【秘书人员应具备的能力问题研究4300字（论文）】.docx

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1、新形势下秘书人员应具备的能力探究目录试论新形势下秘书人员应具备的能力摘要1一、前言I二、新形势下对秘书人员能力的要求2（-）高效的工作能力2（二）敏捷的应变能力2（三）较强的保密意识2三、新形势下秘书人员能力方面存在的问题3（-）对专业知识掌握不全面3（二）缺乏危机处理能力3（三）保密意识淡薄3四、新形势下秘书人员能力提升策略3（-）加强自身知识储备4（二）提高自身综合素养4（）增强自身责任意识4五、结语5会文献5摘要如今，秘书已经是一个非常广泛的社会职业，在各级政府机构或公司中都有普遍设置，他们在社会发展中起着非常重要的作用。但是随着社会的发展和经济的进步，秘书工作的环境变得更加多变和复杂。

2、因此，要想提高秘书人员的工作效率和质量，对秘书人员应具备的能力进行探讨，发现存在的问题并积极探寻解决路径具有极大的必要性。基于此，本文在对新形势下秘书人员应具备的能力进行简单论述的基础上，对秘书人员在实际的工作中存在的问题迸行了剖析，并在最后对新形势下秘书人员能力提升策略进行了探讨。希望以此来促进新形势下秘书人员综合能力的提升，帮助组织单位更好的发展。关键词：新形势；秘书；能力一、前言现阶段，随着我国经济体制改革的不断深入，企事业单位和个人对秘书的需求越来越旺盛。与此同时，我国秘书行业的发展也逐渐稳定下来了，正在渐渐地发展壮大成被社会高度接受并需要的一个专门行业领域。无论大小行政部门还是商业公

3、司，都离不开这个岗位的人才。今后，秘书行业的发展会更加趋于稳定和成熟，就业面也更广泛，这就意味着，秘书行业在今后的发展趋势中离不开高度资格认证这一系统化的规则。这是因为，秘书工作不同于其他职位，而是一个具有高度综合性质的职位，工作内容包含了许多方面。但是，随着现代科学技术的日新月异，社会对秘书行业的要求也更加严格。除此之外，由于秘书行业的工作量普遍很大，需要占用很多时间和精力去为上级出谋划、做报表写公文、协助进行部分管理工作等等。因此，充分适应内外部的新形势、新要求，不断提升秘书人员的综合能力，以更高标准、更优质量地完成秘书工作具有极大的重要性。二、新形势下对秘书人员能力的要求（-）高效的工作

4、能力高效的工作能力是由秘书的专业性质决定的。作为企业的秘书，要产格按照领导的指示和意图，在服从领导的前提下发挥个人的积极性和创造力。写作是秘书人员的一项基本功和基本技能，写作的对象主要是公文。秘书人员应当熟练掌握公文处理的要求与方法，以熟而求巧，并且有较强的文字能力，有着丰厚的文化知识，头脑清楚，思路敏捷；有较强的认识分辨能力和逻辑思维能力，加上丰富的词汇，流畅的文笔。公文的主要作用是解决问题、处理事务，这就涉及到工作效率的问题。为能撰写一篇高质量的公文，充分发挥公文的作用，提高工作效率，在写作时必须注意各个环节。同时，秘书人员要接受和传达领导者的指示，代表领导说话、办事、出席会议、接待来访人

5、员、与他人洽谈工作、做会议记录、接听电话等等，这都有需要秘书人员具备较强的听知能力。秘书人员要在听取批示或谈话时能迅速理解其意,记住要点，准确的捕捉住领导人发言的基本意图和出发点，触类旁通，多方面归纳综合。要能适应各种不同的表达思想习惯的人说话，即使有些人表达能力很差到东拉西扯、“语无伦次”的程度，秘书人员也要能在听话中掌握他的基本思想要点和目的。能够在会议气氛热烈、七嘴八舌、互相插话的情况下，敏锐地抓住与议题有关的内容和代表性的说明发言人态度的那些话。（二）敏捷的应变能力作为一名秘书，必须具备敏锐的洞察力、应变能力、决心和综合能力，在全球化背景下管理文件、会议、服务，解放思想、转变观念。在工

6、作作风方面，要实现从闲到实、从应付服务到主动服务、从依经验办事到科学管理的转变。在工作模式上,要从再现性思维向创新性思维转变,从服从性思维向现实性思维转变，充分发挥辅助员工的作用和综合协调作用。换句话说，为了适应新时期经济快速发展和改革的需要，社会对秘书的素质提出了更严格的要求和期望。秘书的具体工作应从被动服务转变为主动服务，从事务服务转变为创造性服务，从传统服务转变为智能服务，从而实现无越位、无决策的目标。（三）较强的保密意识所谓的保密意识，即秘书人员应当树立防止秘密泄露的意识，应当在一定时限内将秘密控制在一定的范围之中。秘书工作是一项机要工作，秘书在单位中扮演的角色是领导的助手，在工作过程

7、中直接对领导负责，并具有为领导提供参谋意见和综合性服务的责任。这就使得与组织单位内的其他人员相比，秘书人员能够更早地接触到更多的机密内容，比如领导决策、会议内容、文件资料、通讯名录等，所以秘书人员责无旁贷地具有着保证秘密不外泄的责任和义务。秘书保密工作的开展关系到组织单位的发展、领导工作的成败以及秘书人员的切身利益。由此可见,做好保密工作、严守好机密信息是对一名合格的秘书比较基本的要求。三、新形势下秘书人员能力方面存在的问题（-）对专业知识掌握不全面秘书人员的业务具有综合性。秘书人员在人际交流上担负着与企业、员工等进行交流的工作，同时也承担着辅助领导、帮助领导进行决策的重要工作，因此秘书人员的

8、业务素质对公司的发展是有较大作用的。但是整体而言，秘书整体专业素养还有待提升，在人际交往、政策协调等方面有待加强。例如在津巴布韦总统在国会复会仪式上的讲话稿与早期的国情咨文的讲稿重复了，这对于一个领导来说是一个重大的失误，而这些失误则是由秘书处的疏忽造成的，由此可见不管处于何种行业，秘书都应该重视对自己的业务素质的提升。（二）缺乏危机处理能力在市场竞争格外激烈的当今社会，随时都有可能突发各种危机事件。而秘书人员作为组织单位的辅助管理者和信息的传播者,应当具有对危机事件的敏感性,时刻保持危机意识,随时做好危机警报工作,能充分地发挥好桥梁和窗口的作用，及时地将危机事件报告给领导,并辅助领导开展应急

9、工作和危机善后工作。但是，很多秘书人员由于缺乏将劣势变为优势、化危机为机遇的能力，面对突发的危机事件，往往会表现得手忙脚乱，未第一时间将情况向上汇报，更无法协助相关领导或有关部门采取应对措施，从而导致组织单位错过解决危机的最佳时机，从而丧失主动权，进一步致使事态蔓延、恶化。（三）保密意识淡薄秘书的保密工作涉及到的范内容比较多，包括会议保密、文件保密、通讯保密、涉外保密等等。但是，在实际的工作中，由于部分秘书人员没有意识到保密工作的重要性，导致经常会不经意地将一些需要保密的文件资料、会议纪要等泄露给他人，从而对单位造成一定的损失。此外，部分秘书人员也可能由于工作经验不足，对泄密信息的敏感性不强，

10、所以可能会出现把泄密信息当做一般信息处理的情况，进而导致信息被泄露。因此，加强秘书人员的保密意识具有极大的必要性。四、新形势下秘书人员能力提升策略（-）加强自身知识储备“用知识武装头脑，人才能变得聪明”。秘书人员要想高效率高质量地完成工作，不仅要有严谨细致的工作作风，还必须有丰富的知识和本领作保障。应当树立终身学习的意识，加强基础知识、专业知识和相关辅助知识的学习，积累广博的知识。在不断巩固专业知识，很好地掌握秘书科学的各个学科的同时，还需要学习周边学科的相关法律知识、心理知识、公共关系知识和其他知识。此外，由于秘书是一个实践性很强的工作岗位，因此秘书人员尤其需要充分理解和掌握各种现代办公技术

11、,培养自身的信息感知能力、获取能力、处理能力和运用能力，以便在稳的性格特质和细致灵活的处事技巧，开展信息工作时做到及时准确、全面客观、精准投送。（二）提高自身综合素养秘书是办公室里的一个非常重要的角色，服从、服务领导，服务基层，起到承上启下、协调服务的作用,秘书人员则是秘书工作的主体,能否作好秘书工作，在很大程度上取决于秘书人员自身是否具备较高层次的综合素养。而秘书综合素养是一个长期的磨练和实践的过程，需要秘书人员做出多方面的努力。秘书要从全局着眼，立足于整体来处理和解决工作中遇到的问题。在日常工作中将组织单位整体利益当作工作的出发点,不断提升应变能力与逻辑思维能力。注重对自我工作的积累与反思

12、，在日常工作中要时刻关注细节，不断强化学习，切实提升理论知识与业务技能，善于利用“化用”能力，将上级要求与外部经验转化为自身专业能力，并在工作中不断获取新知识.全面提升自身学习能力。重视理论和实践相结合，时时刻刻都要做到身体力行，把对综合素养的认识贯彻到实际工作和日常生活中去，努力使自己成为一个具有高的职业道德的合格秘书。（三）增强自身责任意识强烈的责任意识是具有良好职业道德的反映和体现。秘书人员应当加强自身对组织单位的责任感，这是履行自身的岗位义务，保证高质量、高效率工作的重要前提、是形成组织单位良好形象的先决条件。秘书人员具备强烈的责任意识，才能保证敬业职守，将自己的全身心力量投入到工作当

13、中去，才会始终将组织单位的利益放在第一位，才会自觉地保守组织单位的秘密。培养秘书人员的责任意识也需要多方发力。相关秘书人员首先应当深化自身对于秘书工作重要性的思想认识，增强做好本职工作的荣誉感、使命感。其次秘书人员要充分发挥自身的能动作用，不断强化自身的思想政治和职业道德修养。此外，良好的环境条件、和谐的文化氛围也是塑造秘书人员良好责任意识的重要形式和有利的情景因素，因此，通过思想教育、宣传引导等多种形式弘扬尊重、理解和支持秘书工作的社会风尚，创造有利于秘书工作发展的社会环境，营造良好的工作氛围，也是强化秘书人员责任意识的有效途径。五、结语秘书的概念和角色意识决定了秘书在工作中的不可替代性。秘

14、书是领导决策、知识补充的重要辅助人员，也是领导与员工沟通的重要环节。因此，秘书的业务素质的提升不仅对于秘书个人的职业发展有一定的促进作用，对于公司凝聚力、政策执行力的提升也有极大地作用。因此，本文认为秘书人员应当从加强自身知识储备、提高自身综合素养、增强自身责任意识三个方向发力，提升自己的业务能力。参考文献川张剑云.新形势下如何做好企业办公室机要秘书工作J.现代商贸工U,2017(16):55-56.雷冰霞.浅谈如何提高现代秘书的综合素养J1人力资源管理,2015(07):287.葛雪.关于秘书做好保密工作的几点思考J,安徽文学(下半月),2018(07):156/58.4姚兰.谈新时期秘书保

15、密工作的重要性J.兰台内外,2018(13):80.5郭珍.现代办公中的秘书保密工作J.企业文明,2017(08):79-80.蒋姣姣.新媒体时代企业秘书对网络舆情危机的预防与应对J1秘书,2018(02):49-55.范雅丽.浅析现代秘书的危机传播管理J.科教导刊(下旬),2018(24):156-157.网姚兰.谈新时期秘书保密工作的重要性.东方企业文化,2018(S2):130.9刘航.新形势下如何做好企业党办秘书工作的策略研究J.文化产业,2023(02):51-52.Uo1吕洁.浅谈新形势下如何做好秘书工作J1农家参谋,2018(16):149.11何小银，章玫平.秘书在网络危机应对中的作用发挥J1中外企业家,2019(25):69-70.U2邱国栋.秘书在政府应急管理中的职责研究D.暨南大学,2015.