学校档案信息管理系统特点及功能介绍.docx

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1、学校档案信息管理系统特点及功能介绍1 .系统特点 系统遵循国家档案标准，兼容传统的案卷为单位的管理的规则，也支持新的以文件为单位的管理规则 系统采用模版定制技术，可以实现对各个不同门类档案的管理，如：基建、财会、人事、学籍、科研、教学、文书、党政、科技、声像等。 完善的电子文件管理功能，依据国家档案局全国档案信息化建设实施纲要、电子文件归档及电子档案管理规范的要求而设计。 纯浏览器/服务器（B/S）结构 与其它办公自动化系统的无缝整合 灵活管理各门类档案，采用标准模板结合自定义管理模板实现对不同门类档案的管理，具有操作简单，功能强大等特点。 电子文件管理功能：针对目前办公自动化程度的提高，办公

2、过程中形成的大量有归档价值的电子文件，同时传统纸质文件都有相应的电子文件，系统对这些电子档案设计了专门的解决方案，从而确保电子文件的安全、真实及凭据性。保证电子文件真实性:通过数字水印技术,确保电子文件的真实有效性。保证电子文件安全性：通过128位数字数字证书保证数据在网络上安全传输，信息不会被非法截获；通过完善的电子文件背景信息记录，电子文件访问日志，以及系统用户权限控制保证电子文件不被非法访问。电子文件远程、批量、高速上传：包括各种格式的全文电子文件、扫描图像文件、扫描照片、数字化的视频音频文件、各种数码设备生成的电子文件,都可以远程批量高速上传。电子文件自动转换为PDF格式:作为电子文件

3、文件保存的标准格式PDF,具有良好的安全性和完整性，同时Pdf阅读是一个免费软件，任何客户端要阅读Pdf文件，都可以免费下载Pdf阅读器使用，这对作为档案保存的电子文件来说尤为重要。系统后台会自动将电子文件转换成PDF格式文件，同时可以实现对电子文件的全文检索。自动提取PDF格式电子文件内容：PDF格式的电子文件是目前各类办公系统中常用的电子文件格式，系统可以自动将PDF格式的电子文件中的内容提取出来，存放到数据库中，用于编辑或者全文检索。自定义数据库结构-“可预见性定制”技术：针对用户个性化的要求，需要这样的功能，让用户根据自己的需要自定义数据库结构，以满足不同门类档案管理的要求。目录打印功

4、能：提供国家标准的各种打印目录格式，系统还提供自定义打印格式功能，可以根据用户实际需要制作出各种打印目录。授权功能:可以实现单用户授权和部门授权，可以灵活控制目录、全文、图像、录音录像档案的访问权限。远程数据备份恢复功能:管理员利用系统的远程数据管理功能即可实现远程数据备份，远程数据恢复。安全性:作为网络上运行的管理系统，因为所有数据都在网络上传输，所以安全性应该得到足够的重视。系统采用用户账号加密，数据访问权限控制，数据加密传输等手段保证系统的安全。模块化设计:系统所有功能均为模块化设计，可以任意组合，用户可以根据自己的需要选择所需要的功能模块。邮件系统方便用户之间相互交流信息:系统用户之间

5、通过邮件功能实现相互之间的信息交流，同时系统采用形象的“使者”提示用户邮件到达。2 .主要模块功能1 .全文管理与全文检索全文管理通过高效的全文检索算法，实现了全文的高速检索。支持用户远程上载各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像,从而实现了对文件全文检索、打印、下载、上传、备份等的全方位管理。2 .图像、录像、录音等多媒体档案管理对扫描图像、录像、录音等多媒体档案进行统一管理,用户可以远程上载图像、多媒体文件到系统中，对于录音录像档案还可以进行在线点播3 .档案信息统计对各类档案数据进行灵活的统计，并且可以绘出统计图表。4 .档案借阅利用统计通过计算机远程登录到系统中就可以查阅馆藏档案信息，确定所要借阅的档案实体,系统即可纪录完整的借阅利用信息，并可以进行借出档案实体的崔还，借阅利用信息的统计等操作。5 .自由建库根据需要自由创建档案数据库，并且建库权限可以控制6 .自定义数据库结构根据具体情况，自定义数据库结构，以满足不同类别专业档案管理的需要7 .自定义打印目录根据具体需求，方便地设计出各种目录格式8 .自定义管理界面，根据不同类别档案的需要，定制管理界面中的内容。9 .可以将各类电子文件自动转换成PDF标准格式10 .具有对电子文件全文附件全文检索的功能，并且检索效率高，检索准确等特点.数据远程备份与恢复12 .安全通信保证系统数据的安全13 .自动在线升级