商务中心办公室工作手册.docx

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1、制度公司来宾聋记、接传菅理制度签发签发日期文件编号总页码1、公司服务台工作人员负责来访者接待、登记工作，并建立来宾登记簿。、对来访者登记姓名、来访部门、来访人、时间、事由等后，发“来宾卡”。三、对总经理的客人应及时与办公室联系，由办公室通报总经理，对需等待的客人应主动递送茶水。内四、服务台工作人员需熟悉各部门内线电话，有来访者立即电话通知被访者。五、来访者离去时，及时将“来宾卡”收回，在登记本上注明结束时间。容六、服务台工作人员不得擅自离岗，如有特殊原因，应及时通知办公室，办公室安排有关人员接替。七、前台人员工作时间早8：30至晚6：OOo执行部门:责任人签名:制度商务中心管理制度签发签发日期

2、文件编号总页码1内容一、公司商务中心负责打印、复印公司各部门的文件材料。二、凡需商务中心打印的文件、资料须经本部门负责人审查在原稿上签字，再填写商务中心打印文稿审批单，经办公室审批签字后，方可打印。三、商务中心应建立打印、复印登记簿，对各类文件材料按规定内容和要求统一登记，并根据重要、紧急程度，安排工作。四、对送来打印、复印、传真的文件资料，做好登记，并在月底作统计核算，费用记各部门。五、商务中心的工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务，并及时通知有关人员取回打印件或复印件。六、商务中心只负责打印或复印，打印稿的校对工作由供稿部门负责完成。七、文件打印、修改完必，取件人需将原稿与打印件清点后

3、签字，方可取回。八、工作人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印件、复印件截留或将内容透露给他人。九、商务中心的计算机、复印有专人使用、保管，非本室人员未经允许不得随意动用。执行部门：责任人签名：制度办公室及办公区卫生标准签发签发日期文件编号总页码1内一、办公室及办公区的卫生由保洁员负责打扫。二、办公室卫生每日应早晚两次打扫清理。早8：30以前保洁将各办公室及会议室清理干净。晚6：30以后，开始彻底清扫办公室。三、办公区卫生每日随时清扫，保持环境整洁，空气清新，每晚7：00后做彻底清扫。四、保洁员打扫办公室卫生时，应先将桌面、电脑、打印机用干净抹布擦拭干净，然后将纸娄内废弃物倒掉，更换垃圾袋，

4、用扫帚将地面清扫一便后再用墩布将地面擦拭干净。五、保洁员打扫总经理办公室及会议室时，有高档办公桌、会议桌的，应先喷碧丽珠后，再用干净的干抹布擦拭。六、办公区、楼道的地面、墙面随时擦拭，保持整洁干净、要经常喷洒空气清新剂。容七、办公区卫生间应随时打扫，倒纸娄、用清水冲刷地面后，用干墩布擦干，卫生间应保持干净清洁、无异味。八、保洁员每日打扫完卫生后，应将抹面、墩布清洗干净、晾晒，保持干燥无异味。执行部门：责任人签名：制度文件发放、存档管理办法签发签发日期文件编号总页码1内一、公司各职能部门设有专人负责文件的发放、存档工作；二、文件起草打印完毕，需经本部门主管审核签字，报公司总经理审批签字后，方可下

5、发。三、建立文件发放登记表，登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。四、发文部门持所发文件及文件发放登记表，由各部门收件人签字后领取文件。五、文件登记表与所发文件一并存档。六、各部门建立本年度各类文件文件夹，文件根据文号编排顺序放入文件夹。七、每月对文件夹内的文件进行整理，如有遗漏，尽容快与发文部门联系补齐。八、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册，存入文件柜备查。九、公司重要文件按年度、类别装订造册，存入文件柜中，在文件柜门上附有柜内文件目录。十、凡借阅重要文件者，经部门负责人同意签字后，到办公室打借条，办理借阅手续。十一、借阅文件要按时归还，撤消借条。十二、对于重复、

6、过时和无保存价值的文件，经部门主管审核同意，报办公室粉碎销毁。执行部门：责任人签名：制度公司介绍信管理办法签发签发日期文件编号总页码1内一、公司介绍信分给几个职能部门管理使用。二、领取空白介绍信的职能部门需严格履行登记签收手续。三、使用介绍信者，应经主管领导批准后，由职能部门介绍信管理者根据情况填写。四、使用介绍信者的身份与事由要严格审核。用信人的姓名、身份、人数、事由写填写清楚。五、因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应立即退还，未及时退还的，介绍信的管理者应立即收回。容六、如若发现介绍信丢失，领用人应立即向公司反映，以便及时采取相应措施。七、介绍信要有编号和骑缝章。存根和发出的介绍信要

7、一致。八、介绍信的存根要妥善保管，按保密要求归档，保管期三至五年。九、介绍的管理者应严格执行使用介绍信的签批手续，严禁发出空白介绍信。执行部门：责任人签名：制度办公用品的采购、发放制度签发签发日期文件编号总页码1一、公司设有总务人员负责办公用品的采购、发放、登记工作。二、为了统一限量，控制用品规格以及节约经费，所有办公用品都由总务管理员统一订购。内容三、管理员将根据办公用品的库存量及消耗，确定订购数量。四、对有些部门提出的特殊需求，可选择直接去商店购买。五、根据商品购进价格，制作办公用品价目表。六、公司内部购买办公用品，需执内部代金券，价格与购进价等同。七、管理员须清楚的掌握办公用品库存情况，

8、经常整理清点，库存不足及时购进。八、设立内部购、销登记台帐，每月统计、公布发放数量、费用公布。执行部门：责任人签名：制度办公室日淅工作安排管理制度签发签发日期文件编号总页码1一、整理总经理办公室，备好茶水。二、整理副总前日工作日记，摘抄重点一并报送总经理办公室。三、各部门文件报总经理签批、各店、各部门支票申领整理报副总签批后上报总经理；四、各种会议记录、考察报告、副总级每周工作日程、内容月工作总结等的收集上报。五、报刊、信函的整理报送。六、办公用品的整理、发放、登记、购买。七、各类文件的整理、分类、存档工作。八、日常工作完善，接听电话、接待客人。执行部门：责任人签名：制度公旬阅览室图书管理制度

9、签发签发日期文件编号总页码1内一、公司阅览室设有管理员对图书进行分类、整理借阅、登记。二、建立图书帐卡，所有图书都必须按图书管理要求进行登记，写明购入时间、著作名称等必要的项目。三、每年按图书管理帐卡，对书架中的图书进行一次性清点与核对。在清点与核对前，停止外借，并要求借出图书全部返还。四、必须经常整理图书管理帐卡，把已不存在的或被清理掉的图书在帐卡中除名。五、需购买图书应由管理员制定购书计划，报公司审批后购进。六、对职工或外部机构捐赠图书必须致谢，并在接收图书时开具收纳凭证。七、图书原则上只借给在公司工作的人员，借出的图书不得转借第三者。容八、借阅图书期原则上为一个月，对超过期限者进行催促，

10、令其归还。九、超过借阅归还期限并经再三催促依然不还者、丢失和被盗者，按图书购入价格索赔。执行部门：责任人签名：制度报刊、邮件、函电收发制度签发签发日期文件编号总页码1内一、报刊、邮件、信函由前台工作人员负责签收、发放。二、公司前台设有邮件箱，各店邮件、信函放在邮箱中，由各店派人签字领取交由本店前台；三、办公室负责提供订阅报刊的部门及报刊种类清单。四、前台每天对邮局送来的报刊应对分送清单分类清点，发现差错及时要求补缺。五、前台收到邮局送来的报刊后，应在半小时内将报刊发送到订阅人手中，不得拖延。容六、总经理订阅的报刊、及私人信件前台送交办公室，由办公室专人负责整理上交总经理办公室。七、公司各部门需

11、外发的邮件应提前送交办公室，由办公室指定专人送交当地邮局寄发。八、前台在签收挂号信、包裹单等邮单后，应立即通知收件人，收件人应及时去邮局取款取件。超期罚款，责任自负。九、公司外来邮件、信函一律经前台签收分发。不论公私邮件应随到随清，及时分发，不得丢失、损坏。十、对邮局送来非公司邮件，经核实确认后，应及时退回，不能私自扣留。执行部门：责任人签名：制度公务车管理制度签发签发日期文件编号总页码1内一、公司公务车由办公室管理，设有专职司机。二、使用公务车时，需提前到办公室登记。三、登记注明用车人、用车时间、部门、地点、事由，申请人签字。四、公司前台设公务车行车路线图，标明当日行程、时间，如需中途搭车可与办公室联系，以便安排。五、外出车辆因故不能按时返回时，请与办公室联系，以便安排行程。六、公务车由专职司机负责定期、定点进行保养，保证良好车况。七、公务车需维修时需到指定地点维修。八、公务车要经常清洗，保证车内车外的清新整洁。执行部门:责任人签名: