物业公司业主档案管理标准作业规程.docx

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1、14.业主档案管理标准作业规程1.0目的规范业主档案的保管与跟踪工作。2.0适用范围适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。3.0职责3.1 公共事务部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。3.2 公共事务部管理员负责依照本实施档案保管与跟踪4.0程序要点4.1业主档案内容4.1.1 经也做签署的业主公约。4.1.2 经业主签署后的消防安全责任书。1.1.1 1.3业主家庭情况暨记表1.1.2 1.4钥匙领用登记表。1.1.5 业主证领用登记表。1.1.6 业主入住脸房表。1.1.7 装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料。1.1.8 1.8位置处理通知单及处理结果资料。1.1.9 业主的有关证

2、件复印件。4.2 档案盒（夹）的制作4.2.1 根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。4.2.2 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，气格式一般是有组织机构、名称组成，如：XXX-X.X-SW-业主档案：表示物业管理有限公司XX管理处公共事务部管理的业主档案。4.2.3 2.3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶都3cm位置上，并排列在档案柜中。4.3 业主档案袋的制作4.3.1准备适量的26cm*34cm作业尺寸的档案袋。4.3.2将写有“栋号、楼层号、房号”的标贴纸贴在档案袋封面上。4. 4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。4.5 将各业主的档案袋按栋号

3、、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。4.6 6按档案盒（夹）内的各业主的档案排列顺序将有关内容登记在业主档案目录内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。4.7 业主档案的跟踪4. 7.1当发生下列情况变化时，公共事务部管理员应将编号情况记录在业主档案中；a） 通讯断乎联络方式发生变化时；b） 业主发生更替时。1.1 7.2业主档案跟踪管理，由公共事务部管理员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。4.8 业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处经理批准，经公共事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。4.9 业主档案应永久保存。4.10 具备电脑办公系统的可以将各也做资料输入电脑进行管理。4.11 本规程执行情况作为相关人员绩效考评的依据之一。5.1 记录业主档案目录5.2 相关支持文件档案管理标准作业规程业主档案目录N0：序号档案编号业主姓名入伙时间档案页数备注