制度，严格执行档案的借阅审批手续。借阅档案，必须办理借阅手续，逐级领导审批后方可借阅。借阅人员必须爱护档案，不许涂改、扯页、拆卷，要按期归还，以保证档案的完整与安全。第二十三条根据附件3科技、专业档案保管期限表和附件4文书档案保管期限表定期对档案保存价值进行鉴定。鉴定工作由公司领导、专业技术人员和档案人员组成的鉴定小组直接鉴定档案内容，每次鉴定要写出鉴定记录，在保管单位备

10、考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并注明鉴定日期。鉴定周期由企业根据需要确定。第七章附则第二十四条本办法根据国家有关法规及集团的要求制定。第二十五条本办法由公司办公室负责解释。第二十六条本办法自颁布之日起实施，原城建办发(2014)124号关于印发文书档案管理办法的通知和原城建办发(2014)142号关于印发科学技术档案管理办法的通知同时废止。科技档案归档范围(-)综合档案由有关业务部门按年度问题立卷归档，于次年6月底前向科技档案部门归档。1、上级及本单位制定的有关建筑科技方面的方针、政策、条例、办法等指导性文件；2、施工生产、科学研究、技术改造等方面的技术性决议、决定、指示、计划、规划、

11、请示与批复、会议纪要、会议总结、报告等文件；3、正式批准的技术规定、规范、技术条例、措施、技术经济定额等以及询问解释文件；4、技术经济专业统计报表；5、上级领导、外国专家、知名人士关于本单位科技、经济方面的重要建议、谈话记录；6、技术革新、技术改造、合理化建议、先进经验的有关文件材料；7、施工组织设计及执行情况；8、贷款、投资包干协议、执行情况报告，承发包合同、协议书；9、重大质量事故的调查、分析报告、处理意见；10、全面质量管理的有关文件材料；11、重要技术问题来往电文。(-)经营档案由经营部门会同市场营销部门按建设项目分单位工程立卷归档。中标工程：由经营部门组卷归档，市场营销部门协助材料收

12、集；未中标工程：由市场营销部门负责组卷归档。具体要求详见经营管理部经营资料归档保存规定。1、工程预算、重点工程合同预算；2、询价、报价、投标、补充单价申请与批复，工程分析材料等；3、合资经营与外引内联工程的协议书、合同、合同附件，资格预审材料，可行性研究报告，谈判记录、协议，议定书，外商提交的资料；4、出国考察收集的有关资料，重要的来往电函；5、中标工程文件材料；6、未中标但具有参考价值的开发项目，其投标报价的全部文件材料。(三)工程技术档案工程竣工后，在工程、质量、技术、科研部门协助下，由工程项目经理部负责组卷，在交甲方的同时，交公司档案室保存一份原件。1、土建(1)建设工程规划许可证(2)

13、建设工程开工证(3)施工组织设计、施工方案、施工技术措施、施工计划（4）技术交底文件（5）地基钎探记录及平面布点图（6）验槽及地基处理记录（7）试桩记录（8）桩基施工记录（9）图纸会审记录（工程设计交底）（10）设计变更、工程洽商记录（H）砖出厂合格证和试验报告（12）水泥出厂合格证和试验报告（13）砂子试验报告（14）碎（卵）石试验报告（15）钢筋（原材）出厂合格证和试验报告（16）电焊条出厂证明（17）防水材料合格证和试验报告（18）隔热保温材料合格证（19）防腐材料合格证（20）预制（混凝土、钢）构件出厂合格证、试验记录（21）素土、灰土干容重试验报告（22）砂浆配合比通知单（23）砂浆

14、试块标养28天强度试验报告(24)混凝土配合比通知单(25)混凝土试块标养28天强度试验报告(26)混凝土抗渗试验报告(27)钢筋焊接试验报告(28)防水工程试水试验(29)结构吊装施工记录(30)现场施加予应力记录(31)烟(风)道、垃圾道检查记录(32)沉降观测记录(33)预检记录：工程定位测量记录及其它预检记录(34)隐检记录：隐蔽工程验收记录防水工程检验记录(35)工程质量事故处理记录(36)基础、结构工程验收记录(37)单位工程质量综合评定表(38)单位工程验收记录(39)建设工程质量合格证书(40)分项工程质量评定表(41)施工新技术(42)施工日志（43）建筑、结构竣工图2、暖卫

15、和燃气（1）施工组织设计、施工方案（2）技术交底（3）图纸会审、设计变更、洽商记录（4）预检记录（5）隐蔽工程验收记录（6）设备安装记录（7）室外管线测量记录（8）新的水暖卫、燃气设备（9）分部工程验收核查书（10）分部分项工程质量评定表、汇总表（11）施工日志（12）竣工图3、电气（1）施工组织设计、施工方案（2）技术交底（3）图纸会审、设计变更、洽商记录（4）预检记录（5）隐蔽工程验收记录(6)电气设备安装记录(7)绝缘电阻测试记录(8)接地电阻测试记录(9)建筑自控、消防系统检验记录(10)建筑电视共用天线、闭路电视、电视监视、防盗报警等系统试验记录(11)变压器吊芯检查记录(12)开关柜等耐压试验(13)满负荷测试记录(14)室外直埋电缆测量记录(15)新型的电气设备(16)分部工程验收核查书(17)分部分项工程质量评定表、汇总表(18)施工日志(19)竣工图4、通