发文管理及规定.docx

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1、备 忘 录 (M)至To ：各部门负责人口A ：总经理由From：人事部事宜Subject：酒店发文管理及规定日期 Date： 2012 年 05 月 30编号 NO. ： HRD-12-001为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范，特制定本规定。制度:文件类型一、备忘录(MEMORANDUM)：主要是用于酒店内部各部门之间关于口常事务的信息沟通、知会请示、工作要求、工作备忘录等的一种文件格式。商业信函(COMMERCIAL LETTER)：商业信函主要是用于酒店对外较正规的一种文件格式，包括总经理致客户信函、销售信函、商务信函

2、等。二、传真(FAX TRANSMISSION)：传真主要是用于饭店对外沟通中需快速传递的一种联络。三、报告(REPORT)：报告主要用于酒店向上级主管单位有关政府部门汇报工作、请示报告的一种文件格式。四、通告(NOTICE)：通告主要是用于酒店内部面向公众的一种联系，包括行政通告、人事通告等。流通顺序：外部重要文件处理，对外文件、文稿处理部门行政办总经理审批发出外来文件、文稿处理行政办总经理阅批有关部门内部文件处理：通告执行部门总经理审批颁布总经理指示行政办部门执行反馈行政办总经理请申报告部门行政办一一总经理审批一一部门部门致部门部门部门酒店合同、协议处理部门财务审核总经理审批行政办盖章存档文件编号由四部分组成，体如下:1.部门缩写总经理GM行政办公室E0前厅部FO安全部SD乐部RED2、文件类别副总经理DGM贝才务部FD工程部ED管家部HSKP采购部PD驻店经理RM餐饮部F&B营销部S&M人力资源部HRD娱(1) MMEMORANDUM.备忘录(2) FFAX TRANSMISSION.传真发送(3) LLETTER.信(4) RREPORT.报告(5) NNOTICE.公告，通知，贴示3、年份：用两位数字编写文件序号：0001开始四位数发出：年 月 口批准：年 月 口