热力有限公司文件和档案管理制度.docx

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1、XXXX热力有限公司文件和档案管理制度1 .目的为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。2 .适用范围适用于公司各种文件、档案资料的管理。3 .职责3 .1综合办公室负责本制度的编制、更改和组织实施,并负责控制管理体系文件和安全标准化相关文件的编制、审批、更改，确保文件的充分性和适宜性。4 .2综合办公室负责各类文件的发放，确保有关场所得到和使用相应文件的有效版本。同时负责体系文件的处置和归档，外来文件的管理。4.内容4.1 上级来文件的管理4. 11上级来文件要进行登记，将标题、文件页数、来文机关、日期二复往何人、何单位登记在来文登记表上，然

2、后交有关领导和部门阅批或办理。5. 1.2文件阅毕或交办完成后，应及时收回、归档。4.2 本公司文件管理4.2.1技术文件4.2.2文件、工艺、标准要数字准确，图样清晰。4.2.3按规定发往有关部门，车间负责人，有关职能人员，不得随意发放和乱扔。4.2.4技术文件要归档保管、专人负责，注意保密，无主管理领导批准，不得外借外传。4.3行政文件4.3.1行政文件的制定(包括通知、办法、条例等)应结合本公司实际情况，实用可行，言简易懂，并按文件内容编号。4.3.2文件打印由综合办公室领导同意，寄发前，要交主管公司领导审阅。4.3.3文件应填写登记，由综合办公室入档保管。4.3.4外单位如需要借阅或查

3、询，须经主管领导同意，办理相应手续，并及时催回。4.4文件归档管理规定4.4.1文件的形成有上级来文，国家、行业的标准、规范等，以及本企业科研课题、技术、工艺文件等4.4.2归档文件的要求(1)归档文件必须完整，清晰。(2)归档文件必须反映生产科研和经营等活动的真实内容记录，要层次分明，符合规定。(3)文件、资料的保管单位统一由综合办公室设专人负责。4.4.3文件、资料的归档范围(1)技术文件应有产品图样、加工工艺，工装图样、产品标准，技术说明，设备的安装，维修，运行记录，技术引进，技术改造，科技情报等。(2)产品生产过程形成的文件、资料、各类计划统计报表，计划管理，统计分析等文件。(3)产品质量检验过程形成的文件，质量检验规程，牧师化学试验分析报告，质量记录，质量事故处理，以及质量管理，标准计理等文件。(4)借经营活动中形成的文件，经营活动和经营管理形成的各类记录，文件、合同、协议，以及原材料采购，入库保管等形成的各类文件等。(5)行政管理过程中的文件财务管理各类帐、报表、凭证、及劳动保证、劳动工资历、职工教育、培训、党、团、工会活动记录等文件。(6)文件的分类编号方法，应按文件的形成部门和时间统一编号，分目录保管。5 .相关记录6 .解释权本制度的解释权归综合办公室所有。