通用档案管理基本流程.docx

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1、通用档案管理基本流程基本流程一：文件收集文件收集：即每年年初由档案人员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。1 .收集范围：上年度处理完毕的文件材料。2 .收集时间：每年年初（一般在14月）。3 ,收集方法a.全面收集：即由档案人员依据本单位收发文、用印、打印登记簿等进行全面收集。b.重点收集：即由档案人员重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料。c.帐外收集：即“帐外”文件收集。“帐外”文件，是未经登记编号的文件材料，主要包括：本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；上级机关批转、转

2、发本单位的文件，以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本；国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料，以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料；本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组会、行政领导办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料，以及领导班子民主生活会报告；本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职

3、工名册，以及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料；本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告；本单位制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料，以及各种基础数字统计报表和分析材料；本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等；本单位编印的简报、出版物定稿、样本，以及新闻媒体报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。4 .收集要求a.齐全要求：一要“全”，要求把本单位各类文件收集齐全，做到“三防止”（即防止因工作需要把重要文件不移交，防

4、止只移交副本或复印件而正本自留，防止不移交电子文件）；二要“新”，要求重点在新项目、新领域文件收集方面下功夫；三要“特”，要求重点在突出本部门本行业特点文件收集方面下功夫。b.质量要求：要求重点检查收发文的正文和附件、收文与收文阅办处理单、发文定稿与正本、收发文签发手续是否齐全完整，特别是计算机输出的定稿一定要附发文处理签并加盖骑缝章，以维护文件的真实性和凭证性。c.手续要求：要求收集文件时交接双方应根据文件移交表详细清点，并履行签字手续。基本流程二：文件鉴定文件鉴定：即由档案人员对收集来的文件材料按归档范围与不归档范围进行挑拣，剔除不应归档的文件材料等。凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定

5、向档案室移交,实行集中统一管理。具体归档要求是：重份文件不要，拣选时要注意保留上面有领导批示或其他承办标记或说明的；传真纸文件要用复印件归档，原件附后；前文有误而后又补发文件的，有误文件不要归档；批复与请示放在办结时归档，只有口头答复而没有正式文字的要注明。基本流程三：文件分类文件分类：即由档案人员先后按照年度、级别、保管期限、问题或机构对已归档文件进行依次分类。内设机构发文较少的县（区）直立档单位一般采用“年度一保管期限一问题”分类方案，内设机构发文较多的国家和省直立档单位一般采用“年度一保管期限一机构”分类方案，市直立档单位可根据自身实际情况灵活选用适合自己的分类方案Q应当强调的是：无论采

6、用何种方法方案，都要注意以后每年延续使用。a.按年度分类：即把已归档文件材料按其形成年度分开。具体要求是：请示与批复放在一起归档，没有复文的放在请示年归档；跨年度的会议、庆典、案件等文件放在结束年归档,跨年度的计划与总结放在形成年度归档，临时性机构形成的文件一般放在工作结束年度归档；没有落款日期的文件，可先根据文件材料内容标明一个比较接近时间再按年度归档。b.按级别分类：即把相同年度的文件材料按形成机关级别区分为上级、本级、下级及平级四类。c.按保管期限分类：即对照国家档案局8号令划定文件保管期限：永久、30年或10年。d.按问题分类。即把单位在同一年度产生的文件按其内容反映的问题分开。基本流

7、程四：文件排列文件排列：即在分类方案的最低一级类目（问题或机构）内，按照一定的方法确定归档文件先后次序（一般按级别、问题，结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列）。具体排列要求是：一般按照上级文件、本级文件、同级文件、下级文件顺序依次排列，排列中密不可分的文件应排列在一起；同一问题归档文件，按文件形成时间先后或文件内容重要程度排列，文件较多的可先分小类再按时间先后排列（如人事类，可分成机构设置、人员编制、干部任免、干部奖惩等小类，每小类内再按时间先后排列）；不同问题归档文件，按文件形成时间先后或文件内容重要程度排列，一个作者几个问题的先按问题后按时间先后排列。

8、基本流程五：文件装订文件装订：即把归档文件按一定装订起来。装订前应做好诸如修裱孔洞残缺破损文件、复制字迹模糊易褪变文件、去除金属物、折叠和粘贴（指超大型的纸张应折叠一下、小型的要粘贴在A4纸上）、页次排序、空白纸张抽除等准备工作。具体装订要求是：装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，采用左上角装订的将左、上侧对齐，采用左侧装订的将左、下侧对齐；保管期限为永久的应根据地方档案部门要求装订（一般用三孔一线方式逐件装订，页数多的可装在文件左侧正中间，页数少的可装在文件左上角），保管期限为30年的用三孔一线或塑料螺钉等形式装订（五页以下可用胶水粘贴左上角），保管期限为10年的可不取钉（但每件需成整体

9、、不能散）；装订要结实整齐，做到“五不”，即不压字、不掉页、不倒页、不损坏文件、不妨碍阅读。操作流程六：文件编目文件编目：即把装订好的归档文件编号加盖归档章，编制归档文件目录。a.编号加盖归档章。即依分类方案和排列顺序对归档文件逐件编号，在每一份归档文件首页上端居中偏右空白处上加盖采用黑色印泥的归档章，并逐件规范填写全宗号、年度、保管期限、机构、室编件号、馆编件号等归档章项目。具体填写方法是：全宗号填写同级档案馆给立档单位编制的代号，未确定全宗号的暂不填写；年度填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2007”；保管期限填写文件保管期限“永久”、“30年”或“10年”；机构填写机构

10、类名称或规范简称；室编件号填写，同一年内同一保管期限中文件材料从“1”开始编流水号，最低一级类目下类与类之间文件件号必须相连且不得断号、重号、跳号；馆编件号可空下由档案馆填写。b.编制归档文件目录：即将归档文件的件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目，按照国家规定的标准的“归档文件目录”格式进行填写。具体填写要求是：件号填写室编件号；责任者填写制发文件的组织或个人，一般应填写发文机关全称或通用简称，联合发文的填写主办单位和整理单位，问文与复文为一件时填写复文单位，领导讲话、论文、讲义等填写人名全称，领导签发令填写领导职务及人名全称；文号填写发文机关的发文字号，要照实抄录，没有文号的可

11、不填；题名填写文件的标题，要求照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的可加拟标题，外加“”，如通知、会议记录、干部调动介绍信等；日期填写文件形成日期，用8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20230909,实际填写时可将月、日数字回行填写，即填为两行，无日期的根据文件内容加以考证并填写（外加“）；页数填写一件文件的总页数，计算页数时只计算有图文页，空白页不计；备注填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、补充、移出等，请示与批复分开归档的注明去处，只有复印件缺原件的注明缺原件，以上级名义起草的文件注明定稿已移交上级归档。操作流程七：文件装盒文件装盒：即按分类方案将同一年度、同一保管期限和同一类目的文件按照件号（室编件号）的先后顺序装盒,编盒号，填写备考表、盒封面及盒脊项目。操作流程八:文件排架文件排架：即将已装盒的归档文件按一定顺序排放到档案架上，并编制包括归档文件说明、归档文件目录索弓I、归档文件目录册在内的检索工具。