物业档案管理方案.docx

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1、物业档案管理制度档案资料管理是物业服务的重要组成部分。科学、规范化的档案管理能为住宅小区房屋及公用设施设备的使用、维修及更新改造提供指引，为各项管理服务的顺利开展创造条件本公司自成立以来，一贯重视物业档案资料的建立与管理工作。项目配备有信息资料管理人员,对所有档案进行科学系统的管理。1、资料的分类(1)工程技术类文件资料。包括前期批文、新建物业接管验收提交的资料(技术资料、产权资料、接管验收交接相关文件1(2 )业户资料。包括入住相关文件、装修资料、房屋维修资料、个性化档案等。(3 )日常管理形成的资料。(4 )其它资料。2、资料的建立(1)建立工程技术类资料档案：在接管验收同完善手续，建立资

2、料目录清单并将相关资料存档。(2 )丰富和完善住户档案：建立黛户个性化档案，在掌握业户个性化信息及需求的前提下更好地为业主提供服务。(3 )建立装修管理档案：在业主装修入住时签定相应的协议条款并入档保存，规范运作，保障业主利益的同时确保按规范施工。(4 )建立日常维修类的档案：一般在维修处统一保存，对于涉及房修等较大的维修工程，则另查该住户的档案内进行留档。(5)建巡视记录、设备运行档案：将日常设备巡视工作及设备运行的相关资料制成相质量表单，进行规范化档案管理。(6)建立投诉处理记录及其他日常管理服务活动类档案：对于投诉处理及各类业户回访记录及其他日常管理服务活动中产生的资料档案制成质量表单，

3、进行规范化的建档与归档。3.资料的保管(1)建立规范的档案资料室，储于电脑中的与业主相关的资料等重要文件要有备份。(2)竣工图纸和技术资料，按建设工程规划分区按号组卷，按专业排列编目。业主资料按小区规划，分号分别组卷、归档。标识清晰,存放整齐，建立三级目录，方便检索，保证在三分钟内取阅。(3)凡工程项目竣工验收后的成套设备竣工图纸和技术资料，需经办理交接手续，方可正式列入资料室整理保管。(4溢料室内所存卷宗均为永久性资料，管理人员应认真做好防火、防盗、防虫蛀、防受潮、霉变工作，保持室内清洁干燥。4、档案资料借阅规定(1)借阅资料需在资料出借登记本上进行登记，写明姓名、单位、借用时河及资料内容、

4、页数，归还时及时注销。(2)公司外部人员借阅资料，需持所在单位开具的介绍信、经次部门经理或安全负责人批准、在资料管理人员陪同下方可借阅，所借阅资料不可复印、外借，并需按规定办理借阅登记手续。(3)公司内部人员因工作需要借阅资料，需按规定秃理借阅登记手续。如借阅业主入住资料，需在资料管理人员指定地点查阅.叶办理借阅手续，不得将资料带离指定地点。(4)资料借用期限最长不得超过一周，需继续使用者，应办理续借手续，特殊情况借用时间较长者，应在登记时注明。(5)对重要、注有密级的资料。不外借，如情况特殊需经部门领导批准后方可借阅，按期交还。(6 )借阅单位或个人，对所借资料负有保密、安全责任，不得外泄、遗失、损毁，严禁在资料上填注、涂改、抽取、拆散、转借，如有违者，管理人员及时报告，查明原因，由公司做出处理。