浅谈会展现场服务与管理研究报告4200字.docx

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1、浅谈会展现场服务与管理目录一、会展现场服务与管理工作的作用和重要性1（一）会展现场服务与管理工作的作用1（二）会展现场服务与管理工作的重要性1二、会展现场服务2（一）会展所在城市所提供的基础服务2（二）会展组展商所提供的服务2（三）会展参展商对参展观众提供的服务2三、会展现场服务与管理3（一）前期工作3（二）会展现场3（三）参展商行为管理3（四）交通和物流管理4（五）重点客户服务4（六）知识产权4（七）餐饮管理4（八）参展商和观众投诉处理5（九）安全和环境管理5（十）加强现场施工管理和脸收5结论5浅谈会展现场服务与管理会展场地的服务和管理直接反映了会展计划的实施情况和举办水平，因此受到主办方的

2、高度重视。此外，展会的现场服务、管理、控制和协调的内容非常复杂，如果处理不当，任何一件小事都可能发展成一个大问题。为了办好一场会展，组织者需要在现场服务和管理方面做十项工作，完善现场服务和管理策略。实施展会现场服务和管理，对于展示现有的现场服务和管理水平，拓展利泗空间，提高竞争实力具有一定的理论和现实意义。一、会展现场服务与管理工作的作用和重要性（一）会展现场服务与管理工作的作用展会的现场服务和管理都是在短时间内聚焦于大量的人和物，在这短时间内会有大量的任务交叉。如何通过科学的方法对这些交叉任务进行有效的分配和合理的控制，是每个人共同关心的问题。这也是车展现场服务和管理的意义所在。众所周知，会

3、展场地的服务和管理是最重要的成功因素和制胜环节。会展活动现场服务和管理的成功与否，将决定专业观众和参展商对展会的满意度，提高展会的知名度和美誉度。长期以来，大型会展活动的现场服务和管理一直是全球会展活动组织者头疼的问题。前期认真、充分的准备，现场或不可避免地发生各种事件。随着现代会展业的成熟，人们开始意识到会展活动场地能否顺利开展与前期的组织设计、任务分工、责任分工和权利分配有着很大的关系。现场服务和管理的失败直接影响着会展活动的成败。管理以现场服务和管理优化为基础，以现场各职能部门为重点，积极为现场服务提供良好的工作条件。做好现场服务和管理工作，可以实现企业管理的整体优化。（二）会展现场服务

4、与管理工作的重要性会展活动的现场服务和管理体现在对参展商和参观者的优质服务上。它是会展计划的具体实施，是直接反映和衡量会展水平的必要环节。然而，展会的现场服务、管理、控制和协调的内容相当复杂，如果处理不当突发事件，将会导致很大的问题。因此，需要外勤服务和管理的指挥和协调人员充分了解会展的有关问题，及时果断地作出明智的决定。二、会展现场服务会展业中的服务内容分为三大类：(1)会展所在城市所提供的基础服务；(2)会展组展商所提供的服务；(3)会展参展商对参展观众提供的服务。(一)会展所在城市所提供的基础服务第一类服务是城市基础服务，包括城市基础设施和会展基础设施。城市基础设施的范围从社会科学、文化

5、、教育和卫生等社会基础设施到道路、水和电力供应等经济基础设施。其规模和服务质量是城市会展业发展的必要条件。会展基础设施与会展业相关，如信息通信、交通运输、旅游开发等相关服务贸易行业高度相关。与我国正在发展会展的城市相比，这种服务的差距并不明显，主要体现在区位优势上，场馆建设并不是主要差距。(二)会展组展商所提供的服务第二种服务是现阶段我国会展业所面临的问题。现阶段，我国会展业正处于一个特殊的时期。我国会展业尚处于起步阶段，而国外会展业已进入成熟阶段，正处于扩张期。因此，中国会展业的发展可以分为两种情况：现阶段具有外资背景的会展公司经营正常，正在适应中国的经济环境；中国企业正在摸索前进，学习和走

6、自己的路。(三)会展参展商对参展观众提供的服务第三类型的服务，是会展的参展商和参展会展集团会展的观众提供的公共服务,包括在会展服务、会展服务和售后服务，将专注于服务会展的会展现场服务，成为热点，也是一群参展商和参展商最容易影响开始。本文主要讨论这类服务。现场服务是办好会展的重要条件之一。规范的服务有利于会展业的健康发展。一般来说，展会是做服务的，展会是为行业提供交流的平台，如果没有良好的服务支持，展会就不需要存在。会展服务是相对琐碎而具体的工作，根据行业的不同，服务工作的内容也不尽相同。服务工作并不完善，它是随着会展业的发展而不断发展的。具体服务内容包括会展场地的水电；还包括展品的运输和保管；

7、包括会展场地的划分；它甚至包括标识和服务手册；以及对现场及场外设施的详细介绍。此外，信息咨询，甚至更多关于市场情况的讲座，也是会展服务的一部分。整个会展的服务。可以说，会展是一项“集中服务”的工作。然而，会展服务是一项需要“分级”的服务。主要的会展服务仅限于简单的服务，如场地、住宿和卫生。这些服务既复杂又简单，但就像泗滑油一样，加速了展会的工作，以其“人性化”吸引了更多的参展商。三、会展现场服务与管理展会现场人员流动大，环境复杂。做好每一场会展，取得组织和会展的效果是非常重要的。（一）前期工作有一个优秀的会展计划。提前确定展会定位。对于一个会展来说，参与者的专业程度是非常重要的。参展商需要以最

8、有效的方式宣传和推广自己的产品；买家和经销商也需要以最方便的方式找到他们需要的产品。这样，展前组织工作的核心就是寻找专业厂商参与展会，将展会的专业程度引入市场，扩大展会的影响力，树立展会品牌，吸引专业高端买家前来参展。在展会前期，需要解决参展商的数量、权重以及行业代表性等问题。实用性、新颖性、贴近市场。（二）会展现场展会现场人员流动性大；由于参展者和会展工作人员的复杂情况，很容易发生群体性事件和事故。完成防火、防盗、防爆、防群体性事件计划。制定一个完整的安全计划。会展设施和设置完全符合会展规模和目的的需要。主要内容包括人员流动主渠道的设计；机动车行车道设计；紧急访问设计；安全通道设计；应急设施

9、设计；服务设施设计（洽谈室、会议室、卫生间、饮水处、休息处、餐厅、医疗点、小吃店等）；其他设施设计（物流、邮局、翻译、展位搭建、装修等）。（三）参展商行为管理参展商行为管理的主要依据是会展合同和会展手册。在安排会展时，特别是参展商需要进行特殊装饰时，会展主办方应与参展商进行有效沟通，确保其行为符合会展合同，特别是场地使用规定。参展商违反规定设置展位的，或者因展会宣传不当影响周边参展商的，主办单位可以采取强制措施，维护绝大多数参展商的合法权益，确保展会的顺利进行。例如，在第十届上海国际汽车工业会展会上，两家日本汽车公司为了压倒对方，将各自的音响打开，严重影响了其他参展商在同一场地的会展工作。最后

10、，组织者不得不出面平息事态。（四）交通和物流管理物流和交通的控制是会展最重要的部分。会展场地的物流管理非常复杂。即使是看似简单的停车事务，也要充分考虑货运司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需求。对于大型会展活动，现场交通物流管理负责人至少要有相关联系人名单、场地地图、场地到达时间、现场交通规划草图、应急响应计划、现场联络点，包括安全、志愿者等。（五）重点客户服务会展组织就是在参展商和买家之间架起一座桥梁。吸引世界知名企业、跨国公司、行业龙头企业、技术龙头企业、大型企业参展采购往往是提高展会水平、影响力、知名度和美誉度的重要手段。提高大客户的满意度是一个聪明的组织者必须做的。帮助重点企业建立联系

11、；引导重点企业在展会内举办新闻发布会、产品展示、论坛、趋势讨论等相关活动，增进了解，扩大影响力。（六）知识产权会展知识产权保护是一个新的课题。展会流程短，产品多且复杂，管理难度大，容易引发知识产权纠纷。设立知识产权投诉办公室。与国家知识产权局、国家专利局、工商行政管理部门、商标管理部门建立联系，建立信息交流机制，受理侵犯知识产权投诉；建立会展保护知识产权协议制度。会展会和参展商应当积极签订知识产权保护协议。如有侵权投诉，可根据本协议强制撤回侵权展品。在实际工作中，应尽快解决现场纠纷，以免影响展会的正常秩序。同时，建立了侵权拒展制度，针对重复发生的企业知识产权侵权投诉，展销拒展。（七）餐饮管理餐

12、饮服务是展会的重要组成部分。会展餐饮区域的餐饮服务人员应及时清理简单的饭盒等餐具，为参展商和专业观众创造良好的用餐环境。目前，国内许多会展组织者对现场餐饮服务的重视程度不够。一些会展公司不仅不注重餐饮的质量，还试图从餐饮方面赚取一些利润。这一出发点与服务参展商和专业观众背道而驰。（八）参展商和观众投诉处理在举办展会的过程中，不可避免地会有一些参展商和专业观众对现场服务和场馆管理以及餐饮配套服务不满意，向组委会投诉，有的直接向咨询台投诉。有时展品或商标受到专利侵犯，因此迫切需要一个专门机构来处理投诉。在许多会展中，在入口处或显眼的地方设立组委会，包括查询、处理投诉、分发会议期刊和费用等功能。（九

13、）安全和环境管理会展活动中随时可能发生各种突发事件，如传染病、自然灾害、人为破坏、突发性伤亡事故等。这些突发事件不仅会导致会展的延期或死亡，更重要的是，它会带来极其严重的后果，是无法预见的，会引起社会轰动。因此，提前预测、精心策划、采取适当措施、规避风险是会展安保服务的基本要求。展会的清洁卫生工作涉及到展会的形象问题，更重要的是涉及到展会参与者的安全问题。清洁卫生的服务工作做得很好，为展会提供了一个优雅、干净、安全的环境，让人流连忘返，印象深刻。（十）加强现场施工管理和验收会展给专门的人事管理承包商现场施工，如电，火的使用，噪音，展位的高度控制、电线电缆的安装，照明的设计和使用，并设置展台材料

14、防火性能，通道宽度之间的摊位，地面重型机械的轴承控制、标准标准展位的控制等。及时检查，避免施工现场秩序混乱和安全隐患。结论会展场地的服务和管理对于一个成功的会展是非常重要的。差劲的现场服务和管理会影响专业观众和参展商的满意度，甚至影响整个展会的质量。会展的现场服务和管理体现在为参观者和参展商提供的服务中。因此，会展的组织者需要通过内部改造和周边环境的改造，不断改善会展环境，提高服务水平，尽可能满足参展商和参观者的需求。参考文献1王琪.大数据时代下会展企业的营销策略思考J.企业改革与管理，2016,22:110.(2014-11-24)http2徐秀平，杨方芳.会展旅游营销体系构建及营销策略兼论会展旅游内涵界定J.中国经贸导刊，2017,08：67-69.3张杰丽.义乌会展营销策略探析商业经济,2018,22:57-59.4孙凌云.浅谈上海会展中营销创新策略J.科技视界，2018,04:235+321.5朱彦.西安会展市场营销创新策略初探J.商,2019,14:77.