档案管理制度.docx

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1、档案管理制度第一章总则第一条为加强（以下简称“本组织”）的档案管理工作，确保档案管理规范性及合规性，有效地保护和利用档案资源，充分发挥社会组织登记档案的作用，依据中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法社会组织登记档案管理办法广东省档案条例广东省社会组织档案工作指引等有关法律法规和政策规定，结合本组织工作实际，制定本制度。第二条本制度所称档案是指组织在登记、变更、注销以及运营、社会服务等活动中形成，具有凭证和查考价值的各种形式和载体的文件材料P第三条本组织档案管理工作严格遵循国家有关法律法规，依据档案管理有关原则规定，设立专门档案保管区域，实行集中统一管理，确保档案的完整与安全。第二章

2、管理机制第四条本组织档案管理工作实行（法定代表人/理事长/会长/秘书长）责任制【根据组织实际情况填写】，（部门/岗位）【由组织确定档案管理的具体部门或负责人】负责本组织的档案管理工作，负责档案接收、整理、归档、保管，提供利用、统计、编研、移交、销毁、安全、借阅登记等档案管理工作。第五条本组织（部门/岗位）【由组织确定档案管理的具体部门或负责人】应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。全体员工要积极配合档案管理人员的工作，及时、完整收集所负责工作中的档案整理及移送工作。第六条档案管理部门/岗位的主要职责是：（一）制定档案管理制度草案和实施办法草案，并负责

3、监督、指导和检查执行情况;（二）负责各类档案、文件资料的接收、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交；（三）负责监督指导各部门/岗位日常文件整理工作，统筹完成文件材料的立卷、归档及必要的档案管理业务培训;（四）做好档案信息工作的整体信息化建设；（五）严格执行保密制度，不断完善档案管理办法，改善档案保管条件；（六）定期检查档案保管状况，确保档案的安全与完整。第七条档案整理以年度为单位，每年末，各部门提出档案整理清单，报部门负责人审批后，由【各部门负责档案整理的人员】负责整理，于下一年度月日之前移交（部门/岗位）0【由组织确定档案管理的具体部门或负责人】第八条档案工作列入组织各部门的年度工作计划

4、，明确档案管理人员的岗位职责，并保持档案管理人员的相对稳定。第三章管理规范第九条归档范围：根据组织的工作现状，归档的文件材料包括但不仅限于【根据组织类型明确须归纳档案的内容】：（一）人力资源管理，包括人力资源管理制度、组织沿革、组织负责人信息、会员名册及信息、理事会名册、监事（会）名册、劳动合同、离职证明、岗位交接清单、人事任免文件、员工名册及统计等资料;（二）行政管理，包括内部管理规章制度，工作计划、工作总结、项目报告等文件资料以及大事记、年报、通讯稿、宣传册、年度工作报告、重要沟通记录（如电话、邮件等）、印章使用、证书使用等信息资料；（三）资助管理，包括各类资助管理制度、资助方信息、资助项

5、目文档、资助项目评估报告、资助统计分析等资料；（四）捐赠管理，包括捐赠管理制度、捐赠方信息、捐赠项目评估报告、捐赠统计分析等资料；（五）合同管理，包括组织与合作单位或个人签订的关于捐赠、合作、委托、承办等事项的协议书、合同书等；（六）往来文件，包括组织与外部单位形成的各种往来文书，外单位重要来文，组织制发的办字、函字、报字、复字类等文书及通知公告等;（七）外事活动，包括外事管理制度，境外合作方信息，组织与国外团体或个人在交流、合作、访问等活动中形成的材料；（八）研究培训，包括研究报告、研讨会论文、评估报告、培训材料等；（九）宣传活动，包括各类宣传、大型活动的策划方案、总结评估报告、讲话发言稿、

6、新闻稿以及在活动中形成或采集到的媒体报道剪辑、图片、声像等材料；（+）财务管理，包括财务管理制度、会计政策、年度审计报告、财务统计分析、财务报表等资料；（十一）资产管理，包括资产管理制度、资产清单、资产评估报告、资产统计分析等材料；（十二）会议管理，包括党组织会议、会员（代表）大会、理事会会议、监事会会议、秘书长办公会议、各部门工作会议及专项会议材料；（十三）其他档案：上述未列出的其他重要材料。第十条档案编号方法【此部分内容应根据组织实际工作情况编制科学、完整、相对固定的分类方案。同级类目的分类标准应保持一致，避免项内文件重复和交叉的情况出现。】第十一条档案接收档案接收应在_日【根据组织实际情

7、况明确好档案接收时间】内完成，归档文件资料原则上须为原件，有特殊情况保存复印件，归档的文件应齐全完整。第十二条档案借阅本组织档案原则上只能现场察看，不得外借，特殊情况必须借阅的，需经（秘书长/理事长/会长/法定代表人）【根据组织实际情况填写】批准。借阅档案者须妥善保管，不得任意转借、复印、损污文件，归还时保证档案完整无损。外借的档案，因借阅人保管不慎丢失时，借阅人需及时向（部门/岗位）【由组织确定档案管理的具体部门或负责人】报告并负责追查。不按上述要求执行给本组织带来负面影响或损失的，本组织将保留进一步追究责任的权利。第十三条本组织相关人员有下列行为之一，按情节轻重，予以警告、通报批评、解除劳

8、动合同。若构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）损毁、丢失或擅自销毁本组织档案；（二）未经批准，擅自向外界提供、抄摘本组织档案；（三）涂改、伪造档案；（四）未及时上报归档或管理不善的档案管理者；（五）未按手续借阅、外带者或越级查阅者。第十四条除会计档案及人事档案外，本组织一般档案保存期限为年，期满后可销毁。经确定需销毁的档案，由（部门/岗位）【由组织确定档案管理的具体部门或负责人】编制销毁清册，经本组织会员（代表）大会/理事会审核批准后方可销毁。第四章保管和利用第十五条档案保管实行纸质文件与电子文件同步归档，即纸质原文件归档时，应同时归档其对应的电子文件（含扫描件），电子文件命名和目录格式应规范

9、，以便查考和电子检索，以对应的纸质文件分类归档模式设置文件夹及子文件。第十六条档案保管区域应按规定具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等功能，配备必要的设备、装具，符合安全防护要求。第十七条档案管理人员编制必要的检索工具、编辑有关档案文件汇编和参考资料，档案存放位置标识清楚，便于查找。第十八条档案管理人员应经常检查档案保管情况，及时修复破损、变质档案，电子文件以不可擦写的电子介质存储，应有备份，分开保管，并注明相应的纸质档案档号，定期对电子文件的技术环境和数据内容进行维护，确保其长期、有效利用。第十九条建立档案借阅制度与公开保密制度，提供便捷的信息资源检索工具，进行档案信息公开和合理封闭。社会组织保管的档案涉及国家机密的，应严格执行国家有关保密规定的要求。第五章附则第二十条本制度经X年X月X日第X届第X次理事会审议通过生效，由理事会负责解释。