组织代码及管理文件编制规范.docx

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1、组织代码及管理文件编制规范1 .目的和适用范围1I目的为规范XX各部门、分公司组织代码编码规则，规范管理文件分类、编号、文件格式等，特制定本管理规范。1.2适用范围公司各部门、分公司，全资及控股子公司参照执行。2 .引用标准3 .术语和缩略语4 .职责5 .控制程序5.1 管理文件及其记录的编号规定5.1.1 管理文件的编号9位位值含义1C管理文件Q支持文件S范例Z作业指导书2-3FMXX文件标识码4-5责任部门、分公司文件代码责任部门、分公司管理文件代码(见5.1.2)6类别(0/A)公司级文件为“0”，部门、分公司自管文件编号为“A”7-9数字（001-999）文件流水号，7-9位为文件流

2、水号5.1.2 责任部门、分公司文件代码使用e-HR（人力资源管理系统）中机构编码的第5-6位作为责任部门、分公司文件代码。单位（部门）文件代码综合管理部ZH党群工作部DQ战略发展部Z1运行与安全管理部YX财务评价部CW科技创新部K工程技术分公司GC计控技术分公司K系统集成分公司XT市场拓展分公司SC园区建设指挥部YQ智能制造研究院ZN其他005.1.3管理文件中有关附件编号管理文件的附件是文件正文之后，用以执行管理操作、描述管理流程、说明管理要求、提供编制参考的各类内容，包括：表格、流程图、分类、分工、样例、模板等。附件要标明附件编号、附件名称，并在正文“报告和记录格式”章节中进行明确描述。

3、附件编号用“+文件编号+两位顺序号（01-99）+修改号（初版为空,第一次修改用A,第二次修改用B,依此类推）”表示。5.1.4 管理文件作废后的编号管理文件作废以后，原则上不再用其编号；但因体制或标准变化等原因对管理文件整体改版以后，文件编号不受此限制。5.2 管理文件的版本号以“VX.X”格式表示，其中：整数位是版本号，初始版本号为1,升版时连续递增；小数位为修订次数0-9,初始状态为0,第10次修订后，则应该进行升版。5.3 管理文件的日期管理文件中包括拟稿日期、审核日期、修改日期、发布日期、实施日期。其中，xx（管理）文件修改变更记录中的修改日期以“YYYY.MM”格式表示，其他日期均

4、以“YYYY.MM.DD”格式表示。日期的先后顺序关系为：修改日期二拟稿日期W审核日期发布日期实施日期。其中，发布日期不得早于文件签发日期；实施日期要晚于发布日期3个工作日以上，以进行必要的通知、导入、培训等。5.4管理文件的内容和格式5. 4.1管理文件的字体格式（见xx000101）6. 4.2管理文件的基本内容和格式（见xx000102）7. 相关文件6. 1xx0001管理文件控制程序7.报告和记录格式7. 1xx000101管理文件的字体格式7. 2xx000102xx管理文件格式8. 文件修改变更记录XX（管理）文件修改变更记录文件编号：xx0001修订部门：科技创新部序号更改原因

5、修改后版本号修改人修改日期主要更改内容日期:日期:拟稿:审核:管理文件的字体格式黑体1号字黑体3号字4号字XX信息技术股份有限公司管理文件文件标题文件编号、版本号、签发：仿宋体GB2312（此下有一横线与正文分开）正文页脚仿宋体GB23124号字在下行的上下各有一横线“发布日期、实施日期：”：仿宋体GB2312加粗小4号字“文件号共页、第页”：仿宋体GB2312小4号字，左右对齐纸张A4页面设置页边距：上下2.54；左右3；页眉：13页脚：1.3行距：固定值；设置值：20磅xx000102XX管理文件格式XX信息技术股份有限公司（XXX部）管理/支持文件文件编号：版本号：VX.X签发：毗处写文

6、件名1 .目的和适用范围1.1 目的：说明编写该文件的目的1.2 适用范围：说明该文件的适用的业务范围和部门范围2 .引用标准列出该文件所引用的适用的国际、国家或行业标准或文件3 .术语和缩略语列出该文件所使用的术语和缩略语及其含义4 .管理职责说明该文件所涉及的部门和/或岗位的职责5 .控制程序按步骤写明该文件所涉及的工作流程、应产生的文档、记录以及评审、验证、确认要求等6 .相关文件列出与该程序相关的管理文件的编号和名称7 .报告和记录表式列出该程序所使用的报告、报表和记录格式的编号和名称8 .文件修改变更记录XX（管理）文件修改变更记录文件编号：修订部门：序号更改原因修改后版本号修改人修改日期主要更改内容1VX.XYYYYMM以下为页脚格式拟稿:审核:日期:日期:发布日期:文件编号实施日期：共X页第y页