管理文件控制程序.docx

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1、管理文件控制程序1目的和适用范围1.1 目的为规范管理文件的制（修）订、审批、下发、执行、评审、作废以及上级公司管理文件在公司内的会签、执行等工作程序，提高管理文件处理工作的质量和效率，有效控制职能缺失或交叉、运行效率低下等风险，特制定本控制程序。1.2 适用范围本控制程序适用于公司各部门及分公司，子公司参考制定。2引用标准1 术语和缩略语管理文件是企业实现经营目标所有管理机制、管理原则、管理方法的统称，以统一的格式要求编制形成的书面载体，是实施一定管理行为的依据和规范。本文中作为与支持文件等相对应的文件类别时，特指管理制度、管理办法和控制程序。1.1 管理文件：是基本的管理原则、管理职责、管

2、理流程（涉及公司领导审批的流程）、体系框架等，包括管理制度和管理办法，文件名称统一冠以“制度”、“办法”或“控制程序”。制度是与公司运营相关的基础管理原则；办法或控制程序是公司日常事项的管理要求。1.2 2支持文件：是管理文件的补充和扩展，以及流程和方法上的细化，包括细则和规范，文件名称统一冠以“细则”或“规范”。细则是工作事项的具体操作步骤和方法；规范是工作产品的标准和要求。1.3 范例：为指导和规范具体工作产品，用来参照的样例。文件名称统一冠以“范例”。1.4 作业指导书：描述具体业务、系统、设备的操作规程和使用指南，文件名称可冠以“手册”、“预案”、“指南”、“规程”等。4 .管理职责4

3、.1 1公司领导按照工作分工负责审批及签发公司管理文件，审批公司管理文件作废会签意见。4.2 科技创新部是公司管理文件总体归口管理部门，负责制（修）订本控制程序；组织管理制度、管理办法和控制程序的定期评审；负责管理文件的发布管理。4.3 各责任部门负责本部门职责范围内有关公司职能或业务的管理文件制（修）订、组织会签、送审等工作，负责管理文件的导入、培训、执行、检查、评审，根据评审结果作改版修订或作废申请等工作。4.4 各部门配合做好公司相关管理文件的会签，负责文件的接收、发放、执行及问题整改等工作。4.5 各类文件编制、审核、批准和发布职责对照表文件类别编制审核签发发布公司管理文件管理制度相关

4、责任部门公司分管领导/编写部门领导最高管理者/公司主管领导科技创新部发布管理办法/控制程序相关责任部门公司分管领导/编写部门领导公司主管/分管领导；需要时，提请最高管理者支持文件、范例、公司级作业指导书相关责任部门编写部门领导公司主管/分管领导部门管理文件相关责任部门编写部门领导部门主管领导部门发布分公司管理文件、范例分公司分公司分管经理分公司经理分公司发布5 .业务流程图见附件6,管理文件的管理6.1 科技创新部策划管理文件管理的运作流程及职责权限，制订本控制程序。6.2 各责任部门根据公司组织机构所确定管理职责范围，以“有序、高效、简洁、规范”为原则，梳理完善公司相关职能或业务的运作流程、

5、管理职责分工。按xx001组织代码及管理文件编制规范起草公司管理文件。6.3 会签6.3.1起草部门将拟订的公司管理文件草案，经本部门领导初审（部门第一负责人确认或授权，下同）后，通过公文系统送各相关部门和科技创新部会签。1.1.1 3.2各部门确认公司管理文件草案相关内容，提出会签意见，经本部门主管领导审核同意后，反馈起草部门。6.3.3 起草部门汇总处理各部门提出的会签意见（详见表格编号：xx00101K）,并对公司管理文件草案进行修改。对于未采纳意见，起草部门要与相关部门充分沟通后注明原因。6.3.4 起草部门须将修改的公司管理文件草案、会签汇总处理意见，经本部门主管领导审核同意后，送科

6、技创新部审核、确认，并由起草部门通过公文系统管理文件报批。若有修改意见，返起草部门修改后重新执行6.3.4程序。6.3.5涉及文件的新增、关键内容修改（包括但不限于原则、职责、流程、权限、额度等）、文件废止等操作，必须执行文件会签程序。6.4送审6.4.1各责任部门负责将管理文件草案、会签汇总处理意见通过公文系统报公司领导进行审核、审批及签发。6.4.2未能获得批准的公司管理文件草案需要作进一步修改或暂缓发放的，由责任部门重新修订后执行6.3程序。6.5发布、存档6.5.1经批准签发的公司管理文件，由科技创新部确认文件编号、版本号、发布日期、实施日期，通过公文系统统一发布。对于上级公司下发的管

7、理文件，由综合管理部统一接收并转科技创新部发布。6.5.2公司管理文件发布以后，文件编制责任部门应根据实际情况确定文件实施日期（在发布日期之后至少预留3个工作日），在实施前进行必要的通知、导入、培训等，以确保文件执行效果。6.5.3公司管理文件发布以后，相关文件化信息由科技创新部定期交综合管理部档案室存档，具体按公司文书档案管理有关规定执行。6.5.4公司管理文件统一以不可编辑的电子版形式进行发布和存档，并由科技创新部定期维护有效文件清单。6.6执行、检查6.6.1公司管理文件使用时，应从公文系统发布平台获取有效版本，并及时清理失效文件，防止误用。6.6.2各部门应确保员工知晓公司管理文件并得

8、到有效执行。各部门可根据具体情况，明确管理责任人，做好发放及相关记录工作。6.6.2为便于上级公司和公司管理文件规定的操作执行，各部门可根据具体情况，细化相关程序及职责分工，制定相应的内部管理文件并执行。6.6.4各责任部门应结合本专业各类检查活动，开展定期或不定期检查、验证相关管理文件的执行情况。各相关部门对有关问题要及时分析和整改，对于操作性不强、运行效果不佳的文件，应由责任部门及时组织文件修订工作。6.7改版6.7.1因公司组织机构的调整或相关职能、业务的运作流程、管理要求、管理职责分工发生变化，各责任部门应及时调整相关的公司管理文件。6.7.2各责任部门组织修订，并做好文件的修订记录，

9、包括主要的修订条款、修订类型、修订原因等（详见表格编号：xx00103K）,必要时还需提供修改所依据的相关资料。6.7.2.1文件改版时，必须在文件内本次修改内容所在段落处用黑体字带下划线标出以便理解。6.7.2.2几个文件合成一个文件或一个文件分成几个文件，合、分之前的相关文件应同时作废，并在合、分之后的文件中明确作废文件的名称和编号。6.7.2.3因文件在处理过程中出现错误（如页码颠倒、漏页、漏字等）和多字、错别字等需要进行修改的，不属于改版范围，经责任部门更正后，由科技创新部校对、发布。6.7.2.4改版文件下发后，前版文件自动失效。6.7.2.5改版后的管理文件会签、送审、发放、存档、

10、执行，按6.3-6.6条款执行。6.8作废6.8.1对于已失效或不再适用的公司管理文件，由责任部门提出作废申请（详见表格编号：xx00104K）,说明作废理由、日期（必要时提供依据材料），经本部门领导审核，执行会签程序后送审。经公司领导审核同意后，由科技创新部发布作废信息并处理相关作废文件。对不能作废的申请，按原流程退回责任部门。6.9评审6.9.1对发放满五年的公司管理文件，由科技创新部组织相关责任部门进行评审，评审结果（详见表格编号：xx00102K）抄送科技创新部。6.9.2评审结果为“继续适用”的公司管理文件，由责任部门在原文件修订记录中（详见表格编号：xx00103K）标注“本文件经

11、评审继续适用“，并注明评审时间。6 .9.3评审结果为“改版”的公司管理文件，执行6.7程序。7 .9.4评审结果为“作废”的公司管理文件，执行6.8程序。8 .相关文件8.1 xx001组织代码及管理文件编制规范9 .报告和记录表式9.1 xx00101Kxx信息技术股份有限公司（管理）文件会签意见汇总、处理表9.2 xx00102KXX信息技术股份有限公司（管理）文件评审结果反馈表9.3 xx00103KXX信息技术股份有限公司（管理）文件修改变更记录9.4 xx00104KXX信息技术股份有限公司（管理）文件作废审批表9.5 xx00105K管理文件业务流程图9文件修改变更记录XX信息技

12、术股份有限公司（管理）文件修改变更记录文件编号：xx001修订部门：科技创新部部序号更改原因修改后版本号修改人修改日期主要更改内容1415161718拟稿：日期:审核：日期:管理文件业务流程图公司领导综合管理部科技创新部责任部门相关部门否决粮茶需要函织，协调文件评审,制定年度管理文件IM（修）订计划-批准-发布按计划制（修）订各级管理文件文件会茅（科技创装部对会筌后的修订H桌进行校对申植）修订后的釐案通过公文系统上报导入、培训、实鹿xx00101KXX信息技术股份有限公司（管理）文件会签意见汇总、处理表文件名称：新版本号：责任部门：序号会签单位会签意见处理意见原因联系人：联系电话：责任部门主管

13、领导签字：日期：年月日填写说明：“会签意见”栏由会签部门填写，“处理意见”栏由起草部门填写针对“会签意见”的处理意见，对不采纳的会签意见经沟通后阐明原由。XX信息技术股份有限公司（管理）文件评审结果反馈表评审部门：序号文件编号文件名称实施日期文件评审日期（年/月）文件评审结果联系人：电话：部门领导审核：年月日xx00103KXX信息技术股份有限公司（管理）文件修改变更记录文件编号：修订部门:序号更改原因修改后版本号修改人修改日期主要更改内容注：修订部门为负责最新一次修订的部门。XX信息技术股份有限公司（管理）文件作废审批表文件编号文件名称填报部门填报人文件作废原因：部门领导确认：日期：年月日公司