氯碱系统节能减排技改项目EPC总承包工程项目采购管理方案.docx

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1、氯碱系统节能减排技改项目EPC总承包工程项目采购管理方案总承包方负责该项目所需物资的采购、催交、检验、运输等工作，实行“一统一、两监督、三备案”的管理模式，严格按照国家有关政策法规和集团公司的要求规范采购管理行为。即总承包方统一发布项目合格供应商名单；业主监督招标过程,监督采购过程的质量管理；重要物资采购计划备案，核心设备招投标文件备案，核心设备供应商备案。业主全程参与总承包方的采购过程，监督管理事项包括合格供应商名录、计划管理、采办管理、采购组织方式、招(评)标管理、质量检验管理、物流管理等。1.1 采购组组织机构及人员职责项目采购组由采购经理领导，按照工作职能下设采购工程师、综合管理工程师

2、、催交检验工程师和现场采购工程师四个岗位；项目采购组主要负责招标/比价文件的编制和发出、组织招标/比价、合同过程经办、催检运、入库及现场采购等工作。各岗位职责如下：(1)采购工程师负责项目请购文件的接收、审核与整理；选择合格的货物询价或投标厂商名单；编制并发出商务询价文件；组织商务报价评审及技术澄清；根据招标/比价结果编制并签订采购合同；负责催交供货商按时返回反馈设计所需设备技术条件及图纸并及时交设计部门确认；负责合同、信函及文件的发放、回收整理；协调付款、现场服务配合及售后服务问题；合同关闭，提报采购信息。(2)综合管理工程师负责采购工作信息管理平台的组建与维护；参与项目关键采购节点的跟踪、

3、检测；负责项目采购计划的编写、下达；负责项目采购招标材料的收集、整理及申请招标；负责项目采购比价的开报价、比价结果整理；负责项目采购合同及其他采购文件的整理存档；负责项目采购资金计划的编写、提交；负责项目采购资金的申请及台帐登记；负责项目相关采购总结、报表的编制、提报。(3)催交检验工程师编制项目催交、检验、运输等工作计划；负责审核供应商提供的设备(材料)进度计划和质量检验计划；了解并督促供货商的生产进度、协调交货日期、编制发布催交检验进度报告;落实催交检验责任人、掌握催交检验方案、承担采购物资发货前检验、监造工作;审查供货商或分包商提交的检验报告；协调处理相关物资质量问题。(4)现场采购工程

4、师负责接运项目物资从采购合同(或运输合同)到达地的工作；负责到场物资的到货检验、入库验收及共检组织；负责随货资料的核对、整理、移交；根据项目实际，负责施工前的报监报审工作；负责项目库存盘点，编制并提报库存报表；负责库存账务处理工作；负责项目现场采购工作；负责采购现场联络。1.2 采购工作内容与工作流程1.2.1 采购工作概述1.2,1.1采购工作目标按照项目技术、质量、进度、费用控制等要求保证项目设备、材料等物资供应；培养具有敬业精神，专业过硬，工作高效的采购队伍；建立确保完成项目采购任务的采购技术体系和数据库。1.2.1.2 采购方式本项目采用招标和比价相结合的方式进行采购，按照总公司和集团

5、公司关于招投标管理办法的相关规定执行。1.2.1.3 采购实施原则货比三家，公平竞争；过程程序化、标准化、公开化，符合质保体系；专业化分工流程化操作；质量、进度、费用、材料、合同全面控制；业主全程参与并监督所有采购过程。项目设备、材料原则上由总承包方直接进行采购，现场如需分包方采买，需经总承包方审核确认。1.2.1.4采买执行程序图6-1项目采买执行程序标的物技术附件发放中标通知书 商务合同洽谈厂进入公司商务合同审批流程V二事批二二f通过一 合同签订f 文件建档/归档1.2.2 采购计划编制1.2.2.2 采购计划表的编制采购经理按照公司及项目总体规划安排，制定采购计划编制完成时间表，明确职责

6、及分工安排，并将公司及项目总体规划要求和项目采购相关内容、项目整体进程安排或其他资料（费用控制要求及合同要求等）向参与采购计划编写人员进行下达。按照采购经理的安排，由采购组各业务人员分工编制计划相关内容。1.2.2.3 采购计划表的审批项目采购计划初稿，经项目采购经理审核，报项目经理审批。1.2.3 技术文件的接收与传递1.2.3.2 请购阶段技术文件的接收请购物资技术文件由相应专业设计工程师编制并提出，经设计经理审核后下发至采购组，实施招标或比价。请购技术文件包含一份硬拷贝和全套电子版，须明确请购范围、制造规范及要求、技术参数、技术说明、数据表、规格书、图纸等。采购工程师接到技术文件需对相关

7、内容进行审查，如在审查中或采购实施过程中发现请购文件不符合采购要求，将技术文件回退设计经理并说明原因，设计经理负责组织重新下达请购技术文件或作补充技术说明。1.2.3.3 招标/比价阶段技术文件的传递招标/询价文件下达供应商后，供应商根据要求的投标/报价日期提供投标/报价文件。采购工程师将供应商投标技术文件提供给设计审核。必要时，采购工程师应组织供应商和设计人员进行技术交流和澄清工作。定标后，由设计人员与中标供应商签订技术协议。技术协议中包括对供应商技术资料要求、供货范围确定、备品备件清单确定等，同时明确设计联系人和供应商技术联系人，并要对返回的资料在内容、标准、数量、时间、重要程度上做出明确

8、要求。技术协议签订后由设计人员提供签字文本及电子版给采购工程师作为合同附件1.2.3.4 供应商返回设计资料的移交技术协议签订后，项目采购工程师负责催交供应商返回的设计资料。供应商的资料在向项目采购工程师提交后，由项目采购工程师进行初步审查，并对资料的种类和数量进行确认，属于项目设计确认的资料需登记后向项目设计转发。项目设计工程师在规定时间内进行供应商返回设计资料的确认。确认后的技术文件（图纸）及项目设计的确认意见由项目采购工程师登记后转发供应商，作为供应商生产制造的依据，并备份由综合管理工程师存档。1.2.4 招标工作1.2.4.2 招标方式及供应商的选择根据项目采购分包计划和集团公司招标的

9、规定，由招标办按照相应的招标方式，联系招标机构统一组织执行。相应招标科目的供应商，从集团合格供应商中进行筛选，原则上不少于三家，经业主确认后，提供给招标办组织招标工作。1.2.4.3 招标文件的整理及招标申请采购工程师负责整理采购请购单、技术文件、费控指标、经业主确认的合格供应商名单、设计负责人名单。整理完毕后提供给综合管理工程师申请招标并存档，经采购经理、招标办负责人、项目经理审批后，提交给招标办组织招标。1.2.4.4 开标、评标招标办与招标机构进行协商后，通知开标时间、地点及评委名单。由招标机构按照集团公司招标规定进行评标。1.2.4.5 定标招标机构根据评审结果，确定中标供应商，反馈给

10、招标办。报业主确认后，经公示后，下发中标通知书。评委评分汇总及评定意见表招标项目投标单位名称评委1评委2评委3评委4评委5评委6评委7总分名次评审小组意见组长：评委会主任审批意见主管领导审批意见制表：复核:1.2.5 询价、比价工作1.2.5.2 比价供应商的选择比价供应商从集团合格供应商名单中进行筛选，并提交业主确认。1.2.5.3 询价文件的编制及发放采购工程师编制采购询价文件。询价文件分为技术文件和商务文件两部分：技术文件即采购技术要求等，商务文件是指由采购工程师编制的商务类文件，包含询价内容、采购要求及报价要求等内容。询价文件经采购经理审核后下发，并保留原件备查。发出询价后，采购工程师

11、负责逐一落实各询价供货商的书面报价意愿。对于供应商不参加报价情况，应及时报告采购经理,并提出处理意见。比价供应商提出的技术偏离或疑问，由采购工程师联系技术经理予以答复。1.2.5.4 报价的接收与确认供应商需在规定报价时间内将报价文件发至采购比价专用邮箱，报价文件包含商务报价和技术文件，商务报价、技术文件要求分开。报价文件由综合管理工程师及时接收、登记和保管。接收报价以后，技术文件由采购工程师转设计人员确认。报价截止时间后收到的任何报价均视为无效报价。1.2.5.5 比价结果确定与审核综合管理工程师负责清点报价资料，检查报价的完整性、准确性和有效性，并作书面记录。根据各供应商提供的价格、交货期

12、、付款方式、质保等信息，确定拟选供应商，上报采购经理审核，报业主确认。经项目经理审批后，签订采购合同。1.2.5.5询价/比价流程图6-3项目询价/比价流程某工程有限公司发件人:电话:收件单位:传真:收件人:电话:序号产品名称规格标准数量单价（元/件）总价（元）要求交货期1质量保证交货周期付款方式售后服务承诺其他需说明的内容其他优惠条件询价单我公司拟向贵公司订购以下产品，请报价：请贵公司收到传真后按表中内容详细填写并回复至*. com,邮件标题应注明贵公司简称和产品名称。仅此一次报价机会，截止时间2012年*月*日*时，请准确慎重填报。谢谢！物资采购比价分析表编号：日期:物资名称规格/型号执行

13、标准采购数量需用部门备注供应商联系人联系电话总价付款方式交货期选择供方意见采购经理意见项目经理意见主管领导意见1.2.6 采购合同的签订与执行1.2.6.2 采购合同的编制采购招标或比价完成后，项目采购经理根据定标或比价结果组织签订采购合同，其中技术附件由项目设计经理负责签订。采购工程师负责编写采购合同，采购合同的主要条款与内容描述应全面，应与询价函、中标供应商的报价及采购物资定标表中确定的商务、技术内容保持一致，并满足项目及业主的特定要求。1.2.6.3 采购合同的审批合同文本编制完成后，由采购工程师提交综合管理工程师进行价格及过程资料（含完整电子版）审核。综合管理工程师审核并统一编号后按照采购合同审批流程提交审批。1.2.6.4 采购合同的签订及管理采购合同盖章生效后，综合管理工程师对合同文本扫描归档，作为催