TLPM-WI640-01-02 9S管理作业指导书.docx

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1、1O目的为顺利开展9S活动提供操作方法、标准、依据，特制定本作业指导书。2.0范围适用于公司各部门及管理处。3.0职责3.1品质管理部负责9S活动推行。3.2行政人事部负责具体策划9S监督协调计划实施，领导各管理处开展活动，定期检查总结，并公布每期查核结果。3.3各管理处负责落实一名9S管理员，负责对本处9S活动的实施与检查。4.0名词定义9S管理是起源于日本的5s一整理(SEIRI)整顿(SEITON)、清扫(SEISO)清洁(Setketsu)素养(Shitsuke),它们的日语的罗马拼音均以S开头而简称5s。我司在原来基础上扩展了安全(SAFE)、节约(SAVING)、服务(SERVIC

2、E)满意(SATISFACTION)四项内容，形成9S管理体系，培养员工良好的工作习惯，其最终目的是提升人的品质，养成良好的工作习惯。4.1 整理(SEIRI),就是将混乱的状态收拾成井然有序的状态，对“不要”的东西进行处理。4.2 整顿(SEITON)是指整理散乱的东西，使其处于整齐的状态，要的东西依规定定位、定量、定置摆放整齐，明确标识。4.3 清扫(SE1SO)是指清除工作场所内的垃圾、脏污，设备异常马上修理。4.4 清洁(Setketsu)是指一直保持清扫后的状态，将上面3S的实施制度化、规范化，并保持效果。4.5 素养(SH1TSUKE)是指在个人行为和礼仪两方面做得好，严格遵守企业

3、推行9S规定，养成良好习惯。4.6 安全(SAFE)是指识别消除危险源和安全隐患，纠正安全违章行为。4.7 节约(SAV1NG)是指减少浪费，降低成本。提高材料、设备、资源利用率和资源的整合效应。4.8 服务(Severive)是指要经常站在客户(外部客户、内部客户)的立场思考问题，并努力满足客户要求。服务意识必须作为对其员工的基素质要求来加以重视，每一个员工也必须树立自己的服务意识。4.9 满意（Sastafaction）是指客户（外部客户、内部客户）接受有形产品和无形服务后感到需求得到满足的状态,创造客户、领导、员工都满意的和谐企业文化。5.1 推行要领5.1 整理5 .1.1每月对文件（

4、包括电子文档）作盘点，把文件分为要（有效）和不要（过期无效）的,不要的全部销毁。必要文件交资料管理员送档案室归档。6 .1.2每月对记录表单（包括电子文档）作盘点，盘点后的有效记录表单统一交资料管理员送档案室存档。5.1.3对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”。其分类如下：A.设备：电脑、打印机、文具等；B.空间：柜架、桌椅、储物箱等；C.物品：个人用品、装饰品、各种资料；5.1.4依据必要品的使用频率和常用程度基准表决定物品的“要”与“不要”；必要品的使用频率和常用程度基准表常用程度使用频率处理方法低过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用丢弃中在过去的6个月中只使用

5、过一次的物品一个月使用一次的物品集中存放（例如归档或存放在库房中）高一周使用一次的物品每天都使用的物品每小时都要使用的物品保存在办公桌或随身携带5.1.5.“不要”物品经各部门负责人判定后，集中处理;5.2整顿5.2.1办公区整顿：A办公桌：桌面除文件、电脑、水杯、电话、文具外，不允许摆放其他物品；常用办公用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌的一定区域内；电脑线、网线、电话线有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾干净；B抽屉：抽屉里尽量不放办公用品。最下层抽屉可以存放个人物品、参考资料（文件夹、辞典、手册、商品目录等）、空白稿纸、不常使用的文具等；C座椅：

6、靠背、座椅一律不能放任何物品，人离开时将椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内;D电脑：电脑置写字台左前角，竖式主机置桌面下；E座位屏风：内外侧不允许有任何张贴；F垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角；G桌洞下不得堆积物；H外衣手袋：请置挂于衣帽间或抽屉内，严禁随意放在办公桌椅上；J饮水机：放指定地点，不得随意移动；K报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内。5.2.2文件、资料整顿：A档案管理依据文件控制程序执行；B将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况分为每日必用、常用和不常用三种，不常用的文件要尽快处置；C电子文档整理依据文件控制程序执行；D硬盘里的

7、电子文档、资料分类必须条理清晰，电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存；E储存公用信息的光盘采取保护措施。为了明确存储在光盘里的信息，建议在光盘的标签上注明题目并分类。同时光盘应保存在专用的光盘盒里。5.2.3信件、电子邮件(OA)整顿：A建立临时文件夹，放置不能立即处理的信件；必须保存的信件则放在信件文件夹保存;B办公自动化里面重要邮件应该及时备份；C为了减轻服务器负担，提高响应速度，办公自动化中已阅读邮件要定期清理，各部门、各岗位的存储邮件数量要明确，系统管理员不定期抽查。5. 3清扫5.3. 1清扫个人办公区域：桌面、桌洞；5.3.2办公设备：电脑、电话

8、、传真机、复印机、打印机等；5.3.3清扫标准：要求个人区域桌面干净整洁，桌洞内无垃圾、无杂物遗落；5.3.4文档、桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件。超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的应存档。无破旧的卡片、册子、档案、报刊、与工作无关的文件；5.3.5清扫时间：每天下班后5分钟。5.4清洁5.4.1彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作；5.4.2利用文化宣传活动，保持新鲜活跃的活动气氛，保持其意识。5.5素养5.51严格按照BI管理作业指导书规定，执行标准化管理；5.5.2严格按照员工手册规定，自觉履行其职责。5.6安全5.6.1安全培训、教育详细学习且掌握；5.6.2

9、安全监察不可忽视，切勿熟视无睹；5.6.3建立健全风险源识别及管理制度。5.7节约6.6.1加强培训其员工节约意思，鼓励实施创新节能降耗措施；6.6.2严格考核员工，以克服其消极逃避责任的行为；6.6.3提高其员工的自检能力，使其服务无失败，这就是最大的节约。5.8服务5.8.1严守标准，精益求精，其服务活动严格按体系文件规定执行；5.9满意5.9.1用一颗感恩的心对待客户、同事、公司；5.9.2讲究礼貌，各司其职，密切配合。6.O9S实施6.1检查6.1.1检查频次及方式每月不定期检查2次，行政人事部确定具体时间，行政人事部与品质管理部共同实施检查。6.1.2检查人员的确定行政人事部确定检查

10、评审人员及人数，一般不应少于5人。6.1.3检查方法A自查，就是工作现场的自我检查9S实施情况的活动，由职能部门与各管理处自行实施，一般每周一次；B检查组成员检查，检查组成员每月按照标准中的样本随即选取部分抽样规定，对其工作现场进行检查，并将其检查结果填写在物业服务品质监督检查记录表中。6.1.4检查要求每次检查组成员检查完毕后，各成员要将现场记录交先插主管统一组织汇总处理，检查结果以通报的形式发到各部门。6.2办公室5分钟/10分钟9S活动内容如下:活动内容五1检查你的着装、工牌以及清洁程度；分2检查是否有物品掉在地上或乱放置在桌面上，如橡皮擦、回型针、文件及其它；钟3整理和彻底清洁桌面；9

11、S4检查存放文件的位置，将文件放回它们应该放置的位置；活5扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品；动6检查档案柜、书架及其它家具等，将放得不恰当的物品改正过来。十1实施上述五分钟9S活动的所有内容；分2对电脑、传真机及其它办公设备外表保持干净，无灰尘；钟3对办公区域标示、标签的整理、固定等；9S4保持办公区域地面干净、整洁；活5清除垃圾篓内的垃圾；动6检查电源开关、电脑、打印机、复印机等设备开关是否已关上。6.3检查评分标准6.3.1其各项目检查评分标准如下:一、会议及培训会议类型规定时间标准处罚细则处罚细则（扣考评分）总结会（17：OO-17：30分）会议时间不超过45分钟（特别约定的除外）

12、1、与会者准时到会，带好会议记录本、笔及相关资料；2、遵守会场纪律，（着正装、手机调整为静音或振动状况、不交头接耳、开小差、乱走动、打电话等）；接听工作电话必须请示会议主持人同意后方可出外接听；3、汇报工作重点，言语准确简练，确定完成日期合理准确；4、只谈当日重点跟进事项，做好会议记录。1、迟到一分钟扣10元,没有准备好会议物品及资料者每次10元；2、主持会议者迟到或延长会议时间均按第一条处罚；3、不遵守会场纪律的每次扣5兀O每违反一次0.1例会会议不超过90分钟（具体时间由当日提前半天通知，一旦通知如无特殊情1、准时开会，不因有人迟到而等待；2、会议约定工作任务的完成时间，各责任人必须按时完

13、成，如确有实际困难无法按时完成，必须及时与上级主管沟通，在获得同意后方可更改完成时间，随意更改完成时间的视为无效，并作扣款处理。1、参见第一条2、视情况每次扣20元每违反一次0.1况不得更改）班会会议时间不超过30分钟参照第一条参见第一条每违反一次0.1会场纪律1、有女同事在不能抽烟（除非得到女同事同意）；2、保持坐姿端正；3、保持会场安静及正常秩序；不乱走动；4、会后各自带走产生的垃圾及座椅等设备设施归位，保持桌面干净整洁；5、会后关闭设备及灯光、空调等；确保会前状态；6、开会过程中如有意见或发言时应举手请示主持人，同意后方可进行发言，不得随意中途插话。1、不遵守会场纪律的每次扣5元；2、不

14、按要求保持会场整洁、设备设施归位的扣每次5元。每违反一次0.1二、着装类型要求处罚细则处罚细则（扣考评分）外套1、按要求着装每违反一次扣10元每违反一次0.1分2、着装整洁，无污渍、破损衬衫1、着装整洁，无污渍、破损、异味2、无卷袖、不系扣等不雅行为1、每违反一次扣10元2、每违反一次扣5元每违反一次0.1分领带1、按要求更换领带2、整洁，无污渍、破损1、每违反一次扣10元2、每违反一次扣5元每违反一次0.1分工牌1、按要求位置佩戴2、整洁，无污渍、破损K每违反一次扣10元2、每违反一次扣5元每违反一次0.1分袜子1、按要求着深色袜子2、整洁，无污渍、破损、异味等1、每违反一次扣10元2、每违反一次扣5元每违反一次0.1分皮鞋1、男、女同事均要求穿黑色皮鞋，工程部专用劳保鞋2、随时保持光亮，勤打油3、整洁，无污渍、破损1、每违反一次扣10元2、每违反一次扣5元3、每违反一次扣5元每违反一次0.1分三、精神风貌类型部位要求处罚细则处罚细则（扣考评分）男同事头发定期剪发，不染发；保持整洁，无头皮及异味。每违反一次扣10元每违反一次0.1分皮肤及嘴唇1、脸部及手部建议用护肤霜保养，不脱皮；2、嘴唇在干燥气候时建议用唇膏。每违反一次扣5元每违反一次0.1分胡须及鼻毛每日修剪每违反一次扣10元每违反一次0