文件控制程序.docx

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1、文件控制程序1o目的通过对与公司质量有关的文件（包括外来文件，如国家的各部门文件、政策法规及行业上级发文等）的管理控制，确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、发放管理、有效控制、保管和更改的规定，使公司的各项工作依据正确的指示进行。2.0适用范围适用于公司所有质量体系文件以及与质量管理体系运行有关的相关文件的管理与控制。3.0主要职责和权限3.1职责3 .11公司各部门人员按照其职责权限要求负责对文件进行编制、审核、批准、发放，以确保文件的有效性及符合质量要求。4 .1.2品质管理部负责公司质量体系文件和其它相关文件的收集、分类编号、整理存档保管、发放及其它相关工作。3. 1.3行政人事部

2、负责外来文件的识别、收取、传递和归档。3.1.4各部门文件管理员负责本部门文件的管理和控制。3.2文件编制、更改、审核、审批权限文件类别编制审核批准质量手册品质管理部管理者代表总经理程序文件（包括附属质量记录空白表格样式）责任部门负责人管理者代表总经理作业指导书（包括附属质量记录空白表格样式）责任部门相关主管责任部门负责人/品质管理部经理管理者代表内部/外来文件发文部门/机构分管领导总经理4.0方法和过程控制4.1重要说明4.1.1管理者代表组织策划质量管理体系并确定质量管理体系架构。4.1.2品质管理部编制公司体系文件主清单，内容包括：文件名称、编号、版次、生效日期、数量、发放范围等，报管理

3、者代表审批。4.1.3为进一步明确体系文件的受控状态，签批原件为体系文件的受控正本，体系文件副本为受控正本的复印件并在文件右上角加盖“受控”印章，本公司“受控”印章为红色印章。非受控副本为受控正本的复印件并在文件右上角加盖“非受控”印章，本公司“非受控”印章为蓝色印章。当公司质量体系文件因工作需要而需向外单位提供时，应提供非受控副本，非受控副本不受质量体系文件修订的控制。4. 2文件的分类4 .2.1体系文件的分类公司质量管理体系文件分为以下四个层次:第一层次第二层次第三层次第四层次质量手册程序文件作业指导书质量记录（含计划、策划、报告类表格）、资料（包括图纸、技术图样、承接查验资料等）A.其

4、中程序文件及作业指导书分为:管理类文件：指维系公司质量管理体系运行，为产品提供资源保障、测量分析和改进控制的文件；业务类文件：指描述产品实现过程的，属于对顾客服务性质的文件；分为客户服务类、安全类、环境类、工程类（作业指导书分通用类、本部门运用类）。5 .2.2内部文件：指公司内部各部门之间及部门内部的往来文件和资料。4. 2.3公开文件：指公司（各部门）提供给客户、业务单位的往来文件和资料。4. 2.4外来文件：指与公司（各部门）业务相关的上级主管部门、各个政府行政单位、业务企业、顾客之间的外来文件（包括法律、法规、国家标准、行业标准等）和资料。4.3文件控制4.3.1体系文件的版本控制A.

5、未经修改的文件版本号为“A/0”，修改一次版本号升为“A/1”，当版本号从“A/9”升级时，则升为“B/0”，依此类推。当对体系文件进行全面修改时,即使修改次数未达到10次，版本也要全面改版（如从A-B、BfC）0B.文件页数超过1页以上,则文件修改时只更改修订页的版本号,如文件某一页的版本号升至“A/9”，则该页再次修改升级时，文件全部页的版本号升为“B/0”。C.若文件更改后增加或减少页数，则各页均按原最高版本号的页统一升级为相同的版本号。4. 3.2外来文件的有效性控制A.外来文件如国家、行业、地方标准、法律法规、业主提供的文件和上级发文等，由行政人事部填写外来文件登记表。对国家、行业、

6、地方的标准、法律法规等对物业服务有强制性的外来文件，行政人事部应及时传递或发放给相关部门，并负责组织相关部门进行培训。B.文件归口部门对有更新要求的外来文件应每年跟踪一次最新有效版本，填写在外来文件登记表中，及时获取、更新和发放最新版本外来文件，确保公司使用的外来文件为最新有效版本。C.外来文件由行政人事部分类造册，归档保管。归口部门保管文件复印件。4.4质量管理体系文件及文件资料的编制、更改4. 4.1质量管理体系文件程序流程图的编制说明若质量管理体系文件中含有流程图的，在修改文件程序时，应相应修改流程图。在编制流程图时，统一采用以下图例，这些图例在所有文件中同样适用。活动开始、终止任务（过

7、程、活动）决策点（判断、审批）修改或否决批注、指向C_OA4.4.2质量管理体系文件及文件资料的编制要求A.质量管理体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定相协调，各级体系文件之间也要相互协调。B.质量管理体系文件编写时力求“表达清楚、准确、全面、简明扼要”，实现唯一理解，在不同的文件中不能同时出现和使用有某一事项相互矛盾的情况。C.遵循“现场、现实、现物”的原则编写文件。所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到，一旦发现文件不适用（合），应立即报品质管理部（人员）按规定程序修改。4.4.3质量管理体系文件及文件资料的排版要求：A.版面一般采用A4纸版面，标题字体及字号参见本文件4.4.I

8、1A条款之规定，正文采用宋体小四号字，行距为1.5倍行距。正文里的表格根据实际情况而定。B.章节编号层次章节编号类别范例第一层1.0；2.0；3.0；4.0表示第一层次的并列关系。5.7服务规范5.7.1仪容仪表5.7.5文明规范用语A.门岗值勤(1)遇到：一“先生(小姐)请您出示证件二一检验证件合格后：“谢谢二第二层1.1:1.2；1.3；14表示第二层次的并列关系。第三层1.1.1；1.1.2；1.1.3表示第三层次的并列关系。第四层A；B；C表示第四层次的并列关系。第五层、或、(3)表示第五层次的并列关系。第六层-(短横杠)表示第六层次的并列关系。4.4.4文件控制类印章分为“受控”章、

9、“非受控”章、“作废”章、“作废保存”章四种，其中“受控”章适用于各类保密性文件、体系文件及规章制度的受控管理，“非受控”章适用于非保密性文件及管理需要的临时性文件或规章制度，“作废”章适用于已过期需作废销毁文件，“作废保存”章适用于已过期但需永久保存的文件。公司文件控制类印章由品质管理部保管，适用于公司发布的各类文件及规章制度的受控管理。4.4.5各部门编写的文件在完成后，由资料管理人员按照本规定的要求进行登记、编码，并报相关部门校核编码，每一份文件只允许有唯一的一个编制部门。4.4.6公司、部门名称与部门代号A.公司名称全称为：深圳市天利物业管理有限公司；简称:天利物业；代号:Ti1eyP

10、roperty,若文件内出现此次代号时，其此文件资料适用于全公司范围内。B.公司内各部门代号从该部门简称中取前三个或四个字的汉语拼音第一个字母小写来表示，各部门简称及代号见各部门简称及代号一览表，当需要更改、增加部门代号时，需及时更新各部门简称及代号一览表。4.4.7各类文件的代号：A.质量手册：QM(Qua1ityManagement)；B.程序文件：QP(Qua1ityProcedure)：C.作业指导书：W1(WorkInstructor)；D.质量记录：QR(Qua1ityRecord)；E.公共事务管理制度：CI(CommonInstitution)F.人事行政制度：HA(Human

11、Resource&AdministrationInstitution)G.财务管理制度：FI(FinanceInstitution)H.按业务类别区分各类文件的代号为：客户服务类KF；安全管理类AQ；环境管理类HJ；工程管理类GC,体系文件内非业务类文件，直接编顺序号。4.4.8受控范围的编码方法A.质量手册：T1PM-QM-D(章节号)-口(修改状态号从0开始)B.程序文件的编码由深圳市天利物业管理有限公司缩写、程序文件代号和文件对应IS09001：2008标准的条款号、文件类型代号和顺序号三部分组成，表达形式如下图：T1QM-QPIII文件类型代号、顺序号(从01、02-)文件对应IS09

12、001：2008标准的条款号I程序文件代号(Qua1ityProcedure)深圳市天利物业管理有限公司缩写C.作业指导书的编码由公司或部门代号、作业指导书代号和文件对应IS09001：2008标准的条款号、对应程序文件类型代号、对应同一程序文件的作业指导书顺序号四部分组成，表达形式如下图：T1QMTI口口口-口口口口-口BI本作业指导书的顺序号(从01、02、03)对应程序文件类型代号文件对应IS09001：2008标准的条款号作业指导书代号(WorkInstructor)天利物业管理有限公司缩写D.体系文件中质量记录的编码方式，1QM-fR口P口-口口口1口-口口-、口质量记录顺序号(从0

13、1、02、03)对应程序文件代号或作业指导书代号文件对应IS09001：2008标准的条款号质量记录代号(Qua1ityRecord)天利物业管理有限公司缩写E.公司外来、公开、内部文件的编码方式(1)外来文件发文单位有统一的原编号时，保持原编号。(2)外来文件发文单位无统一编号时，由收文部门进行编号，编号方式由文件代号、部门代号、文件顺序号和年号四部分组成，表达形式如下图：/口口口口-口口口-口口口口该文件所处年份(1998、19992000)文件顺序号(从001、002、003)公司或部门代号文件代号外来文件用“EF(EXterna1Fi1e)代号；公开文件用“PF(PUbIiCFi1e)

14、代号；内部文件用“IF(InnerFi1e)代号。4.4.9受控范围其它规章制度的编码方法规章制度编码由公司缩写+制度文件代号+制度类别(取制度所属类别汉语拼音中的两个字母，如行政管理为XZ；后勤管理为HQ；培训管理为PX等)+顺序号组成，表达形式如下：T1PM-CIHAFI制度类别+同类制度顺序号(从01、02、03)制度文件代号深圳市天利物业管理有限公司缩写如：人事行政管理制度关于后勤管理制度编号为：T1pm-HA-HQOI4. 4.10受控范围其它规章制度支持表格的编码方法：-表格在此文件中的顺序号（从01、02、03）文件编号4.4.11质量管理体系文件和正文页和封面页格式A.体系文件

15、正文页格式页眉中所有字体为宋体小四号字，页脚中所有字体为宋体小五号字，页边距为:上3.6cm,下2.0cm,左2.0cm,右2.0cm。页眉中版次为本文件所属质量管理体系版次，修改状态为本文件被修改次数。B.体系文件封面页格式文件名字体采用黑体二号字，编制、审核等采用黑体四号字，其他为宋体小四号字。C.质量记录正文页格式页眉、页脚中所有字体为宋体小五号字，页边距为：上2.0cm,下2.0cm,左2.0cm,右2.0cm。记录名称为宋体加粗三号字，正文为宋体小四号字。4.4.12建议编制/更改文件需填写文件更改申报表，经部门负责人确认后，报品质管理部。集中编制/更改时可只填写一个文件更改申报表，经管理者代表或品质管理部经理审批。4.4.13体系文件通过审批后,最迟自文件标明的生效日期开始生效执行。4.4.14文件修改时，有