记录控制程序.docx

《记录控制程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《记录控制程序.docx（6页珍藏版）》请在第一文库网上搜索。

1、文件编号KH/CX02版本号A/0受控状态|受控|持有部门记录控制程序编制部门：办公室审核人：一批准人：斗地2013年2月28日发布2013年3月1日实施唐山市丰南区凯恒钢铁有限公司发布修改履历版号修改状态修改条款修改内容批准人实施时间A0孙志新13. 3. 11目的为明确公司内部各类记录的归口部门及其标识、形成、保管、使用、检索、留存和处置等环节的管理方法与要求。2适用范围本程序适用于公司管理体系覆盖范围内所有部门的记录控制，包括来自相关方的有关记录。3职责3.1 办公室是记录的归口管理部门。负责建立公司的“记录清单”，负责记录的审定、备案、编号标识、处置，确保记录的保存期限符合规定要求。并

2、负责记录印刷的审批。3.2 各专业管理部门、生产厂负责本专业管理的记录管理及对记录的规范性、准确性、有效性进行定期检查。3.3 记录使用部门、生产厂按要求形成记录，建立本部门、生产厂“记录清单”，按规定渠道传递记录，并进行记录规范性自查。4内容4. 1记录表式的标识与管理4.1.1 记录包括原始记录、台帐、报表（报告）等，以综合反映公司体系管理活动等的实施情况，为管理体系运行情况提供证据。4.1.2 记录表式由各主管部门、生产厂编制，办公室审核。按要求统一标识，每份记录给与唯一编号。并建立总的“记录清单。保存有效表式。编号备案后由各主管部门、生产厂归口管理。4. L3记录的标识记录采用编号标识

3、，编号方法如下：KH/JL - X1序列号部门代码记录简称公司简称4.1.4修改或新增加的记录表式，由主管部室设计，部室负责人审批后，报办公室给与唯一编号，纳入“记录清单”管理。4.L5作废记录表式，由使用部室提出，归口管理部室审核认可后，报办公室取消其编号。4.1. 6记录表式的控制与管理办法按文件控制程序执行。4. 2记录的形成4.2.1 记录除采用纸质形式外，可以磁带、磁盘、胶片、照片、光盘等多种媒体形式存在。4.2.2 各部门、生产厂应按各体系文件的要求，收集保存本部门、生产厂所需的所有记录的有效版表式，并按其所属体系文件规定的媒体形式。4.2.3 各项记录均应使用有效表式，按其所属体

4、系文件规定的要求进行填写，填写人应确保数据准确、字迹清晰、内容完整和形成及时。凡纸质记录需要更改，必须使用划改方法，并由更改责任人签名或盖章。各类纸质原始记录一经形成不允许转化为电子版。电子记录内容一旦形成，就不允许更改，当确需更改时，应按记录所属体系文件的要求，报部门领导批准后更改。4. 3记录的传递4.3.1已形成的记录按体系文件规定的途径及时进行传递。4.4记录的保管与查阅4. 4.1办公室统一汇总记录表式，并确定责任部室、保管部室，形成目录总清单下发执行。4. 4.2各部门、生产厂对本部门、生产厂形成的记录分类收集汇总，并定期整理装订，建立目录和标识，按规定的保管期限妥善保存，保存期间

5、内应确保其完整无损。记录至少要保存3年。4. 4.3具有重要保存价值的记录及需长期保存的记录，各部门、生产厂应在下年第一季度归档保存。4. 4.4记录归档前在公司内的查阅、借出需经各部门、生产厂一把手确认后方可供其他部门查阅、借出。4.4. 5记录保存在良好的贮存环境内，防止变质和遗失，做到专人保管，便于查阅。4. 4.6来自相关方的记录由相关责任部门保存。4. 4.7电子介质存贮的记录应有备份且具有保护措施，并作好明确标识。其中数据库与办公自动化系统等采用计算机直接存贮的记录，由机动部做好防病毒、防入侵及数据定期备份等信息安全工作。4. 4. 8需向公司外相关方提供记录时，应经管理者代表批准

6、。4. 5记录销毁4. 5.1对超过保管期限的记录，各保管责任部门、生产厂应进行清理，根据实际需要，采取归档长期保存或进行销毁，采取的措施要经部门、生产厂主管批准。4. 5.2纸质记录销毁应采取撕毁、粉碎，焚烧等不致信息外漏的方式；其它媒体形式的记录销毁按媒体形式主管部门建议的方式进行，确保信息不外漏，应填写“记录销毁清单”。4.6外来记录控制4.6.1 来自相关方的记录，由其主管部室负责收集。4. 6.2外来记录的传递、分析、利用和保管按本程序4.3-4.5条款的要求，由收集部门按相关体系文件的规定或外来记录涉及部门等在公司内部进行传递，收到记录的部门按要求进行分析、利用和保管。5相关文件5.1文件控制程序6相关记录6. 1记录清单6. 2记录销毁清单