采购管理办法.docx

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1、精品行业资料,仅供参考.需要可下载并修改后使用！XX集团采购管理办法文件编号：BD-CG-BF-Oo1编制部门：采购管理中心版本：A版生效日期：年月日机密等级：机密口一般采购管理办法合计页数：共12页（含附件6页）拟制审核核决1.目的为了规范公司总部、各门店基础运营物资配备、运营、采购管理及供应渠道控制，强化采购管理和物资成本控制，确保所采购的运营物资符合规定要求，特制定本制度。2 .适用范围本制度适用于采购门店运营物资，包括客房用品、布草、巾类、客房杂品、一次性用品、门店基本办公用品及其他门店运营必备或常用的运营物资。3 .术语和定义无4 .职责4.1 采购管理中心负责本办法的制定、修改、解

2、释和实施；4.2 各部门负责本制度的贯彻、执行与实施。5 .规定程序：5.1 采购需求的分类与定义5. 1.1采购需求分为集采与自采。5.1 .2集采主要包括集团统配物资和总部办公用品。自采是在集团统配之外需要采购的物资，因具有个性化不便于采用集采形式，由各门店主导采购并在总部报备。5.2 采购需求的产生与审核5.2.1集采部分为便于集中采购和发货，有效提高工作效率和降低物流成本，集团各门店集采的物资需求申请，于每月20号以邮件的形式将物资需求申请提交至运营中心（分管副总）和采购经理审批，运营中心邮件确认、采购经理审批通过后由财务审批；财务经理审批后，物资管理员提交采购申请单，采购进行。下月5

3、日前物资管理员将各门店需求物资配送完毕。5.2.2自采部分对于自采，需要执行工作为：5.2.2.1门店需确定供应商的最新的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、加盖公章复印件的扫描件，将资料备齐上报运营中心、采购经理审核。5.2.2.2对大宗采购的物资进行三方比价填写比价单、价格审批单，并将比价结果上报运营中心、采购经理审核，分管副总裁审批。5.2.3.1对于具备比价条件的，需进行三方比价；同时采购金额大于300元时，需要邮件报送店长、运营中心、采购经理、财务部审批；采购金额小于300元时，店长审批后可直接采购;5.2.3.2对于不具备比价条件的（如超市采购等），需要通过邮件或电话（紧急时）向

4、采购经理进行报备，通过后方可采购。注：自采物资价格需要按照采购周期表上价格购买，不得超过采购周期表上价格。5.3采购申请格式要求5.3.1各门店需严格按照总部发出的物资标准清单格式及要求编制、提交采购申请，物资标准清单包含的项目为：序号、品名、品牌、规格型号/描述、单位、数量、单价、总价、实物照片，并需明确送货地点、联系人及联系方式、要求到货时间；5.3.2对于标准物资清单以外的采购（个性化采购），需上报店长和运营中心审批，审批通过后方可采购。5.4样品封样要求5.4.1集采物资具备封样条件的应先提供样品，进行封样，收货验货时需按封样样品的标准验收。5.4.2对于具备封样条件的门店的自采采购活

5、动均应进行样品封样，填写样品评审结论单并上报总部一套样品，以确保门店采购物资的品质保证。5. 5收货要求各门店收货工作需按封样样品的标准验收，收货时应填写电子版收货报告及纸质版收货单,收货单需各门店物资管理人员及店长签字确认，并将电子版收货报告及纸质入库单扫描件（照片）在收货当日发至总部物资管理处，并抄送给采购经理、财务经理，此资料为财务对供应商付款必不可少的文件之一。总部集采物资，各门店收到货后及时清点，及时将回执单发至物资管理员及采购员处。注：如供应商送货为分批送达，则需要分批制作收货报告和收货入库单及回执单。5.6 各门店若未按以上要求执行的，总部将追究各门店店长责任，同时因此对各门店产

6、生的运营影响由各门店店长负责。5.7 采购档案管理5.8 .1采购档窠的归档及分类部门内工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、购销合同等，及采购部门相关管文件理资料，其他部门需要调阅资料的需经采购部门领导批准后方可调阅,档案原件不得转借与公司业务无关的人员，查看完毕后及时归还采购部做好记录。对于达到销毁期限的档案资料要进行及时上报处理。5.7.2档窠保存期限公司内部往来文件需保存3年公司外部往来文件需保存5年5.8具体执行流程6.附表附件一：申购单附件二：比价单附件三：价格审批单附件四：收货入库单附件五：固定资产申请表附件六：样品评审单附件一：物品需求单店名：申请日期:序号名称单位数量

7、现有库存是否自采申购原因目前房间在线数量目前总床位数布草配置比例1234567收货人：收货地址：收货人联系方式：要求到货时间：注：1、本地门店周二领用需求的物品，每月发放二次。2、本地及外地门店每月20日申报下月的需求物品，无特殊情况，每月发放一次。店长:运营:采购：财务:附件二：比价单序号名称规格型号/描述单位品牌材质供货周期物流费用税费（供应商名称）（供应商名称）（供应商名称）备注12345紧急标识口要求到货口期附件三：价格审批单08/12序号商品名称规格供应商金额条款团略作集战合临时采购单价数量总价是否含税是否含运是否含安装调试原采购价付款方式质保期质保交货期预算金额（如有）：采用建议（

8、由采购申报人填写）审核意见（部门经理填写）分管副总裁审核意见系统价格确认价格生效日期：年月日上述日期在价格审核完毕后，由申报人填写，采购执行部负责监督价格在系统内的更改。申报人：采购经理：分管副总裁：附件四：收货入库单收货入库清单（*店）序号名称品牌规格型号/描述单位数量单价合计供应商12345总计：0收货地址：收货人：收货人联系方式：要求到货日期：发票抬头：附件五：固定资产审批表申请部门：申请日期：序号物品名称规格型号单位数量存放地备注123申购原因部门负责人意见签字：日期：分Wi唬、意见签字：日期：采购部意见签字：日期：财务部意见签字：日期：总经理意见签字：日期：注：固定资产请购审批权限依据行政下发制度XX集团分层负责规定（权限表）中相关规定执行附件六：样品评审结论单表格编号表格版本生效日期物资名称代码供应商名称采购员应附资料营业执照组织机构代码证税务登记证其他相关资料应付资料提供情况样品提供明细验证综合结论部门验证情况（外观、性能、尺寸、材质、成本等）评审意见验证人部门负责人品牌设计部酒店运营部采购开发部1、样品评审过程，需要样品评审委员会（如果涉及其它相关部门，需同时参与）的共同评审。2、样品评审的目的是为了提升品牌形象，验证采购的样品能否满足设计需求，具有推广的可行性。最终结论重新打样口可转批量进货不可转批量进货，放弃研发批准：会签确认/日期：