文件管理规定.docx

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文件管理规定批准审核作成赵富丽文件管理规定2002/9/241 .目的：规范文件的管理，防止误用、错用，确保公司各场所、各部门、全体职员工都了解公司最新管理规定、制度。2 .内容：3 .1新文件的制定2.1.1当工作中某个环节必须用文字加以管理，方可确保这一过程达到预定的目的时，与其相关的主要部门需制定本规定。2.1.2新文件的作成由本部门相关人员作成，审核由本部门负责的日方人员，批准由总经理及以上人员。2.2文件的分发2.2.1审批完成的文件交由文管部门分发给文件相关部门，文件分发给各部门时，应要求各部门接收文件人员在文件正本的背面签收，正本由文管部门保存。2.2.2除将文件分发给各相关部门外，文管部门还需将文件公布于公司全体职员工。2.3文件的修订2.3.1如因客观条件及其它因素发生变更时，文件不再适用时，需进行必要的修订时，由文件作成部门提出申请，经修改后交本部门负责的日方人员审批，交总经理及以上人员批准。2.3.2分发同2.2o2 .3.3发放修订的文件时需将旧文件回收，回收的各部门复印件应即刻销毁，旧文件的原稿由文管部门保存一年。3 .附件：附件一文件管理流程图第1页共2页附件一文件管理流程图修改文件（文制定新文件件制定部门）审批完成交文管发放于各相关部门公布文件是是否为修订文件？否回收旧文件（即刻销毁）旧文件的原稿文管继续保存一年文管保存原稿第2页共2页