企业视频会议系统管理办法.docx

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1、企业视频会议系统管理办法- 总则第一条 为了保证公司视频会议系统有效管理和正常运行，保证系统互联互通，确保会议高质量召开，充分发挥该系统在安全生产中所起的特殊作用，特制定本管理办法。第二条本管理办法适用于XXXX安装视频会议系统设备的单位。二系统建设规定第三条公司调度室负责公司视频会议系统核心平台设备（MCU）的建设、升级、扩容的工作。第四条为确保会议终端设备与会议系统的无缝对接联通，与公司系统型号不同的视频会议终端设备不予以接入公司视频会议系统核心平台。第五条 视频会议终端设备在接入公司视频会议系统时，要严格执行接入准入制，需要安装、增加（或更换）会议终端设备的单位必须先提出申请，会议室环境

2、（布局、照度、装饰材料、会议桌颜色等）和网络资源严格按照会议终端及配套摄像头所需的外部条件设计，以此确保系统的可靠无缝对接及会议召开时视频和音频效果。第五条要确保会议视频系统设备设施的供电安全可靠，如不能确保的应根据需要实际功率大小配备不间断电源(UPS),以此确保会议终端设备、摄像头、网络设备、必要照明、音响系统在会议召开期间的可靠供电。三系统运行管理规定第六条 视频会议系统由总调度室多点控制单元(MCU)、主会场音像设备、控制设备、电源设备和各分会场会议终端、音像设备、电源设备等装置组成，通过公司网络设备及线路进行信号传输。第七条公司视频会议系统由总调度室管理，并对使用过程进行全面指导,二

3、级公司调度、矿井调度、地面单位调度或办公室为该系统的管理部门，应确定本单位管理机构及值机维护人员，建立有关制度，配合总调度室共同搞好系统的管理、使用和维护工作。第八条 总调度室负责中央控制单元(MCU)及集团公司办公大楼二层西会议室、四层东会议室等主会场的会议值机和设备维护工作，各装机单位负责本单位的会议值机和设备维护工作；公司信息服务中心、所属单位信息部门负责本单位会议终端设备所需网络的管理、维护工作。第九条各单位管理部门要选择责任心强、工作负责、具有网络、通信、音像设备知识的人员承担值机和维护工作并，公司总调度室应对值机和维护人员进行必要的培训I,培训合格后方可上岗。值机和维护人员应熟悉设

4、备性能，严格按照使用说明书和有关规定进行操作。第十条各装机单位要指定专人保管好会议终端设备等配套设备的各种备品备件和技术资料，并能及时供维修和操作使用。第十一条使用视频会议系统进行开会的单位及部门应提前至少一天通知公司总调度室，并提供会议议程和对会场环境、音像效果等要求。经有关领导同意后，总调度室应根据会议通知要求及时与各单位分会场开展联机调试工作，做好会议召开前的充分准备工作，确保会议正常召开。第十二条总调度室负责协调装机单位、公司信息服务中心、各单位信息中心确保会前调试及会议召开期间的系统所需网络质量。第十三条 为保证会议正常召开和系统所有设备运行正常，在每次召开会议前半天进行系统调试工作

5、，各分会场值机人员要积极配合参加调试工作，对调试中发现的问题要及时与总调度室值调试人员进行沟通处理，以保证会场所有设备运行正常，保证会议召开。第十四条在会议召开前一小时为系统联机调试最后时间，各分会场值机人员应按时到位并积极配合主会场值机人员进行调试，任何单位不得占用该段时间在会场进行其他工作和活动，不得妨碍甚至阻碍值机人员进行调试工作，如影响到会议的正常召开，要追究相关人员的责任。第十五条 会议进行期间，各值机人员必须坚守岗位，不准离开，要密切注视视频与音频效果，发现异常要及时与主会场联系并采取措施予以处理，保证会议正常进行。第十六条会议发言人和主要领导应在正对摄像机镜头的位置就座，其他与会

6、人员的就座位置也应尽可能集中在发言席周围。第十七条为了保证会议语音信号传送正常，当会场发言时，发言人要调整好麦克风的角度和位置，值机人员要视现场情况随时进行调整。第十八条各单位系统管理部门要尽量确保值机和维修人员的相对稳定，人员发生变化时要及时上报总调度室，并将值机人员手机号码报总调度室矿井通信科，以便于开展工作。第十九条各会议系统设备安装单位要做好设备资产的保管工作，设备严禁挪作他用。第二十条会议结束后，主会场值机人员要将录像文件保存好，未经相关领导同意，严禁将录像文件外传。四系统有关技术和维护要求第二十一条 会议室及机房的温度、湿度、照度、布局及装饰、音响效果、供电质量等应符合会议室环境要

7、求和设备正常工作要求，网络安全、防静电、防火、防盗等应符合相关要求。第二十二条视频会议系统的全部设备及机架必须可靠接地。一般就近接在调度机房接地总线上；如采用独立接地体的，接地电阻应小于4欧姆；与其它系统合用接地体的，接地电阻应小于0.3欧姆。严禁将视频系统接地线接入三相四线供电制中的零线或防雷接地中。第二十三条一般情况下不准改动视频会议系统设备的位置、接线和功能设置。如确需改动时，应向总调度室报告，经同意后在总调度室技术人员的现场指导下方可进行。改动工作结束后应进行调试和验收，保证系统恢复原性能。严禁将视频会议系统的设备、线路、网络接口、IP资源等挪作它用，严禁在该系统中进行其它工作。第二十

8、四条 严禁装机单位私自更改会议终端内的所有设置和参数。一般情况下不得使用会议终端遥控器。在处理终端故障时，可根据总调度室技术人员的要求，配合进行相应操作。操作完毕后，应立即取出电池并收起并妥善保管好会议终端遥控器。第二十五条维护人员要搞好设备的维护工作，根据设备使用说明书和有关规定定期对设备进行保养和清洁。要经常对电源线路、信号线路、网络线路进行检查，保证线路完好。第二十六条各单位值机维护人员必须积极配合总调度室搞好会议系统出现的各类故障排查，故障排查要闭合记录：包括故障时间、现象、原因、处理办法、恢复时间，以此总结工作经验。第二十七条公司总调度室采用日常动态检查和季度检查相结合的办法对各单位视频会议系统进行管理考核，考核结果纳入公司调度达标创优考核管理中。第二十八条本管理办法由xxxx（集团）公司总调度室负责解释。第二十九条本规定从签发之日起执行。