建设工程文件整理要求.docx

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1、建设工程文件整理要求1纸质文件整理1.1建设工程文件应随着工程建设进度及时收集和整理，保证工程从立项到竣工各阶段文件齐全完整。1.2组卷应符合下列原则：1组卷遵循建设工程文件自然形成规律，保持卷内文件有机联系，符合专业特点，便于档案保管和利用。2不同载体建设工程文件分别组卷。3卷内不得有重份建设工程文件。1.3组卷应符合下列要求：1建设工程纸质文件形成包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件（包括工程变更文件）、竣工图、竣工测量文件、竣工测量图、竣工验收文件、工程结算文件、备案文件等内容。2工程准备阶段文件按建设工程项目组卷。在符合本规程1.6案卷厚度要求时，可按建设程序、形成单位等组成若干卷

2、，工程地质勘察报告单独组卷。3监理文件按单位工程、分部工程、专业等组卷，综合性文件可按建设工程项目集中组卷。4施工文件（包括变更文件）和竣工图按单位工程、分部工程、专业等分别组卷。5管线工程竣工测量文件和竣工测量图按建设工程项目或专业等分别组卷。6竣工验收文件按建设工程项目、单位工程、专业等组卷。7工程结算文件、备案文件单独组卷。1.4卷内文件和案卷排列顺序应符合下列要求:1文字材料按事项、时间顺序排列。同一事项批复和请示，同一文件印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后顺序排列。2根据建设工程项目不同，建筑、市政、公路、地下管线、园林绿化

3、等工程文件分别符合本规程附录B、附录C、附录D、附录E、附录F排列顺序。3变更文件按变更文件号或变更文件时间顺序排列。4图纸遵守专业排列顺序,同专业图纸按图号顺序排列。5案卷按照工程准备阶段文件卷、监理文件卷、施工文件卷、工程变更文件卷、竣工图卷、竣工测量文件卷、竣工测量图卷、竣工验收文件卷、工程结算和备案文件卷顺序排列。1.5案卷编目应符合下列要求：1案卷由案卷封面、卷内目录、工程文件、备考表和案卷封底组成，一卷一盒。2案卷封面排列在卷内目录之前，样式符合本规程附录H-I规定。内容包括档号、档案馆号、缩微号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限和密级，按下列要求填写：1）档号、档案馆号、缩

4、微号、保管期限和密级由接收保管档案单位按相关规定填写。2）案卷题名:简明、准确地揭示卷内文件内容。填写建设工程名称+单位工程名称十卷内文件概要等内容（有新旧名称工程，地名办核准名称在前，原名称用括弧标注在后）。3）编制单位:填写组卷单位名称。4）编制日期:填写案卷形成日期，年代编写四位数。3卷内目录排列在案卷内文件首页之前，样式符合本规程附录H-2规定。内容包括序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次和备注，按下列要求填写：1）序号:以一份文件或一张图纸为单位，按文件或图纸排列顺序用阿拉伯数字从字”依次标注。2）文件编号:填写文件原有文号或图纸编号。3）责任者:填写文件直接形成单位或主

5、要责任者。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。4）文件材料题名：填写文件标题或每张图纸全称，不得使用省略号或简化符号，没有标题或标题简单不能概括文件内容重新拟定标题。5）日期：填写文件形成日期。6）页次：填写每份文件在卷内排定起始页号，最后一份文件填写起、止页号。如最后一份文件为单页，只填写该页在卷内排定页号。7）备注：填写对本份文件材料需要补充说明问题。4卷内文件页号编写符合下列规定：1）以案卷为单位，在有书写内容页面上用阿拉伯数字从“1”开始连续编写,填表说明类文字页面不编写。单面有书写内容文件在右下角编写；双面有书写内容文件（含筒子页），正面在右下角编写，背面在左下角编

6、写，折叠后图纸一律在右下角编写。2）成套图纸或印刷成册且连续编有页号文件材料，自成一卷时，可不重新编写。3）使用黑色印油打号或用碳素墨水书写。4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷封底不编写页号。5备考表排列在案卷内文件尾页之后，样式符合本规程附录H-3规定。内容包括页数（含文字材料页数、图样材料页数和照片张数）、说明、立卷人、审核人和时间，按下列要求填写：1）页数：填写卷内文件总页数。其中文字材料页数、图样材料页数和照片张数分别填写。2）说明：由立卷单位填写对该卷文件内容有无遗留或补充说明，并加盖单位公章。3）立卷人：由立卷人签字。4）审核人：由审核人签字。5）时间：填写完成立卷和审核时间

7、，年代编写四位数。1.6案卷装订与图纸折叠应符合下列要求：1文字材料卷和文字材料与图纸混装卷装订，图纸卷散装，印刷成册文字材料自成一卷时可不重新装订。2破损或规格小于A4幅面工程文件使用A4幅面白纸进行托裱，托裱时文件材料右边和底边与托裱纸右边和底边贴齐。3文字材料组卷厚度不宜超过20mm,图纸组卷厚度不宜超过50mm。4装订采用左侧三孔线装法（横排文件装订字头朝左），要整齐牢固，便于保管和利用。5装订时必须剔除金属物。6工程图纸按规定折叠成A4幅面规格（折叠尺寸为297mmX210mm）,折叠后图标外露。图纸折叠符合本规程附录H-4、H-5规定。2声像资料整理2.1 照片档案组卷应符合下列要

8、求：1照片档案按建设工程项目或单位工程组成案卷，重大事件和重要活动按照专题组卷。2照片案卷由封面、卷内目录、芯页、备考表、封底组成。芯页不宜超过三十页。3照片用双面胶贴固定在芯页上，竖幅照片统一往左转90度粘贴。2.2 录像档案组卷应符合下列要求：1录像档案按建设工程项目或单位工程、重大事件、重要活动组卷。以盘为单位。2每盘录像档案由带盒外封面、带盒、拍摄记录、磁带内封面、磁带组成。2.3 照片档案编目应符合下列要求：1案卷封面排列在卷内目录之前，样式符合本规程附录H-6规定，内容包括档号、案卷题名、拍摄时间、保管期限、密级、编制单位、编制日期。按下列要求填写：1）拍摄时间：填写本卷照片拍摄起

9、止年月。年代编写四位数。2）其他项目填写符合本规程1.5规定。2卷内目录排列在案卷内芯页首页之前，样式符合本规程附录H-7规定，内容包括照片编号、照片题名、拍摄日期、页次、备注。按下列要求填写：1）照片编号：以一张照片为单位，按照片排列顺序用阿拉伯数字从“1”依次标注。2）照片题名：填写单位工程名称+详细部位名称或会议名称+拍摄具体内容。（有新旧名称工程，地名办核准名称在前，原名称用括弧标注在后）3）拍摄日期：填写该张照片具体拍摄时间。4）页次：填写本卷内照片所在芯页页号。5）备注：填写所要说明问题。3卷内芯页页号编制符合本规程1.5规定。4照片档案芯页样式符合本规程附录H-8规定，内容包括照

10、片编号、照片题名、拍摄地点、拍摄日期、拍摄人员、文字说明。按下列要求填写：1）照片编号、照片题名编制符合本规程规定。2）拍摄地点：填写建筑物、构筑物坐落地点,会议召开地点。3）拍摄日期：填写该照片拍摄时间。4）拍摄人员：填写该照片摄影者真实姓名。5）文字说明：重点说明题名中未能反映内容。文字简洁，语言通顺。会议、活动照片文字说明包括会议主办单位、参加单位；会议活动内容及主持人；参加会议主要领导姓名、工作单位、职务等。一组联系密切照片在第一张照片处加以总说明。其它如需注明，可在相应照片处加以说明。5备考表在卷内排列位置、样式和内容填写符合本规程1.5要求。2.4 录像档案编目应符合下列要求：1录

11、像档案编目包括外封面、内封面、拍摄记录编制。2录像档案外封面样式符合本规程附录H-9规定，内容包括盘号、工程名称、序号、项目名称、带长。按下列要求填写：1）盘号：填写录像带顺序号。2）工程名称：填写建设工程名称。3）序号：填写盘内拍摄不同项目排列顺序号。4）项目名称：填写拍摄项目具体名称。5）带长：填写该项目拍摄时间长度。以分钟为单位。3录像档案内封面使用带盒自带标签，内容包括盘号、工程名称。编制应与外封面一致。4录像档案拍摄记录放入带盒中，样式符合本规程附录H-IO规定，内容包括序号、拍摄内容、带长、拍摄日期。按下列要求填写：1）序号：填写盘内拍摄不同内容排列顺序号。2）拍摄内容：填写拍摄段

12、落内容名称。3）带长：填写该段落内容时间长度。4）拍摄日期：填写拍摄内容具体拍摄时间。3电子文件整理3.1 电子文件收集、积累工作应随工程建设进度同步进行，并与相应纸质文件建立关联。3.2 电子文件整理应在收集、积累基础上与纸质档案整理同时进行。3.3 电子文件整理应符合本规程1.2相关规定。3.4 同一保管单元内电子文件组织和排序可按相应纸质文件整理要求进行，符合本规程1.4相关规定。3.5 电子文件整理应使用AA市建设工程电子文件整理程序。4装具要求4.1纸质文件归档装具应符合下列要求：1卷内目录和备考表采用70g以上白色书写纸制作，统一采用A4幅面。2案卷封面及封底采用牛皮纸制作,统一采

13、用A4幅面。3案卷装具采用卷盒形式。卷盒采用无酸纸制作。卷盒外表尺寸为31OmmX22Omm,厚度分别为20、30、40、50mm。4一类工程档案卷盒封面和脊背样式符合本规程附录H-11H-12规定。5二类工程档案卷盒封面和脊背样式符合本规程附录H-13、H-14规定，内容按下列要求填写：1）档号、档案馆号、保管期限、密级由接收保管档案单位按相关规定填写。2）立卷单位：填写文件组卷部门或项目负责部门。3）起止日期：填写卷内文件形成起止日期，年代编写四位数。4.2 声像资料归档装具应符合下列要求：1照片档案案卷封面、封底、芯页均采用中性偏碱性纸质材料制作，其PH值在7.2-9.5之间,化学性能稳定,且不易产生碎屑或脱落纤维。照片芯页上附半透明中性纸。统一采用A4幅面。2照片档案卷盒、卷内目录、备考表参照纸质档案有关要求。3录像档案装具使用规定录像带本身包装。4.3 电子文件装具应使用规定单片装光盘盒。