TLPM-QP740-01采购及供方控制程序.docx

《TLPM-QP740-01采购及供方控制程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《TLPM-QP740-01采购及供方控制程序.docx（25页珍藏版）》请在第一文库网上搜索。

1、1o目的通过对物业管理中服务项目和供方的评估选择及采购行为的有效控制，确保采购的产品（服务）符合规定的要求，为业户提供满意的服务。2.0范围适用于公司所有服务供方和采购供方的评估选择与产品采购工作。3.0主要职责部门/岗位工作内容董事长或董事长授权人负责合同总金额在10万元以上采购项目的审批。集团财务总监负责合同总金额在10万元以内采购项目的审批。公司领导负责在权限范围内对服务供方和采购供方选择、评估结果的审批及一切物资采购申请和采购合同的审批。行政人事部负责组织实施公司所需物资、服务及工程供方的接洽、招标和评审工作；负责组织与供方的合同谈判和合同上报审批以及签订工作；负责公司所需物资的采购实

2、施工作。品质管理部负责公司所采购物资的验收、入库及资产管理工作。负责审核环境外包服务项目申请单；负责审核环境类外包服务项目的经济合同分包服务新供方的评审；对环境供方服务质量进行半年度、年度评定。工程技术部负责审核工程、设备外包服务项目申请单；负责审核工程类外包服务项目的经济合同分包服务新供方的评审；对工程供方服务质量进行半年度、年度评定。管理处负责参与对其所采购的物资、服务及供方合同进行评审。4.0方法和过程控制4.1供方选择原则4.1.1供方的选择应遵循“质量第一、服务至上”的原则，选择有较高信誉的供方。4.1.2对生产型供方的选择，应遵循就近、产品质量好和服务及时性原则。4.13对服务性供

3、方的选择，应遵循行业内口碑好、有专业资质的原则。4. 2供方选择方式4. 2.1商务谈判方式，流程如下A.确定商务谈判单位，商务谈判单位可从以下几个途径确定： 与本公司或集团公司发生过与采购、外包项目相关业务关系的单位或个人； 采购、外包项目原合同执行单位； 采购、外包项目及主管部门推荐；社会大型经合法工商注册的单位；B.商务谈判需提供三家或以上单位资料。C.相关专业职能部门编制采购、外包项目（工程施工类需物品清单和技术方案及质量标准要求）所需相关资料,行政人事部负责发放至参与商务谈判单位。D.参与商务谈判的单位应按我公司统一的报价单报价（有特殊要求需在报价单中注明），报价单需经对方单位盖章确

4、认。E.商务谈判项目经各部门评审、总经理审批后，按合同评审及管理程序进入相关程序。4.2.2招投标方式，流程如下：A.确定投标单位，可从以下几个途径确定：与本公司或集团公司发生过与招标项目相关业务关系的单位或个人；招标项目原合同执行单位；招标项目及主管部门推荐；社会大型经合法工商注册的单位。B.招投标需提供三家或以上单位资料。C.编制招标书工程技术部负责编制工程施工及设备保养类招标文件。 其他相关专业职能部门负责编制其他类商品采购、外包项目招标文件。 使用部门负责提供招投标项目需要的相关资料。行政人事部负责将招标文件发放至参与投标单位并抄送到评标小组成员。D.现场踏勘及投标答疑根据招投标项目的

5、实际需求，组织相应的现场踏勘及举办投标答疑会，由招投标项目单位对投标单位提出的问题进行答疑。F.组成评标小组评标小组由以下人员组成： 领导成员：总经理或委托的人员、副总经理、总经理助理； 成员：行政人事部、品质管理部、工程部、财务部、主管副总、使用部门负责人及其他人员；秘书：行政人事部采购专员。G.开标、评标、定标投标单位应在指定的投标时间递交标书。行政人事部负责接收投标单位递交的投标书，并负责检验投标书密封的完整性。在投标书送达后，组织评标小组成员开标，对所评审的项目应给出明确的结论，并将评审结论记录在项目定标审批表上，由参加评审人员签字。各参与评审人员现场根据评标情况填写竞标单位评议情况汇

6、总表，按程序报批，经审批后确定的中标合格供方。H.电话通知行政人事部负责电话通知中标公司，再进入合同签订程序。K.签订合同按照合同评审及管理程序要求进行。4. 2.3其他方式由公司总经理或委托人书面授权使用部门采用除以上两种方式外的其他方式进行供方选择，需签订合同的按照合同评审及管理程序相关要求进行。4.3供方评审的内容4.3. 1生产型供方（物资零售/批发/代理）评审内容（包括但不限于以下内容）A.供方资质营业执照、税务登记证等经营证件;（特种）行业资格证书。B.质量水平物料来件的优良品率；质量保证体系；样品质量；对质量问题的处理。C.交货能力交货的及时性；扩大供货的弹性；出样的及时性；增减

7、订货的反应能力。D.价格水平优惠程度；消化涨价的能力；成本下降空间。E.技术能力工艺技术的先进性；技术问题的反应能力。F.后援服务零星订货保证；配套售后服务能力。4.3.2服务型供方评审内容（包括但不限于以下内容）服务型供方主要包括：二次供水池（箱）清洁服务、清洁外包服务、绿化外包服务、垃圾清运服务、消杀（毒）服务、外墙清洗服务、消防系统维保服务、电梯维保服务、空调设备保养服务、停车场系统维保服务、重大维修工程服务及其他。各类服务供方评审内容如下表所示：分包服务项目评估内容水池（箱）清洗服务1 .供方应具有国家/地方卫生主管部门（如深圳市卫生防疫站）颁发的营业执照。2 .供方清洗人员应具有国家

8、/地方卫生主管部门颁发的健康证、上岗证。3 .供方技术能力。4 .供方市场信誉。5 .价格。清洁外包服务1供方具有营业执照及相关证书。2 .供方技术能力。3 .供方市场信誉。4 .价格。绿化外包服务1供方具有营业执照、资质证书及相关证书。2 .供方技术能力。3 .供方市场信誉。4 .价格。消杀/毒服务1供方具有营业执照、资质证书及相关证书。2 .供方技术能力。3 .供方市场信誉。4 .价格。垃圾清运服务1供方具有营业执照。2 .供方市场信誉。3 .价格。外墙清洗服务1 .供方具有营业执照。2 .外墙露洗人员具备深圳市劳动局颁发的高空作业许可证。3 .供方技术能力。4 .供方市场信誉。5 .价格

9、。消防系统维保服务1供方具有营业执照、资质证书等相关证明文件。2 .供方行业内信誉。3 .供方技术及后援服务能力。4 .价格。电梯维保服务1供方具有营业执照、资质证书等相关证书。2 .供方技术及处理问题的能力。3 .行业内信誉。4 .价格空调设备维保服务1供方具有营业执照、资质证书等相关证书。2 .供方行业内信誉。3 .供方技术及后援服务能力。4 .价格停车场系统维保服务1供方具有营业执照。2 .供方技术及处理问题能力。3 .价格重大维修工程服务1供方具有营业执照、资质证书等相关证书。2 .供方技术及后援服务能力。3 .行业内信誉。4 .价格4.3.3免评审供方A、知名大型连锁商场（超市），如

10、：家乐福、天虹、万佳、华润、沃尔玛、百佳、新一佳、苏宁电器、国美电器、顺电、山姆会员店、百安居、麦德龙等;B、产品原生产厂家（必须具备厂家出厂证明）。4.3.4供方提供合同条款的合理性须加以评价，必要时提出修改意见并与供方沟通，直至双方达成一致。4.3.5对于固定的供应商，须与供方签订合同或协议。4.3.6外包工程项目须制订报价清单和检查/工艺流程标准，按要求评估。4.4各类供方的评审要求4.4.1服务供方对生产型/服务型供方，应由行政人事部组织品质管理部、财务部、服务使用部门及相关专业人员到供方现场进行考察，了解供方生产能力、财务状况、品质保障能力、售后服务等信息，并填写供方实地考察评审表。

11、必要时需到供方客户现场了解产品/服务的具体情况。4.4.2采购供方对物资（品牌）零售/批发/代理供方，应到供方现场进行考察，了解供方资料、办公地点、人员等的真实性；通过电话咨询被评估供方的现有客户，或到其客户现场了解供方产品的质量、售后服务等信息。并将考察结果填写供方实地考察评审表。4.4.3合格供方登记行政人事部负责将合格供方登记在合格供方登记表中。4.4.4合同签订行政人事部负责填写策划方案/合同呈批表，并将已中标单位的一式四份合同原件一并按程序报批，经批准后由行政人事部负责签订合同，并将两份原件分别交财务部和档案室存档，使用部门和行政人事部留存复印件备查。4.5合格供方资格的定期评估与合

12、同续签4.5.1对已选择提供服务的供方（包括免评审供方），由服务使用部门每年根据相关的监控记录及服务情况对其进行一次复评，填写年度供方评价报告,并报总经理审批。评估除按前述第4.3条执行外，重点审查各部门对供方工作的检查、验收记录。如服务供方在半年内连续三个月服务不符合我司要求，采购供方在半年内出现两个批次不合格供货,相关部门应取消其合格供方资格，更新合格供方登记表，另行评估、选择供方。经年度评估合格的供方或服务方，方可参与下一年度该分包项目的投标。4.6供方监控4.6.1部门负责人根据本项目的实际情况，指定一名或多名监控人员，负责对服务供方的服务质量进行监控，监控的依据主要是与供方签定的合同

13、约定、公司制度要求、相关服务标准要求。4.6.2服务供方应于每月28日前提交下月工作计划；每月5日前，提交上月问题点的整改措施。4.6.3供方监控人必须每天对供方进行检查，并做好记录。内容包括：A.供方员工出勤情况，须填写分包方员工考勤表或使用其他考勤方式进行考勤；B.员工仪容仪表是否符合公司BI要求；C.产品/服务质量是否符合合同要求；D.各项定期作业等本日工作任务的完成情况；E.各项问题点的纠正措施落实情况；F.工作完成后清场情况；G.其他。4. 6.4对于清洁、绿化、消杀（毒）、垃圾清运外包服务的监控，不仅要按照4.6.1、4.6.2和4.6.3的要求进行，还要严格按照环境供方管理作业指

14、导书进行监管，详见其具体内容要求。4.7 合格供方档案管理行政人事部应对所有合格供方建立独立档案，档案应包括下列材料：合法经营资格证明材料；专业服务资质证明（必要时）；供方实地考察评审表；一项目定标审批表；竞标单位评议情况汇总表；策划方案/合同呈批表；年度供方评价报告。4.8 采购的实施4. 8.1采购的分类与控制对直接应用于业户服务和维修的物资、对外分包服务项目的采购，相关部门应组织对供方进行评估，在经评估合格供方处实施采购。具体评估工作参照本程序4.3条执行。4.8.2采购文件的审批A.物资申请部门对所需物资，每月在规定时间内填写物料申请采购入库领用表进行申报。必要时，对专业技术较强的物资

15、采购，申购部门应提供采购技术说明作为采购和验收的依据附在物料申请采购入库领用表后，按采购审批流程进行报批。B.紧急临时采购金额在Iooo元以内的，经请示部门负责人后，先行购买，并在一个工作日内补办流程。对于金额超过1000元的，应由部门负责人电话请示总经理并发短信息确认后，先行购买，并在一个工作日内补办流程。C.采购人员收到已审批完的物料申请采购入库领用表后，与相关合格供方进行沟通并向相关供方发送材料采购订单实施采购。D.当公司或业户提出在供方现场实施验证时，公司必须在采购文件中对要开展验证的安排和产品的放行作出规定。4.9采购物资的检验4.9.1对采购来的物资，品质管理部负责点收，申请部门负责办理入库手续,相关使用人员负责检验。验