公司收发信件管理工作管理细则.docx

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1、9X公司收发信件管理工作第一章总则第一条 为规范公司（以下简称“公司”）收发信件管理工作，保证公司各项业务的正常开展，根据国家邮政局关于进一步加强国家机关公文寄递管理的通知（国邮发2015） 1号）等有关规定，结合公司实际情况，制订本管理细则。第二条本管理细则所称信件是指通过邮政管理局、快递公司或其他渠道寄送给公司各级分支机构的公文和各种资料，以及公司各机构因工作需要向外部单位通过邮政管理局、快递公司或其他渠道寄送的公文和各种资料，包括：国家机关公文、询证函、合同、刊物、资料及其他文字材料等。第三条收发信件管理工作坚持准确、及时的原则，应做到收发登记齐全、分发正确、寄送无误，确保各类信件安全。

2、第四条设立专门负责信件收发管理工作的收发室，并明确专门的管理部门，确定2名人员负责收发信件管理工作（以下简称收发室信件管理员）。原则上收发室应建在办公区域中相对安全、相对独立的环境位置，配备一定数量的文件柜保管信件。第五条本管理细则适用于公司各机构。第二章职责分工第六条办公室负责公司收发信件统筹管理，行政部配备总收发岗位人员具体负责信件收发相关管理工作，包括对收发室的管理，或与收发室管理部门（如有）的沟通协调，以及分行内设部门之间寄递信件的接收、登记、分发等管理工作。第七条收发室负责与邮政管理局、快递公司之间寄递信件的接收、登记、分发等工作。第八条 收发室应设立收件登记簿、寄件登记簿等。公司内

3、设部门均应设立收件登记簿、送件登记簿。各类登记簿、审批单等材料应妥善保管、留档备查。第九条公司内设部门均应明确专人负责信件收发等管理工作。第十条所有信件收发管理要形成闭环，确保每一个信件均可追溯。第三章收发信件管理第十一条以公司为收件人的信件（一）接收1 .收发室信件管理员根据邮政管理局或快递公司的寄件清单，逐件检查是否是发给本单位、封皮编号是否与记载相符、有无破损、散包、被拆现象。如发现问题，应及时查明原因，在未查明原因之前，可暂不接收，待查明原因后再予接收。收到单位、地址等信息不符的信件应及时退回。2 .经逐一核对、确认无误后，收发室信件管理员在邮政管理局或快递公司的寄件清单上进行签收。时

4、间注明收到的年、月、日，急件还需注明到几时几分。（二）登记收发室信件管理员按照收件部门等信息进行分类，并在X公司收件登记簿（附件1）上登记。信封上标注“密级”的，单独在X公司机要文件收件登记簿（附件2）上登记。（三）分发1 .收发室信件管理员收到信件后第一时间通知行政部总收发岗位人员于当日领取信件，最迟不得超过2个工作日。2 .行政部总收发岗位人员领取信件时，在公司收件登记簿上登记部门并签字确认。时间注明收到的年、月、日，急件还需注明到几时几分。3 .需要在公司办公自动化系统转办的信件，行政部总收发岗位人员将信件移交办公室按照X公司公文处理办法作收文处理。4 .收发室信件管理员对暂未领取的信件

5、，装入文件柜上锁保管。第十二条 以公司内设部门为收件人的信件（一）部门综合岗位人员参照本管理细则第十一条进行接收。（二）部门综合岗位人员在X公司收文登记簿上登记。（三）部门综合岗位人员将信件进行拆封后，发现应由公司处理的信件，应于收件当日交行政部总收发岗位人员。行政部总收发岗位人员收到部门转交信件，应在X公司收文登记簿上登记，并按照x公司公文处理办法作收文处理。（四）应由部门处理的信件，部门综合岗位人员按照X公司公文处理办法作部门收文处理。第十三条以员工本人为收件人的信件（一）由收件人参照本管理细则第十一条进行接收。（二）收件人在X公司收文登记簿上登记。（三）收件人将信件进行拆封后，发现应由公

6、司处理的信件，应于收件当日交部门综合岗位人员，由部门综合岗位人员于收件当日交行政部总收发岗位人员。行政部总收发岗位人员在X公司收文登记簿上登记,并按照X公司公文处理办法作收文处理。（四）应由部门处理的信件，收件人应于收件当日交部门综合岗位人员，由部门综合岗位人员按照X公司公文处理办法作部门收文处理。第十四条按照上级要求，需直接派专人取回的信件,取回信件后视具体情况，取件人第一时间交行政部总收发岗位人员或部门综合岗位人员作收文处理。第四章寄送信件管理第十五条寄送信件管理要求（一）密级文件应通过机要通信或机要交换部门传递,不得通过邮政管理局或快递公司等邮寄。（二）国家机关公文、询证函、合同、清收文

7、件、诉讼文书等信件，应使用邮政EMS寄递或安排专人送件。（三）债务催收函等特别重要的法律性文件，应前往邮政管理局现场邮寄或安排专人送件。（四）寄送信件时，寄件联中填写的收件人、寄件人、地址、电话、内件品名等信息应真实有效、准确无误、齐全完整，字迹应清晰可辨。（五）非涉密重要信件，寄送信件人寄送前应进行复印或扫描，复印件或扫描件应保存完整。（六）寄送信件人应妥善留存快递单等相关单据，如有需要，还应及时取得送达证据。（七）无法寄达收件人的信件，寄件人收到退件后应对退回的信件原封不动加以保存。第十六条寄件（-）寄件人填写X公司寄件审批单（附件3）,经寄件部门负责人签字，在收发室内经收发室信件管理员与

8、X公司寄件审批单中“寄件内容”核对一致后，将所寄信件装入信封内并牢固封口，在封皮上填写收寄件信息。（二）寄件人在X公司寄件登记簿（附件4）上登记部门并签字确认。时间注明收到的年、月、日，急件还需注明到几时几分。（三）寄件人将信封连同X公司寄件审批单一同交收发室信件管理员。（四）收发室信件管理员按照寄件人在X公司寄件审批单上写明的“寄递类型”通知相应的邮政管理局或快递公司取走X公司寄件登记簿上登记的全部信件。（五）邮政管理局或快递公司取件人在X公司寄件登记簿上签收。（六）收发室信件管理员对邮政管理局或快递公司暂未取走的信件，装入文件柜上锁保管。第十七条送件（-）需派专人送出的信件，送件人在行政部

9、总收发岗位人员或部门综合岗位人员见证下，将信件装入信封内并牢固封口，在封皮上填写收寄件信息。（二）送件人在X公司送件登记簿（附件5）上登记。（三）送件人在规定时间内前往外部单位，将信件交收件人，并带回收件人签收的单据，未有签收单的，送件人送件后应及时在X公司送件登记簿“备注”栏内登记收件人姓名等信息。第五章工作纪律第十八条非行政部总收发岗位人员、部门综合岗位人员及收件人对信件不得擅自拆封、不得擅自留存。第十九条 收发室信件管理员、行政部总收发岗位人员、部门综合岗位人员或收件人、寄件人应妥善保管信件和相关寄送证明单据的原件，不得私自将信件携带出单位、不得私自处理、不得擅自损毁、不得遗失。第二十条

10、收发室信件管理员一律不得代寄员工个人的信件、物品等。第二十一条员工不得私自直接安排邮政管理局或快递公司收取因公信件。第六章收发信件检查第二十二条办公室作为收发信件统筹管理部门，应会同有关责任部门，包括收发室管理部门，定期或不定期对信件接收、登记、分发、寄送等情况进行检查。公司内设部门也要定期开展自查。发现问题限期纠正，切实防范风险。对在工作中出现重大失误、给工作造成重大影响的，将严肃问第七章附则第二十三条本管理细则由办公室负责解释和修订。第二十四条本管理细则自印发之日起执行。附件：LX公司收件登记簿2 . X公司机要文件收件登记簿3 .X公司寄件审批单4 .X公司寄件登记簿X （醐 1）*号m

11、i嬲足W*料能*/献OW政脆孰髀（初、的姗明也翩上不痂雌鹿槌系用雕生飕施碱脓取/#0 一t*中出-H l* YM W春一 IKL燮S j3- xB iWa=X*1v(XM3 M茁7lffi-+ 1：呈* W lr*3nr13附件3：X公司寄件审批单编号:寄件日期寄件部门寄递类型寄递件数发往单位寄件内容寄件部门经办人签字寄件部门负责人签字收发室经办人签字收发室负责人签字备 注备注：审批单编号由收发室信件管理员统一编制X公司寄件审批单编号:寄件日期寄件部门寄递类型寄递件数发往单位寄件内容寄件部门经办人签字寄件部门负责人签字收发室经办人签字收发室负责人签字备 注备注：审批单编号由收发室信件管理员统一编制J芝士L eS.*鹏川L Vr际13