2023浅析企业研发团队与外部沟通的问题与对策论文7400字.docx

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1、浅析企业研发团队与外部沟通的问题与对策通过项目进度图表提高与项目干系人沟通效率目录一、项目外部沟通的概述1(-)项目外部干系人沟通的定义1(二)项目外部干系人沟通的现状1二、加强与项目干系人沟通的意义2(-)产品研发是为满足项目干系人的需求活动2(二)项目管理过程具有复杂性，项目干系人参与很重要2()简单化沟通方式有利于项目干系人对项目的理解2三、与项目干系人沟通存在的问题3(-)不能有效的传递信息3(二)沟通意识落后，不重视对外沟通3()外部沟通信息传达手段不合理3(四)沟通时间成本高4(五)沟通信息内弥全4四、加强项目与项目干系人沟通的具体对策4(-)对项目沟通管理从全局进行控制4(二)通

2、过图表表达项目信息，从而简化沟通5()对项目过程进行排序，使得信息沟通流程清晰明确5(四)利用图表色彩丰富的特点，向项目干系人可视化展示项目情况7(五)依据阅读习惯，建立顺时针图表阅读顺序8五、提高项目外部干系人沟通信息共享能力与沟通效率8(-)结合PMBOK向项目外部干系人展示他们需要的信息8(二)项目管理图表提高了与项目外部干系人的沟通效率9()通过全面项目信息图表即可实现向全项目外部沟通展示9主要参考文献H致谢错误!林义书签。浅析企业研发团队与外部沟通的问题与对策通过项目进度图表提高与项目干系人沟通效率软件产品项目在研发的过程中，项目沟通管理是保证项目成功的一个重要因素，所以为了保证项目

3、信息可以及时共享给项目组内外部干系人，需要对项目的信息进行规则、整理、报告、发布、保存、查询、管理、权限控制各个过程进行合理的处置和安排。此外，为了在项目的沟通过程中使得项目组织与干系人之间能有效的达到信息共享，就需要把不同对技术水平、不同地文化背景、不同的管理视角、不同地利益人加以组织和联系起来。而最终影响项目结果是否成功的关键是项目干系人，所以建立一套有效的与外部干系人信息沟通的方式,更有利于提高项目沟通管理水平，有效的提升项目成功率。一、项目外部沟通的概述（一）项目外部干系人沟通的定义所谓的项目外部干系人沟通，是指通过会议、工作请示、汇报、系统演示等方法，向上级部门、同级部门以及外部供应

4、商等人之间，涉及到产品研发项目团队外部人员的沟通过程。项目外部干系人从各个方面能够影响到项目的执行过程是否顺利，项目交付结果是否成功，所以非常有必要通过项目的沟通使项目外部干系人对项目的进度、成本、绩效有一个清晰明确的了解，也通过明确项目资源使用情况，使其在项目协助与支持上都会起到积极的作用。项目与外部干系人沟通需要做好沟通计划，并保证沟通计划得以实施与执行，更要对沟通过程中对发现的问题进行及时记录，采取相应的行动，以保证项目研发过程与项目外部干系人目标一致。（二）项目外部干系人沟通的现状在项目生命周期过程中，不同的项目干系人在项目存续期间对项目信息的需求，项目达到的目标要求往往相差相远，同时

5、与不同的项目干系人进行沟通，让他们全部能够满意是一件困难的事情。现实项目管理中，因为项目干系人有着不同的来源，所以他们的对事物的认知存在着差异，甚至不同的隶属关系，组织文化，甚至地域都会造成干系人对信息沟通的关注点不同。此外，项目过程和项目外部干系人利益都存在多层次、复杂性、不确定性等特点，同时项目也是一次性、暂时性、临时性的组织，所以在项目的立项到项目结束这一过程中，项目干系人往往都是从彼此陌生到相互熟悉，直到融合。但对于外部干系人相对内部项目成员而言，就要更加离散，所以造成协调与沟通之间存在相应的困难。为此有必要使用一个简单易懂，易读，学习成本低，又能全面展示项目信息的沟通方式二、加强与项

6、目干系人沟通的意义项目沟通是项目管理中保证项目成功的核心环节，建立健全有效的外部干系人沟通机制,对充分发挥项目沟通管理职能，提高产品研发企业的研发管理水平和项目成功获取经济效益有着重要的作用。（-）产品研发是为满足项目干系人的需求活动软件产品研发项目的目标是创建一个能够满足某些用户需求的产品或者服务，其自身具备独特性和唯一性，所做的工作也是从未重复过的，即使同样是IT系统研发，在不同的团队中管理方法也有着很大的差异。这也使得项目管理变得混乱和复杂，此外项目经理在日常工作中还需要面对不断激增的项目、和不同需求的变更，也存在任务、目标、资源匹配等问题。（二）项目管理过程具有复杂性，项目干系人参与很

7、重要每一个项目在启动初期，都明确了项目的目标、项目的客户、项目的团队。其中，项目团队在约定的时间内保证质量完成客户所要达成的目标，整个项目生命周期内，项目的客户通常位于项目研发团队的外部，他们关注项目的研发进度、质量、风险、资源、成本等各个方面，但他们也面对复杂的项目管理过程无法准确的获取信息来衡量项目的计划进展情况。通过图表对整个项目进行高度的概括总结展示，综合显示出项目的计划细节部分和任务当下的完成状态，有利于对外部客户、公司高层对项目的全面理解。作为研发团队的项目经理也需要在团队研发过程遇到不可预见的风险、项目失控、需要外部资源、成本增加、进度滞后等情况时，在项目管理图表中的风险预警提醒

8、外部客户及高层领导对项目风险的认知，一起加强对项目的控制，更重要的是能获取到外部的支持、管理层的资源协调，让项目的干系人及高层都能及时的参与到项目中来，这是保证项目可以持续成功的一个重要因素。（三）简单化沟通方式有利于项目干系人对项目的理解在实际的研发生产过程中，通过简单易读的图表来描述项目的进度、状态、资源分配、成本、风险等细节，利用图表易读易懂的特点，项目经理及时将研发团队的工作状态及成果分享给项目的干系人及高层领导，满足项目干系人希望关注的项目关键信息、进展、任务完成情况、成本资源使用情况、质量、风险、交付日期，这是项目对外沟通管理的一项重要工作。通过图表展示项目相关信息主要是为了解决研

9、发团队向外部部门、项目干系人汇报时沟通障碍的问题。举一个简单的例子，项目研发过程涉及可行性分析、产品设计、敏捷开发、测试、灰度上线、运营、改进等过程，这些过程就相当于一部钟表内部的机械装置，而外部的相关部门及项目关系人完全不关心内部是如何动作的，他们只关注时、分、秒走时是否准确。三、与项目干系人沟通存在的问题(-)不能有效的传递信息研发项目管理过程中，需要对外沟通的对象具备不同的性质，对项目关注点也有所不同，研发团队在项目管理中所使用的专业术语也会成为与外部干系人进行沟通的障碍，项目管理人员有时不能及时把项目管理专业术语转化为外部干系人所能理解的业务语言，从而造成项目干系人以自身业务角度来对项

10、目信息进行理解，就会因此产生偏差，导致信息沟通不一致,对未来预期也有着偏差，导致在项目发展过程对项目认知产生分歧。(二)沟通意识落后，不重视对外沟通普通的项目管理团队对外部沟通重要性观念比较保守，表现在对外沟通时不重视外部项目干系人在项目成功所起的作用，对外沟通时只是单纯的强调汇报，演示，而不关注沟通的效果，对项目干系人的反馈意见不够重视，对反馈意见的理解与执行也不够透彻。提高沟通反馈意识，是项目管理中沟通的重要环节，所以必须做到对已经发送出去的项目信息、成果，来确保受信人能够接收，两者之间的信息理解要达到一致，同时对项目干系人反馈回来的信息要加以记录，整理，列入解决计划，对提出的问题在后期得

11、到响应时应及时反馈。()外部沟通信息传达手段不合理项目研发团队同时使用着多个IT管理工具，代码文档使用Gk项目管理使用Project.工作分解使用TAPD管理工具，这些工具都有着优秀的管理界面，但对于项目外部干系人却是复杂、难以理解的。项目经理在汇报项目情况时，数据、表格、图表通常来自于这些系统的截图、导出的表格，然后通过电子邮件的方式发送给项目干系人。一次项目汇报通常会有十多张图有表格，以不同的方式展示出项目的进度、成本、绩效、质量。但这样的沟通方式忽视了项目干系统人的对项目理解时希望能够简单、易读、便捷的要求，因此在有些情况下,这些阅读难度大的信息容易被外部干系人忽视。所以，一个好的信息传

12、达手段需要简单、易读、明了，不需要翻阅过多资料即可以了解项目的基本情况，项目进度的细节。（四）沟通时间成本高项目沟通最主要的一个方式是召开项目沟通会议，但项目沟通会议在召开时很难请到重要的领导，众多人一起开会使得企业的时间成本增加，影响到其它部门以及项目干系人的工作日程安排。在会议时，不同的项目干系人所关注的项目关键点也不一样，无形中就浪费项目干系人的时间。有效的沟通，提高沟通效果，减少无效的沟通时间，就要求项目信息的汇总与显示应当简洁，同时又要照顾到不同干系人的信息获取需求。（五）沟通信息内容不全项目干系人在公司内部主要包括公司领导、财务部、人力部门、运营部门。各方对项目信息要求的角度也不一

13、样，领导关注全局，财务关注成本，人力关注资源，运营关注交付时间与用户反馈响应速度，如何在外部沟通中同时满足不同项目干系人对信息的要求，就成为了一个难点。对项目进度、绩效、成本、质量、风险进行格式化，通过一张图表全面的显示项目当下的全面信息状态，这样可以减少项目管理人面对不同的外部干系人需要输出不同的项目报表的问题，同时各部门看的项目报表是一致的，减少各部门之间的信息不对称的问题。四、加强项目与项目干系人沟通的具体对策（-）对项目沟通管理从全局进行控制作为研发项目团队的管理者，项目管理过程中，琐碎的项目细节往往会让人陷入项目管理理论和细节的泥潭，列出各种详细的计划，填写各种的表格以控制项目进展，

14、但往往这些书面作业会使人过多的关注于流程与书面的工作，只见树木不见森林，难以从全局关注项目绩效。在图表中通过列出所有团队负责人的名字，激发当事人的参与积极性，用一个简单的圈、点、框标识出每个子任务的计划、进度、完成情况，用红、黄、绿表示出项目的绩效情况、风险情况，对项目的全局一目了然，管理都只需要看图表就知道谁的任务完成的怎么样，谁的事情没有做好。高层的关注也会成为项目负责人的激励动力。如图1项目管理图表框架结构图所示,图表中所展示的信息并没有突破传统的项目管理范围,只是将现有的信息以一种更通俗易懂、方便使用的形式展示出来，图表会省去具体的项目细节，只展示项目相关人员所关心的，恰到好处的信息。

15、(二)通过图表表达项目信息，从而简化沟通下面我们就基于项目管理的基本理论，结合上图矩阵框架进行管理图表的构建。基于上面的矩阵图表，把项目管理分解为12个小的部分，依次摆放在矩阵图表中，根据项目的不同，可以进行适当的调整。1 .项目名称及项目说明。2 .项目主要负责人。3 .项目矩阵。4 .项目模块或者子目标。5 .分解后的主要任务。6 .标识出主要任务与模块之间的关系。7 .项目计划日期，即项目的时间轴。8 .使用项目主要任务与计划日期建立关系。9 .将任务分配给项目成员。10 .分析项目风险和其它的项目进度指标。11 .项目成本资源情况指标。12 .项目汇报阶段性总、结。()对项目过程进行排序，使得信息沟通流程清晰明确上述12个部分即是构成表格的主要元素，如图212个步骤构建图所示，我们分成12个步骤来构建表格，展示项目。图212个构建步骤图1先填写项目的基本信息，即项目名称、负责人、项目任务目标，项目1c）Go也可以在多个项目管理中准备辨别图表归属项目。2 .填写项目组成员名单，成员在表格会和所的子项目分解出来的子任务关联起来，在同一个任务中，如果有多个成员参与，则会在第9步中，以ABC标识出成员在项目中责任等级。3 .在每次正式输出这个报告时都需要对这个矩阵所对应的四个方面进行更新检查，这是整个表格的中心点，也是项目控制的指南针。4 .把项目分解成多个子