后勤处档案管理办法.docx

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1、后勤处档案管理办法第一章总则第一条为加强后勤处档案管理工作，充分发挥档案在工作中的作用，根据中华人民共和国档案法、普通高等学校档案管理办法、高等学校档案工作规范、北京邮电大学档案管理办法，结合后勤工作实际，制订本办法。第二条后勤处在党政管理、工程项目管理、招投标管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文档、实物档案等不同载体的文件材料，均应编制归档。第三条后勤处档案是全处职工各项工作的真实记录，是重要的信息资源，是历史的凭证。第四条 档案管理实行谁主管谁负责。后勤处各部门应加强对档案工作的管理，切实把它纳入部门管理工作职责之中。各部门和个人应当遵守本办法，井应承担收集

2、、整理、立卷、归档和保护档案的义务。第二章管理体制及职责第五条本处档案工作坚持统一领导、分级管理、分类保存的原则。后勤处档案受学校综合档案室指导和本处主管领导分管，各科室各中心必须指定专人（档案员）负责档案管理工作。综合科档案管理范围：各类公文文档、来往函件、党建资料等；管理科档案管理范围：各类基本建设、维修工程、大型设备材料等；质检科档案管理范围：各类安全生产、安全检查、质量标准体系档案等材料；财务部档案管理范围：各类财务方面材料。下属中心档案管理范围：本中心各类档案材料。第六条分管处领导职责：指导全处档案工作；协调各部门落实档案工作“四同步”（布置.、检查、总结、验收）；负责对各部门档案工

3、作进行监督、检查和考核；负责档案的划密、解密和档案归档的领导工作；研究决定档案工作的重大事宜。第七条档案员的基本任务：（-）贯彻执行国家和学校关于档案工作的政策法规，规划本单位的档案工作。制订档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况；（二）对有关资料进行接收、收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作；（三）执行保密制度，按学校要求做好档案密级划控和守密工作；（四）做好档案利用工作，主动为各项工作服务，为职工服务；（五）做好档案编研工作和信息开发交流工作，发挥档案的信息源作用；（六）做好防火、防盗、防虫等工作，确保档案安全；（七）围绕后勤处中心工作，完成后勤处交办的任务。第八条后勤

4、处综合科负责根据学校要求，向学校档案馆移交档案，各中心档案员负责做好向后勤处的档案移交工作。第三章档案的形成和归档第九条后勤处各项工作应与档案工作实行“三纳入”、“四同步”，即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入党政管理人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。第十条后勤处机关、各中心档案员应按要求，对形成的文件材料认真积累、整理。第十条对于个人在从事党政管理职务活动中形成的各种载体的文件材料,，必须按规定归档，任何个人和部门不得据为己有。第十二条提倡个人向后勤处捐赠在非职务活动中形成的档案材料，档案员应做好此类档案的接收和管理。第十三条归档范围：

5、（一）文档方面：各类工作计划和总结、各类上级来文、各类学校来文、各类向学校和上级部门的行文、各类发文、各类内部呈文、各类会议纪要、各类会议记录、各类重大活动影响资料、各类规章制度、各类规章制度的修订和完善记录、各类统计资料等。（二）基本建设、维修工程方面：工程（或维修）项目的立项、规划、设计、施工、竣工等各阶段产生的文字、图表、声像、电子等载体的原始记录；如：可行性研究、规划方案、立项申请、批复、设计、施工图纸、招投标资料、水、电扩容的方案、施工现场记录、设计与施工修改变更的请示和批复及施工变更通知书、施工合同、施工组织设计、进度计划、施工措施、设备、材料人员进场安排、预（结）算报告、施工监理

6、的合同、监理日记、监理报告等有关资料。（三）大型设备方面：水泵房、高压电房中的设备、锅炉房等。后勤设备的开箱记录、使用说明书、保修卡、用户的使用、维修记录、水泵房、高压电房的运行记录、值班记录等等。（四）地下隐蔽工程方面：校园内水网、电网、煤气管网及电视、电信、宽带网络等隐蔽工程的设计、施工、平面布置图、维修记录及竣工资料。尤其重要的有：给水、排水、弱电、地下电缆、煤气管网等的设计、管网布置图、施工合同、施工进度、预付款情况及工程结算书、竣工图纸、竣工报告等资料。地下管网工程的维修、检测记录、工程材料取样试验、水质化验及检验报告等。（五）党建与思政工作方面：党的建设、思想宣传工作、廉政建设等工

7、作中有保存价值的不同载体的文件材料。（六）财务管理方面：财务管理工作中具有保存价值的会计账簿、报表、票据等不同载体的原始文件材料。（七）校园环境管理方面：主要内容包括日常管理、校园美化、绿化、规划设计、校园平面图等有保存价值的材料。（八）安全生产方面：涉及安全生产、安全检查、质量标准体系等各类文件、规章制度、检查记录、整改落实资料等。第十四条归档要求：（一）档案员应对归档的文件材料进行认真审查，凡归档材料不完整、不齐全、不规范的将不予接收。（二）档案员应按照文件材料自然形成的规律，保持彼此之间的有机联系，符合便于利用的要求，进行整理组卷，编写页号、件号，填写卷内目录、备考表、案卷目录，注明保管

8、期限和密级，应归校档案室的报主管领导审核签字后，由后勤处统一移交学校综合档案室。（三）归档的文件材料同一类的应格式一致、装订工整、字迹图橡清晰等符合规范要求。禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件。第十五条归档时间：（一）党政类，能按年度归档的文件材料，在次年四月底前归档；（-）设备类、财务类的档案，每学期结束前整理检查完毕，开学的第一个月内归档。（三）工程项目等材料，应于项目竣工后一个月内及时归档。第十六条档案员应注意做好电子文件和特殊载体档案的管理工作。在电子文件归档时，实行电子版和纸质版双套制管理，做到逻辑归档和物理归档时有相关信息的移交登记。第四章档案管理第

9、卜七条后勤处综合科接收档案时，要按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架等，按照学校统一要求办理。第十八条后勤处综合科对档案保管期限、鉴定销毁等事宜应按学校要求办理。第十九条单位撤消、合并和人员调动时，必须办理档案移交手续，不得私自带走和销毁档案材料。第二十条后勤处综合科应定期时保存期满的档案进行鉴定，按学校要求对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管处领导同意后上报学校批准，方可处理。第二十一条后勤处机关和各中心应严格执行档案管理制度和做好档案统计工作，做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫等工作，确保档案的安全和利用。第五章档案的借用第二十二条档案的利用必须履行借用手续，档案员应做好提供利用和服务工作。因工作需要和有正当的理由，按规定办理有关手续，经分管处领导批准方可调阅档案。第二十三条外单位人员借阅档案，需报经学校批准。第二十四条后勤处档案材料原则不可外借出室，特殊情况要经处领导批准。对借出档案，档案管理人员要做借阅登记，定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，并及时报告处领导。借出档案要妥善保管按时归还。第二十五条本办法自公布之日起执行，由后勤处负责解释。