学校会计档案管理办法.docx

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1、学校会计档案管理办法第一章总则第一条为加强学校会计档案管理，有效保护和利用档案，根据中华人民共和国会计法中华人民共和国档案法会计档案管理办法（中华人民共和国财政部国家档案局令第79号）高等学校档案管理办法（教育部国家档案局令27号）等有关法律和行政法规,结合本校实际，制定本办法。第二条本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。第三条学校档案室和财务处对全校会计档案工作实行监督和指导，并分别归口管理会计档案。（1）学校档案室负责会计档案的总体指导

2、、监督和检查，以及会计档案移交后的保管、利用、鉴定和销毁等工作。（2）财务处负责会计档案向学校档案室归档移交前的日常管理,包括会计档案的收集、整理、分类、立卷、归档、保管、查询（移交校档案室前）、移交工作。第四条学校档案室和财务处应建立健全会计档案的内部控制制度，并采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。积极利用计算机、网络通信和影像技术等信息技术手段,推进会计档案管理信息化建设。第五条财务处专设会计档案室，专人专岗负责会计档案管理工作。出纳人员不得兼管会计档案。第二章会计档案内容第六条学校会计档案是学校全部档案的重要组成部分，反映了学校财务管理、会计活动的全过程。

3、具体包括：（一）纸质档案1、会计凭证：包括原始凭证，记账凭证。2、会计账簿：包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿。3、财务报告：包括月度、年度财务会计报告（含部门决算报表、附表、附注、文字说明及其他财务会计报告）。4、其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。（二）电子档案学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料，同时满足下列条件的，可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：1、形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。2、使用的会计核算系统能够准确、完

4、整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，并设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。3、使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理和利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。4、采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。5、建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。6、形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。第七条满足本办法第六条规定条件，学校从外部接收的其他电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名法规定的电子

5、签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。第三章会计档案日常管理第八条会计档案日常管理工作内容包括：会计档案的收集、整理、分类、装订、立卷、保管、移交、查询、鉴定和销毁。第九条财务处应建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范。第十条会计档案的装订（一）为防止记账凭证散乱和遗失，会计档案管理人员每月应根据记账凭证的数量定期（最长不得超过一个月）及时进行整理并装订成册。要求每册厚薄基本均匀。厚度以3公分为宜，并装入会计档案盒，做到整齐美观。作为档案的记账凭证应按照规定的内容填制齐全,审核人员、复核

6、人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章。（二）对装订成册的案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内材料的内容和名称，注明所属会计年度，起止日期。内页按顺序逐一编号，封面须用黑色签字笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔，并加盖部门公章和财务处负责人或会计档案管理人员的签早。（三）对各类财务报告，应区分财务报告的性质按照月、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖部门公章，财务处负责人或会计档案管理人员签章及填报或者编制人的签章。第十一条纸质会计档案的归档。财务处的财会人员是会计档案的立卷人，每年形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计资料由财务处按照归档要求

7、，负责整理立卷，装订成册、保管存放。（一）会计凭证、银行存款余额调节表、银行对账单、现金盘点表、纳税申报表及月度会计报表应于业务完成后一个月内完成整理、装订和立卷工作。（二）会计账簿应于会计年度结束后三个月内完成整理、装订和立卷工作。（三）财务决算等年度报表应于上级主管部门批准后一个月内完成立卷工作。第十二条电子会计档案的归档。年度终了，系统管理员将当年形成的会计数据电子资料备份并详细标注，双份归档，异地存放。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。第十三条会计档案的保管（一）会计档案保管期限分为永久、定期两类（见附件1）。定期保管期限分为10年和30年，从会计年度终了后的第一天算起。

8、（二）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由学校财务处临时保管两年，再移交学校档案室保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经学校档案室同意，但是由财务处临时保管的会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定。（三）会计档案管理人员必须建立备查簿，用以记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。同时要做好会计档案的防火、防盗、防霉、防蛀等工作，确保会计档案的安全和完整无缺。第十四条会计档案的查（借）阅。（一）已移交档案室的会计档案，应按照阳光学校档案管理办法（修订）文件要求执行。（二）尚未移交档案室的会计档案，即保管在财务处的纸质会计档案

9、及电子账务数据，须履行以下审批手续，方可查（借）阅。1、会计档案的查阅1）学校内部人员申请查阅或复制会计档案，须填写阳光学校查（借）阅会计档案申请表（附件2）,经本部门负责人批准签字并加盖部门公章后，方可办理。2）校外人员申请查阅或复制会计档案，需持单位介绍信、本人身份证（或工作证）和查阅申请等相关证明，经财务处负责人审批后方可办理。2、会计档案的借阅。会计档案原则上不得借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的应当严格按照规定和会计档案管理人员做好交接及登记工作。借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整并按期归还。D学校内部人员申请借阅会计档案，须填写阳光学校

10、查（借）阅会计档案申请表（附件2）,经本部门负责人和财务处负责人批准签字并加盖部门公章后，方可办理。2）校外人员申请借阅会计档案，需持上级部门介绍信、本人身份证（或工作证）和查阅申请等相关证明，经财务处负责人、主管财务工作的校领导审批后方可办理。（三）查（借）阅档案前，查（借）阅人应认真填写会计档案查阅登记簿，逐项登记查阅人姓名、查阅日期、查阅事由、查阅内容、数量等。（四）查（借）阅人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册,不得涂改抽换、携带外出，未经批准不得复制原件。经批准复制原件的，应详细登记复制记录。第十五条会计档案的移交。（一）部门内部移交财务处各业务科室应对本科室会计档案及时进行整理，

11、经稽核科复核无误后，与会计档案管理人员办理交接手续，将当年形成的会计档案,按照归档范围和归档要求，分类整理立卷,存入财务处档案室。移交时须编制移交清单，列明会计档案名称、册数及所属年度等内容。移交后，会计档案保管人员负责整理后的凭证、报表（账簿）等的装订及立卷工作。（二）与学校档案室移交1、移交会计档案前，财务处会计档案保管人员须编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。2、交接会计档案时，财务处、学校档案室双方按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，交接完毕后，交接人和双方部门负责人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。3、纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案应当与其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。学校档案室应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。