专门档案的构成条件.docx

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1、专门档案的构成条件构成专门档案需要有一定的条件，这些条件也可以称为构成要素。构成专门档案的条件主要以下四点：01形成于一定的专业机关或部门构成专门档案的那些文件，都是在专业机构或部门的一定专业领域形成的，比如司法机关的诉讼档案，公证机关的公证档案，工商行政管理机关的工商企业登记档案、商标档案都是根据其特有的职能而形成的，是别的机关所没有、也不可能有的。人事档案、会计档案虽然绝大多数单位都有，但也是形成于各单位的人事管理部门与财务部门，也是特定的部门形成的。当然，专业机关形成的，不一定都是专门档案，专业机关也有文书档案。02文件的内容、形式、功能、处理程序和管理方法有明显特点构成专门档案的那些专

2、门文件，其内容、形式、功能、处理程序、管理方法与普通的行政公文有明显不同。一般都有专一的内容、特殊的形式、固定的格式和严格的办理程序。1 .从内容上讲多数专门文件记述与反映一个具体对象的情况，如一个人（干部档案）一个企业（工商企业登记档案）、一个案件（诉讼档案）、一间房屋（房地产档案）同等。2 .从形式上讲专门文件表格式、填写式的多；项目比较固定；有稳定、规范的文件名称，即便是文字材料，也不同一般的公文，不套公文格式；各种专门文件又各有不同格式，不能通用。3 .从功能上讲普通公文是联系工作、指导工作的工具，而专门文件各有特殊的功能。比如诉讼文书是我国公安机关、人民检察院和人民法院根据各自的职权

3、按照一定的诉讼程序处理各种刑事、民事等案件制作的具有法律效力的文书；工商企业登记文件的功能，在于为企业确定法人资格，通过企业登记产生营业执照，是企业进行合法经营的依据；干部档案的各种材料，则是考核使用干部的重要依据。它们都有各自的不同。4 .从处理程序上讲专门文件大部分是内部使用文件，不参加一般公文运转程序。比如会计文件的形成和处理程序和公文完全不同；人事档案材料的形成、处理、归档，绝大部分也不纳入公文运转范围；其他如诉讼档案、工商企业登记档案等，都有其自己的一套处理程序。这里有一点要说明的是：专门档案一般应是由那些有特殊处理程序的专门文件构成，但有特殊处理程序的不一定都是专门文件。5 .从管

4、理方法上讲专门文件有适应不同专业领域特点的整理管理方法。比如诉讼档案采取按年度、审级、一案一号的立卷原则，把立案编号、收发登记、立卷归档、档案管理有机地结合起来；由书记员进行立卷，固定卷内排列顺序，这些都很适合审判机关的特点，和一般机关不同。03有一定数量专业机关形成的专门档案，一般都有一定的数量。有些机关部门的专门文件，虽然从内容和形式讲符合专门档案的条件，但数量少，没有稳定的来源（如某些一次性调查），就不必作为专门档案单独保存，从这个意义上讲，专门档案具有相对针对性。04具有可分性，即可操作性一个单位的文书档案、科技档案、专门档案、是有一定联系的。目前所说的专门档案有的和文书档案、科技档案界限清楚，很容易划分；有的界限模糊，很难分清。是否可以明确地分解出来，也应该成为是否构成专门档案的一个辅助条件。上述条件是互相联系的，一般说，必须同时具备上述条件，特别是第一点、第二点，才能构成一个门类的专门档案。END