公司电子档案管理制度.docx

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1、公司电子档案管理制度第一章总则第一条目的。为了加强公司电子文件归档管理，保管电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为公司发展服务，根据中华人民共和国档案法等有关文件规定，结合本公司实际，特制定本制度。第二条适用范围。本制度适用于本公司及下属各项目公司。第三条定义。1 .本制度所指的电子档案是指依赖计算机等数字设备阅读、处理，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，具有参考和利用价值的电子文件。2 .本制度所指的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通信网络上传送的文件。第四条职责。1 .电子档案工作管理体制：(I)

2、电子档案工作实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准的原则。(2)行政部是各下属单位电子档案工作的主管部门，督办指导各单位的电子档案管理工作。(3)公司各单位接受行政部的业务指导、检查和监督。(4)各部门及项目单位总经理是电子档案管理第一责任人，分管电子档案工作的公司领导和各公司综管部长为档案管理主要责任人，各专(兼)职档案管理员为电子档案管理直接责任人。2 .电子档案工作管理职责：(1)各单位应当将电子档案工作纳人本单位发展规划和工作计划，为电子档案工作规范管理提供保障，将文件形成、积累和归档要求纳人各部门员工岗位职责。(2)行政部档案主管对各项目单位专(兼)职档案管理员移交档案的完整性、

3、规范性和及时性予以评分考核，综合评分将纳人各单位及行政工作考核得分。各单位综管部长有权根据档案收集情况，对本单位各部门及相关人员职责履行情况进行考核。第二章电子档案的收集与积累第五条电子档案的收集范围。1 .文书文件。即各单位在经营过程中反映本单位工作活动，具有查考价值的电子文件均属于收集范围。例如：公司重大会议纪要、总经理工作汇报资料、各类公文、公司管理制度等的正本及历次稿件及意见，上级单位针对本公司的指导性或通知类公文、各类评比活动形成的公文材料、下级部门呈送的报请类公文、其他商洽性或审批性公文。文本文件收集时应将其转换为txt,docxX1SX等通用格式的文档。2 .图像文件。指用扫描仪

4、、数码相机等设备获得的静态图像文件。例如公司开业庆典、开业活动、上级领导巡视、捐赠仪式等。对于该类图像文件的获取应突出其主题，时间、地点及人物等。静态文件收集时应将其转换为JPG、JPEG、PDF等常用格式。3 .图形文件。指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。4 .声音文件。WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。5 .多媒体文件。指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音及影像等两种以上的复合信息形式。第六条电子档案的类别。1电子档案分类总则。电子档案先按照类别分类，再按部门(公司)、时间顺序整理，先总后分，即总体性、年度性在前，季、月在后。6 .一

5、级类目设置共三类：(1)综合类。(2)业务类。(3)会计类。7 .二级类目的设置。按照企业管理职能和管理特点设置，类目的级位表示上下位的隶属关系。综合类的二级类目分为：行政类、人资类、党群类、监审风控类；业务类的二级类目分为：营销类、推广类、招商类、物业类、招采类、设计类、工程类、成本类、运营类；会计类的二级类目分为：会计类。第七条电子档案收集、积累要求。1记录了重要文件的主要修改过程、有查考价值的电子文件应当被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已经开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可以根据实际条件或需要确定是否保留。2 .在“无纸化

6、”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应当保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并且对有档案价值的电子文件制作纸质或者缩微胶片拷贝件保留。3 .用文字处理技术形成的电子文件，收集时应当注明文件存储格式、属性；用扫描仪等设备获得的图像电子文件，若采用非标准压缩算法，则应当将相关软件一并收集；用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应当注意其对设备的依赖性、易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。4 .用视频设备获得的动态图像文件，收集时应当注意收集其压缩算法和软件；用音频设备获得的文件，收集时应当注意收集其属性标识和相关软件。由计算机多媒体技术

7、制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应当注意参数准确和数据完整。5 .通用软件产生的电子文件，收集时应当注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时应当连同专用软件一并收集。6 .计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应当与电子文件一同收集。第八条电子档案的收集、积累方法。1 .按照要求制作电子文件备份，每份电子文件均需要在电子文件登记表中登记；电子文件登记表应当与电子文件的备份一同保存。2 .电子文件登记表如果制成电子表格，应当与备份文件一同保存，并且附有纸质打印件。3 .电子文件性质代码：R一稿性电子文件；U一非正式电子文件；O正式电

8、子文件；N一无纸电子文件；T一文本文件；1一图象文件；G图形文件；V影像文件；A一声音文件；M多媒体文件；P计算机程序；D数据文件。第三章电子档案的移交第九条各单位电子文件在每年6月前将上年度的应归档的电子文件向公司档案保管部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。第十条电子档案提交格式：文件夹格式为“时间一单位一部门一一级类目一二级类目”（例：20XX年XX公司一综合类一行政类），文件内容（名称）格式为“时间一文件名“（例：202301O1XX公司电子档案管理制度）。第十一条各单位电子文件在每年6月前将上年度的应

9、归档的电子文件向公司档案保管部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。第十二条电子档案提交格式：文件夹格式为“时间一单位一部门一一级类目一二级类目”（例：20XX年XX公司一综合类一行政类），文件内容（名称）格式为“时间一文件名”（例:20230101XX公司电子档案管理制度）。第四章电子档案的归档第十三条电子文件的归档。1 .归档范围。电子文件的归档范围按照国家关于文件材料归档和不归档的范围等业务规定执行。2 .归档时间。逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。3 .检测。在进行电子文件归档工作时，应当按其基本技

10、术条件进行检测。其内容包括硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。4 .归档前的鉴定。电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执行，鉴定结果在电子文件的机读目录上制作相应的标识。具体如下：(1)有效性和完整性鉴定。归档前，应当由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。(2)保管期限划分。电子文件保管期限的划分参照国家关于文件的现行有关规定执行。第十四条电子文件归档要求。1把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载

11、体上，至少一式两套，一套封存保管，另一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件,则应当解密后再完成上述工作。5 .本管理制度推荐采用的载体按优先顺序分别是只读光盘、一次性写人光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。6 .存储电子文件的载体或者包装盒上应当贴有标签，标签上应当填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。7 .将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。8 .需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上。如果是自行开发的应用软件，也应当将软件及相关数据存在同一载体上。9

12、.在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应当按上述归档过程完成物理归档。10 电子档案的文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应当按照顺序排列在一起，即正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其他文件材料根据其形成规律或特点，应当保持文件之间的密切联系，并进行系统的排列。第五章电子档案的整理第十五条电子档案的排列编号：根据分类方案，按照移交清单的顺序，对接收的档案逐件编号。第十六条电子文件应按档案著录规则著录，并制成机读目录。第十七条归档电子文件应按照“件”进行管理。一般情况下，一份电子文件为一件，密不可分的几份电子文件则归为一件进行管理，例如：正文与附件，制度章程等的历次修改稿等。

13、第十八条对归档文件要进行鉴定，准确划分保管期限。根据文件资料之间的有机联系、保存价值、保存期限将档案分为“永久保存期”定期保存期（30年）”“定期保存期（10年）”三档，以便长远利用和保管。第六章电子档案的保管第十九条公司档案保管部门负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%o与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20%,合格率应达到100%o归档载体应做防护处理，不得擦、划、触摸记录涂层；载体应直立存放，做

14、到防尘、防变形。第二十条入库的电子档案，每满1年应对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记；每满2年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10机如发现问题，应当及时采取恢复措施。第二十一条随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新、复制或补救新版本，原载体同时保留时间不少于3年。磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。第二十二条保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，环境温度选定范围宜在1424cC;相对湿度选定范围宜在45%60%o第七章电子档案的利用第二十三条封存的电子档案不得外借，利用时使用复制体,

15、联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。第二十四条借阅基本程序：公司档案原则上不予外借，员工确因工作需要借阅时，应当在办公系统上填写“档案借阅审批表”报部门负责人审核、相关权限人员审批。档案管理部门审核，确认无误后取出该项档案，将档案交与借阅人。对于跨部门借阅电子档案的，需加签至档案形成部门负责人审核。第二十五条具有保密要求的电子档案上网时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。第二十六条电子档案的销毁鉴定。1 .电子档案的销毁鉴定按国家现行有关规定执行，应当在办理审批手续后才可实施。2 .销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准,编制销毁清册，鉴销人、销毁人签名盖章。3 .非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。第二十七条电子档案的统计。保管部门应及时按年度对电子档案的保管、利用等情况进行统计。第八章附则第二十八条本制度自发布之日起开始执行。第二十九条本制度的编写、修改及解释权归行政部所有。