【精选】连锁店财务会计制度之存货的核算与管理.docx

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1、连锁店财务会计制度之存货的核算与管理商品的管理（一）商品采购入库的核算与管理（1）商品采购流程（见下图）：（2）保管员（或分公司会计）在商品采购环节的注意事项：1、要认真审核柜台提交的订单，订单必须经过经理签字；2、保管要对订单中的每个品牌、每只表的销售状况有所了解，要分析补订表款的账龄、品牌周转率等。要避免滞销、长账龄表款的补货；3、保管（或会计）对店内各品牌的商品周转率、存销结构比要熟悉；鼓励订畅销、周转快、存销结构比小的品牌或款式；4、保管（或会计）要了解各品牌的滞销、平销、畅销款式的库存情况，要对存放时间长的款式进行分析；要主动与物流部咨询相关信息，最大限度消化长年库存。（3）公司财务

2、部在商品采购环节需要做的工作：1、熟知各品牌的柜台陈列要求，了解各品牌的畅销、平销、滞销系列或款式；定期对各品牌的商品周转率、存销结构比及库存增减情况进行分析；收集了解市场动态信息，努力扩大销售、降低采购风险。2、熟知所有连锁店每个品牌的销售状况及商品周转情况，了解连锁店各品牌的存销结构比和品牌增减情况；收集和了解地区消费差异和人文习惯，积极疏导和控制不合理采购；主动与销售部、物流部沟通协调，优化连锁店采购分类、努力挖掘潜力，减少库存积压。3、完善和优化采购定单审核流程，挖掘历史销售数据库的分析功能，逐步实现定单审核的科学、合理和高效。(4)商品采购环节保管及柜台的账务登记：商品到店后，保管根

3、据K3系统打印的到货通知单与实物进行核对且核对无误后，按数量、标准零售金额录入到K3系统的“到货入库”。同时，根据到货数量和标准零售金额，按品牌分别登记到库存商品分类总账手工账的借方。(如保管库房经常存放商品表，也需要设立库房库存商品明细账，并同时登录到明细账的借方。商品出库上柜时，保管按品牌、明细开具商品出库单，柜台品牌负责人根据商品出库单进行验收，验收无误后，保管员根据签字后的商品出库单登记到库房库存商品明细账的贷方(如保管员没有设立库房库存商品明细账可省略此步骤)。柜台根据验收无误及签字后的商品出库单，按品牌、型号、数量、标准零售金额登记在柜台存货商品明细账的借方。(二)商品调拨的核算与

4、管理(1)连锁店之间的货品调拨是公司降低库存积压、加速商品周转的有效途径之一，各连锁店必须积极配合。但是，连锁店之间货品调拨必须由总部品牌主管确认后方可进行。(2)调拨货品必须严格执行物流部制定的货品收发操作流程；(3)调拨货品中，收货方对无运输原因发现的货品瑕疵必须及时与发货方联系确认。对出现意见分歧收货方拒绝验收入库时，可将货品寄回总部进行确认。必要时由销售部、物流部、技术服务部共同确认相关问题及后续处理事宜，且相关费用由责任方承担。(三)商品销售的核算与管理(1)各连锁店在销售过程中，要严格按照销售部制定的销售操作流程进行。（2）各店销售商品后，柜台品牌负责人要在当天根据“销售小票”登记

5、在库存商品明细账的贷方（如有退表，在严格遵守三包规定的前提下，在明细账贷方用红字登记），并结出当日余额。（3）当班结束或当天营业结束时，领班要汇总当天（或当班）的销售日报表，经核对无误签字盖章后，交保管（或领班）及时将销售日报表的销售记录录入K3系统（最迟在次日12点前），以保证K3系统库存商品账面余额与实际商品库存余额的一致。（四）商品表进货、出库、销售的麟务登记1、商品进货、出库：K3系统录入商品到店后，保管根据K3系统打印的到货通知单与实物进行核对及验收，无误后，按数量、标准零售金额录入到K3系统的“到货入库”。库存商品分类总账的登记在将入库商品录入K3系统的同时，保管员按照到货通知单标

6、明的品牌数量和标准零售金额，按品牌登记到库存商品分类总账的借方。库房库存商品明细账的登记如保管库房经常存放商品表，保管员还须设置库房存货商品明细账手工账。保管员在登记库存商品分类总账手工帐的同时，还要按品牌、型号、数量、标准零售金额登记到库房库存商品明细账的借方。保管库房的商品出库给柜台时，保管根据签字后的商品出库单，按品牌、型号、数量、标准零售金额登记到库房库存商品明细账的贷方。柜台存货商品明细账的登记商品出库上柜时，保管按品牌、数量、型号、标准零售金额开具商品出库单，柜台品牌负责人根据商品出库单进行验收。验收无误后，按品牌、型号、数量、标准零售金额登记到柜台存货商品明细账的借方；2、商品销

7、售K3系统录入次日12点前，保管员根据导购员填写，领班签字后的销售日报表按品牌、型号、数量、实际零售金额录入到K3系统的“销售出库单”；柜台存货商品明细账的登记次日12点前，由品牌负责人（或当班导购员）将销售小票标明的品牌、型号、数量、标准零售金额登记到柜台存货商品明细账的贷方；库存商品分类总账的登记保管员根据导购员填写、由领班签字后的销售日报表按品牌、数量、标准零售金额登记到库存商品分类总账的贷方。3、账目核对保管员要及时登记库存商品分类总账和库房库存商品明细账，并按日结出余额。柜台品牌负责人要及时登记柜台存货商品明细账，并按日结出余额。保管员的库存商品分类总账反映的结存数量与标准零售金额要

8、与K3系统的结存数量、标准零售金额保持一致。保管员的库房库存商品明细账与柜台的柜台存货商品明细账余额之和，要与库存商品分类总账的余额保持一致。(五)商品销售过程中对销售发票、收据、销售小票的管理规定：(1)销售发票必须从当地税务局购买，并按照税务部门的发票管理规定正确使用和保管。销售发票不得转借、转让，不得代其他单位开发票；不得开具大头小尾、与实际不相符的发票；(2)销售发票和收据的填写必须字迹清楚，不得涂改。如填写错误应另行开具，并在误填的发票、收据上注明“作废”字样。(3)销售发票、收据由会计或保管专人负责管理。管理责任人要建立销售发票、收款收据的收发领用登记瓶簿，防止丢失、被盗。如有丢失

9、、被盗应立即向主管税务机关和公司财务部报告，并配合税务等部门查实原因，登记公告。(4)柜台销售小票必须使用商场统一印制或公司统一印制的代有连续编号的销售小票，销售小票必须专人管理保存。不得开具大头小尾以及与销售商品型号、金额等不符的销售小票。(5)给顾客开具的临时订(定)金收据，必须使用订本式、盖有连续编号的收据，收据必须专人保存。开收据时要特别注意“订金”与“定金”的含义。(六)商品盘点及相关库存报表编制要求(1)盘点基准日的选择1、各连锁店应以商场结算日为盘点基准日，以商场结算期为月报编制期。2、商场对盘点时间无要求的，可选择商场结算日也可选择公司结账日(目前是25号)为盘点基准日。但一经

10、选定，原则上不允许更改。3、盘点基准日应以当日晚24点的数据为盘点依据。(2)盘点流程及要求：盘点工作每月进行一次，6月、12月份的盘点采用盲盘方式，其他月份采用明盘方式。1、商品明盘操作流程：盘点前：库管员从K3系统的多组织库存中导出盘点基准日的库存信息，包括型号、表身号、数量、标准零售金额，再按照商品盘点明细表的格式排版打印出来，其中数量、标准零售金额列在“账存数”栏目内。盘点中：参加盘点的人员参照打印的商品盘点明细表“账存数”栏目与实物进行逐项逐笔的核对，并在实存数”栏目内打“或直接写出实际的结存数量、标准零售金额等内容。如果“账存数”与“实存数”有差异，要在“差异”栏目中注明差异额。盘

11、点后：库管员根据商品盘点明细表，编制商品盘点汇总表；库管员编制进销存月报汇总表可根据系统中多组织库存表编制，需注意的是，进销存月报汇总表中的“本期调入”和“本期销售”的数据与目前K3系统的“收入”和“发出”反映的内容可能有所不同。A：K3系统的收入数，只是每月的调人数，而进销存月报汇总表的“本期调入”包括商品的调入和调出，是两者相互抵消的数据；B:K3系统的发出数，是本期调出数和本期销售数合在一起，而进销存月报汇总表的“本期销售”指本期柜台销售数。盘点后，库管员发现账存数与实存数存在差异，应编制账存与实盘差异明细表。2、商品盲盘操作流程盘点前：库管员从K3系统的多组织库存中按顺序导出盘点基准日

12、的库存品牌、规格型号，其他条目如“表身号、数量、标准零售金额”全部空缺，空白处由参加盘点的人员填写。盘点中：1)参加盘点的人员将实际盘查的库存商品的“品牌、型号、表身号、数量、标准零售金额”如实填写到商品盘点明细表中的“实存数”栏目内。2)实际盘查结束后，保管员将从K3系统引出账存的库存商品“品牌、型号、表身号、数量、标准零售金额”等条目按顺序打印出来，由实际盘查的人员进行“实存”与“帐存”核对检查，在“账存数”栏目内打“J”或填写帐存品牌、型号、表身号、数量、标准零售金额等内容。对于出现的差异填入“差异”栏内。盘点后：1）库管员根据商品盘点明细表编制商品盘点汇总表；2）库管员编制进销存月报汇

13、总表；3）若盘点发现账存数与实盘数有差异,还需编制账存与实盘差异明细表。4）与K3系统数据核对后的进销存月报汇总表电子版需发送至总部财务部相关负责人邮箱内；纸质的商品盘点明细表、商品盘点汇总表和账存与实盘差异明细表经保管员和店经理共同签字后，寄至总部财务部备案；3、商品盘点注意事项；各店必须严格按照销售的实际日期，将销售业务录入K3系统，即K3系统中的销售日期必须与实际销售日期一致。严禁随意调节销售日期，严禁将盘点基准日的销售录成次月的销售。库管员应将当月到货单据全部及时录入K3系统。对于盘点基准日前，总部已做配货单而盘点基准日尚未收达库房的调拨货品，也应该在“账存数”栏目内反映，并在“差异”

14、栏目内标明。盘点必须采用交叉盘点法，且盘点时必须由两人共同参与盘点，即营业员不能参与盘点自己分管的品牌的商品，而应由其他品牌的两名营业员进行盘点。各店必须确保盘点明细表、盘点汇总表和进销存月报汇总表中的“账存数”与K3系统盘点基准日的库存数一致。盘点明细表中的“实存数”指实际盘查的实物数量及标准金额，不能将返厂维修表等各种理由的“以条抵物”的数量和金额列入实盘数。原则上所有货品到货后都应录入K3系统，包括展表。因特殊原因，展表不能录K3系统时，须经公司领导审批：同时库管员在编制盘点表和进销存月报汇总表时须将展表数量金额统计进去，并在账存与实盘差异明细表中说明。4、商品附件的管理：商品附件包括出

15、世纸、防伪卡、钻石卡、保修卡、说明书、表盒、宣传册等。各店对于每天入库的品牌附件应做好登记，出现差错缺失，要及时查明原因，落实责任并及时补卡。由于个人原因造成的卡遗失、错卡等，补卡全部费用由各店承担。月末盘点要将手表附件一同进行盘点，对出现的差异要进行登记、跟踪、直至补齐。5、商品盘盈盘亏的账务处理：盘点过程中发现盘盈、盘亏事项，要及时查明原因，追究责任，予以处理。对于无法核实原因或已经确认的盘盈盘亏，金额超过500元的，由保管填制商品盘盈盘亏报告单，并经店经理签字后，上报总部物流部和财务部。在未批复处理之前，分公司或总部财务部作为待处理财产损溢处理。盘点损失、盈余金额不超过500元、属于日常核算差错造成的，由保管和店经理与财务部相关负责人员协商后，纠正处理。对盘点中发现的严重影响销售而不能够确定损失金额的手表，要单独上报书面报告；由财务部协同物流部、维修部共同提出处理意见，经总部领导审批后作进一步维修或折价处理的决定。（七）库存商品减值准备的计提存货跌价准备是指在每年中期期末或年度终了，对库存商品进行全面清查时,发现库存商品存在毁损，全