酒店筹建相关制度和流程.docx

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1、酒店筹建相关制度和流程1、市场营销部项目洽谈，意向初步确定后提供项口概要到集团筹开小组。2、项目组会同筹开小组考察项目、做项目预算。3、如项目需要前期咨询服务，在市场营销部与业主签订前期服务协议后，向集团筹开组提供项目图纸及有关咨询服务具体需求。4、集团筹开小组提供项目进度表给到业主项目组并协助市场营销部开展前期咨询服务5、市场营销部项目签约，项目移交给营运部，包括项目协议及档案资料6、集团筹开组开始前期筹开工作。审图、提出意见和建议，确定酒店性质和功能及布局，7、待图纸审核结束、酒店定位确定后，集团筹开组向业主递交并确认投资概算、工程进度表、筹建计划表、酒店组织机构和岗位编制图、工资体系表、

2、筹建预算表等8、集团筹开组工程人员进入工程筹建跟踪以确定图纸深化和样板房，财务部台账建立9、集团筹开组做好开业预算、经营预算给到业主项目组10、组建项目个案筹建组，培训总经理11、进入现场筹建开业流程12、集团筹开组、工程部做好筹建跟踪监督工作和工程现场管理监督工作13、财务部、采购部协助筹建工作14、验收开业，筹开结束。营运部进入经营管理，工程部协助工程决算，市场营销部、财务、行政人力资源部、采购部进入经营协助监督阶段。第一章开业工作流程1 .开业前期准备11酒店总经理经过开业工作专项培训，培训由集团人力资源部和营运部落实；1.2. 总经理到位后，首先到集团营运部，了解新店项目合同内容、业主

3、情况（包括联系人、联系方法），并取得合同副本（复印件）；1.3. 总经理与各集团各部门负责人交流对接1.4. 到工程部了解工程进度情况、施工队情况、项目经理（联系电话）、酒店外立面、门头及灯光设计、酒店布局图（包括后场布局）、房屋布置图、房型统计等资料；15.到工程项目经理和营运部处，取得新店项目计划进度表、工程进度表、组织机构岗位编制表、工资体系表；1.6. 到集团相关部门领取如下营运手册：酒店管理手册、开业手册、工程手册、总经理手册、营运手册、营销手册、行政人力资源手册、培训手册、财务手册、VI手册、会员手册、员工手册、集团与单店衔接手册，以上手册作为需移交物；做好领用手续，作为酒店保管物

4、品，由总经理负责保管;1.7. 到集团人力资源部确认开业经理邮箱己经开通；1.8. 到集团营运部领取相关工作计划表单、各类文件样本；1.9. 到新店现场，了解酒店位置、工程情况，认识熟悉项目经理、业主、施工队负责人；1.10. 如果在上海以外地区，需落实住所的：经审批后可租借酒店附近的住房，根据审批控制租赁费用，一般签三个月租期；1I1落实通讯设备（筹备处固定及传真电话、网线）并向业主（营运部）申请电脑或相关配置；1.12. 与工程部联系，了解电话交换机供应商和交换机安装时间进度计划，与供应商联系确定酒店总机号码，在电信营运商处申请电话号线时，注意洽谈长途IP电话的结算折扣事宜；1.13. 根

5、据新店项目计划进度，按照集团开业筹建范本编制筹开详细工作计划进度表，上报主管总监；114.工作计划应定期对照检查，并根据新店项目计划变化，适时调整（集团定期召开新店项目协调工作会议，讨论开业进度与协调事宜）；1.15. 开业准备工作时间进度，应严格按照新店项目计划落实，当开业工作因故不能按计划完成时，应及时向主管总监报告，以便及时进行反馈和调整。2.开业指导工作表酒店开业筹建相关制度和流程为了加强酒店开业前的筹备阶段的物资采购和开办费用、资金管理，也为了与后续管理团队的顺利衔接，特制定以下制度和规定（以下工作均以合同签订生效之日起开始）：A、采购和开办费用的规定和流程一、筹建小组资金使用流程和

6、规定：1、编制月度的开办费用预算。1）每月由酒店筹建组按已确定筹建期总费用编制月度的筹建费用预算，报集团筹备小组财务部、财务管理中心、总裁办审核签批。2）每月酒店筹建组严格按签批后的月度开办费用预算进行控制。2、筹建期间开办费用支出1）在预算内的工资、固定资产、交际应酬费等：用于筹备阶段的工资、招聘、培训、固定资产、交际应酬及市场调研和前期销售费用、公用事业费、交通费用、零星采购等，宜接由酒店筹建组总经理审批；有发票的必须由报销人凭发票前来报帐。2）超预算部分，则须再报集团筹开小组财务、营运总监、财务总监审批。对IOOo.00以上的费用支出：一律只允许使用支票（此规定须在银行户头建立后执行，在

7、银行户口开立之前，以现金形式支付）。3、工程款项支出不在开办费用支出范围之内，但根据合同规定的管理模式，如若工程项目确需集团承担的，则均必须全部再经由集团工程部和财务总监及总裁、董事长审批。4、所有现金银行收支酒店筹备组都必须根据会计制度建立相关账册和账目进行核算，集团筹建组建立台账。5、筹建组财务部严格控制预算、严格监督每笔费用和筹备资金的使用情况。:、筹备物资的采购申请流程和规定:1、筹建组采购前必须提交物资采购申请单，格式由财务部确定并提供；2、若所采购物品为日常费用开支的前期预算内费用物品，则筹建组在采购前提交采购申请单，注明所采购物品的名称、规格、数量、用途、单价、总金额等，由筹建组

8、处财务经理和总经理签字审批；3、若属于筹备阶段使用的固定资产和开业所需的经营物资，则除了筹建组财务经理和总经理签字审批外，还必须经由集团的筹开组的采购经理、财务、营运总监和财务总监审核，总裁室审批方可采购，且所有报价必须报由集团采购、财务、营运总监、财务总监存档。4、物资进场后，必须由仓管人员、采购、使用部门负责人共同签收入库领用。5、采购完后凭借发票和采购申请单前来财务部填写费用报销单，手续按第一点的现金使用规定审批手续制度执行，最后由财务部进行销帐；6、筹建组物品的采购在采购人员未到岗前统一由筹建组行政办公室统一汇总采购,财务部门审核，采购人员到岗后则全权由采购人员负责采购。B、财务账务的

9、建立1、根据集团规定、酒店的管理模式、酒店设施规模及会计制度，进行会计科目软件的设定并启用。2、筹备期间的费用全部作为开办费用列支，一直到开业后第一笔收入的实现即转入长期待摊费用分摊。3、集团筹开小组建立台账进行跟踪监督，台帐建立时间为合同生效之日起发生的费用。C、开业时财务筹备工作的主要工作内容（详见附表）以下酒店财务筹备工作均为按照时间先后顺序1、岗位的确定；2、财务软件的确定；3、会计科目的设定；4、筹备阶段的开办费预算；5、酒店开业经营物资的采购计划；6、银行开户和税务发票的联系和购买；7、各项财务制度和操作流程的制定；8、表单确定；9、各部门物资采购申请；10、 酒店的年度经营利润预

10、算的编制、开业三个月的流动资金预算、年度采购计划;11、 各管理软件的培训开始；12、 PoS机安装和培训；13、 外币兑换代理行的确定和培训；14、 部门培训开始，结合营业部门的培训共同进行模拟演练；15、 营运物资进场验收。财务部筹备规程为了加强单体酒店开业前的筹备工作的管控，统筹规范单体酒店的财务筹备工作，特制定以下规定：1、筹建组财务工作的开展均以业主和集团双方签署的合同的生效之日其起算；2、酒店筹建组的财务工作均以筹建组其他各部门所发送的单店资料为基准展；3、筹建组的信息资料库-人事部门的酒店筹备的所有资料必须及时发送筹建组组财务部门，筹建组财务部门所需资料也均可从小组人事部门索取，

11、并按各单店分别存档；4、酒店人员配备、工资标准及组织架构均需筹建组人事部和小组负责人签署后交财务部存档；5、筹建组财务部门的主要档案有：筹备酒店的情况概要、往来函件、管理合同、销售计划、所有预算（开办费预算、开业现金流预算、开业经营预算）、开业物资采购计划、筹备进程表、酒店人员配备组织架构、工资标准、工资报表、酒店和集团确定的会计科目、筹备期间的台账、酒店筹建处的账目、筹备阶段的财务报表；6、酒店所有支出均必须预先经由酒店部门经理、财务经理和店总签批，超预算部分都必须再经由集团筹开组财务部、小组负责人及集团财务管理中心审核，总裁室审批，工程款项的则必须再经由集团总裁室、堇事长签批，签批后以传真

12、回传形式，酒店受到签批后的传真方可进行支付款项；开业物资、固定资产的采购项目和所有工程项目也均按此执行；7、所有酒店的开办费开支及其他一切现金流支出，集团筹开组财务部门均设立台账进行跟踪监督，并上报集团筹开组的负责人及集团财务管理中心；8、酒店开业所设定的会计科目都必须经由集团筹开组财务部门和集团财务管理中心确认方能据以进行开展财务核算工作；9、所有开业物资的采购申请都必须预先由酒店部门经理、财务经理和店总签批，再经由集团筹开组财务部、小组负责人及集团采购中心和财务管理中心、总裁室报批，所有采购合同及报价都必须报筹备小组财务部、小组负责人、采购中心和财务管理中心存档，然后筹备小组将签批后的报价

13、和合同以传真形式回传,酒店受到签批后的传真方可执行采购行为；10、酒店所有的支出、预算和采购计划等都必须经由集团筹开组财务部门审核；IK所有涉及财和物的制度、方案都必须报由集团筹开组负责人及相关部门共同协商并由小组负责人签批后后方可执行；12、所有涉及财、物、工程方面的资料和信息必须由酒店筹建组及时传达到集团筹开组财务部门，再由筹备小组财务部根据实际状况如实上报集团财务管理中心;13、当酒店的筹备工作正式开展时，集团筹开组财务部门进行筹备工作计划进度的实施阶段，酒店根据自行设定并经确定的计划进度表定期将筹备工作的进度定期报集团筹开组财务部门；筹备小组及时跟踪及监督酒店筹备工作的进度情况;14、

14、集团筹开组财务部门每月和酒店筹建组进行账目核对，确保筹备相关数据的准确性和可靠性。人力资源部分筹备流程筹建期第一阶段：1 .根据酒店的实际情况，制定本部门的组织架构图及人员编制；2 .依据集团制定的酒店组织架构及人员编制框架，收集各部门制定的组织架构图及人员编制方案，与总经理等高层管理人员研究讨论。制定出整个酒店的行政架构图及人员编制方案，并送集团公司审批；3 .对当地酒店业员工工资及福利、待遇作大量的市场调查，依据集团公司制定的工资架构框架，与总经理、财务总监讨论制定出酒店开业后的各级员工的工资、福利、待遇以及筹建期间员工工资、福利、待遇等，并报集团公司审批；4 .准备筹建小组人员临时工作证

15、，及员工食宿安排。筹建期第二阶段：1 .依据集团管理规范手册，制定整个酒店筹建期间，员工培训期间的所有规章制度，特别是考勤制度；与财务部讨论制定出各阶段、各级别员工的劳动合同；2 .依据集团总部表格及V1手册，设计出酒店开业后需用的所有人事管理表格，交采购部作适量印刷（这些表格在筹建期间可适用）；3 .根据酒店的施工进度，收集各部门的招聘员工计划，编制出一套完整的招聘方案，并送总经理及集团公司审批；4 .依据招聘计划，完成下列准备工作：印刷员工求职申请表 联系报纸、电台、网站等作招聘广告 确定招工地点联系并确定员工培训地点编写招聘流程分发至有关部门5 .向集团申请印刷或领用员工手册，员工入职后人手一册。6 .为应付员工招聘后的大量培训工作，安排培训经理入职，并与总经理及各部门总监讨论，审理各部门的培训计划，并最后定案。依据培训手册制定一套整体培训计划：员工入职培训、英语培训、管理人员培训、秘书培训等；7 .制定人力资源部开业时需用的物品采购清单（特别是员工更衣柜、员工食堂、员工倒班房、培训器材等的采购）；8 .与