信息化管理系统需求调研报告.docx

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1、信息化管理系统需求调研报告管理系统(ERP)需求调研报告(第二稿)广州万迅电脑软件有限公司armitage2001年12年20日1.概述32,决策层需求61.1 企业经营战略有关信息61.2 业务运作信息71.3 其他必要的信息93 .管理层及业务层需求103.1 销售部需求分析103.2 供应部需求分析153.3 技术部需求分析233.4 生产部需求分析253.5 设备部需求分析293.6 财务部需求分析333.7 人力资源部需求分析363.8 信息部需求分析374 .现行业务系统分析394.1 核心业务流程394.2 存在问题394.3 改进建议421.概述珠海经济特区红塔仁恒纸业有限公司

2、是由云南红塔集团所属的云南红塔实业有限责任公司与维尔京群岛仁恒国际投资有限公司于1991年共同投资兴建的大型现代化造纸企业。公司投资总额20亿人民币，注册资本9800万美元，占地面积34万平方米，其中厂房面积为17万平方米。要紧技术装备分别从美国、德国、法国、奥地利、日本、芬兰等国家引进。公司有二条造纸生产线，一号纸机于94年12月正式投产，要紧生产“红塔”牌高档涂布白卡纸（定量为180350gn2的系列卷筒、平板与舌头卡纸），年设计能力4.5万吨,产品质量达到九十年代国际先进水平。二号纸机于99年12月正式投产，要紧生产“红塔”牌高级包装纸板（定量为150400gm2的系列卷筒、平板、舌头卡

3、纸及液体饮料包装纸与口杯纸等），年设计生产能力17.5万吨。公司现有员工896人，拥有一支占员工总数32%的具有各学科大中专学历与研究生学历的科技人员队伍，从事研究与技术开发并取得了丰厚的成果。雄厚的技术力量与先进的产品检测仪器，使公司的产品质量稳步提高并于97年顺利通过IS09002国际质量体系认证。“红塔”牌高档涂布白卡纸在卷烟、医药、食品、化妆品与生活用品等方面广泛使用，有效地替代了进口，改变了国内高档涂布白卡纸完全依靠进口的局面。以市场为导向、以科技为依托，向高档次、高技术含量、高附加值、高效益的高档包装纸板进展，走质量效益型的道路，创一流的现代化造纸企业，是“红塔人”的信念与追求。局

4、面。以市场为导向、以科技为依托，向高档次、高技术含量、高附加值、高效益的高档包装纸板进展，走质量效益型的道路，创一流的现代化造纸企业，是“红塔人”的信念与追求。为了向更有竞争力公司的目标迈进，管理层希望引入先进的管理系统，把全公司的设备、物流、信息流、资金流统筹管理，从而降低成本，提高效益。红塔仁恒组织架构图如下:2.决策层需求作为企业管理的最高层次，决策层的核心任务是就影响企业的业务方向与内容，及影响企业生存与进展的重大问题、事件进行思考并做出决策，同时监控与指引企业的实际业务运作，领导企业在不断变化的环境中完成自己的使命与目标。关于红塔仁恒决策层来说，要紧的信息需求是决策支持性的分析报告与

5、报表，包含企业经营战略有关与业务运作这两方面的信息。其他的需求包含必要的事务性与辅助性信息。2.1 企业经营战略有关信息2.1.1 企业环境作为造纸行业，环境因素对红塔仁恒经营战略有着一定的影响。企业决策层需要定期及不定期地获得有关的综合性或者专题分析报告，以熟悉企业环境因素变化及进展趋势，有关的重大事件及其影响等，作为企业战略性决策的根据。这些因素要紧有下列方面：宏观进展环境对纸业进展的影响宏观经济环境宏观经济目标宏观经济政策宏观经济走势行业目标、规模行业趋势行业规划行业结构影响纸业公司进展的微观环境因素影响客户需求量的外部因素生烟草行业规模操纵生包装行业的需求变化，格式的：项目符号和编号式

6、的：项目符号和编号一2.1.2 战略性项目与决策决策层需及时掌握对企也进展有重大影响的内外部战略性项目与决策的有关信息，以推动与保证其达到设定的目标。这样的项目如：第三期规划：企业改革，格式的：项目符号和编号)企业战略规划：企业信息系统建设2.2 业务运作信息2.2.1 业务运作绩效业务运作绩效通常通过定期的分析报表/报告,及一些关键业务指标情况反映出来。分析报表/报告如：生定期财务报告，格式的：项目符号和编号)成本分析生_现金流关键业务指标，如：总收入税前利润销售产品销售量产品销售额应收帐款周转率客户满意度客户投诉次数供应一原材料库存金额产成品库存金额存货周转率生产入库产量计划产量抄造率成品

7、率产品合格率总成本费用平均吨纸耗电度数平均吨纸耗水吨数平均吨纸耗浆口蔽平均吨纸耗油吨数生产台时我本通常事故、危险性事故间平均运行时间间隔2.3 其他必要的信息信息系统还应当为领导层的日常工作提供必要的信息支持，这些信息如：:请示报告务必处理的公文务必参加的会议务必处理的事件有关的必要背景信息日程安排3.管理层及业务层需求3.1 销售部需求分析3.1.1 销售部现有的组织结构-发运主管-A结算主管-广东片区销售主管Ao代后B民务主管统计员-Aa审核员三及销售部的职责与要紧业务 根据公司年度经营目标，制定销售计划； 根据市场信息，制定销售政策，促使销售目标的完成; 跟踪或者开发新的客户需求；根据客

8、户的要求，将公司与客户的合同或者协议转化为普通的销售订单； 合同管理，合同或者协议评审、批准； 信贷操纵； 总不一致户的不一致订单转化为按同类或者近似类纸组织的生产指导订单，及业务联系单。生产部将根据销售部的业务联系单组织生产。 当客户对产品的质量有投诉时，销售部负责协调、分析并跟踪问题的解决。退货的，按退货流程处理退换货。 销售部各办事处负责所辖区域的销售业务，包含市场调查、市场开发、洽谈订货合同、衔接供货、对帐、催款、技术服务、接待客户的业务工作。确定的订单应及时传回珠海销售部。 发运主管负责制定发货计划，根据收款操纵发货。负责异地库存的管理，协调业务联系单与库存的平衡及合同的执行。 发运

9、员负责与运输公司的衔接，安排运输事宜，向客户反映并跟踪发货、收货情况。 结算员负责与财务部协调给客户开发票，定期或者不定期与财务与客户对帐，登记客户的回款情况，供销售合同评审时的信贷操纵参考或者发货操纵的参考。 统计员负责按时统计销售与发货的各类报表，分类归档管理合同资料。 审核员负责销售提成费用的建帐，对销售员或者各办事处发生的差旅费、接待费的单据审核，与代理商的代理费的审核。3.1.3 具体业务流程需求年度合同或者大客户要货计划的管理大客户通常签订年度订货合同或者协议（定义为大客户要货计划），包含总订货数量，按月的发货计划，价格，付款条款等；具体执行时，应该直接由客户要货计划转化为普通的客

10、户订单并及时反映大客户要货计划的执行情况；当大客户要货计划发生变化时，要求能够比较其差异，同客户达成协议如何处理差异；大客户要货计划应该能够纳入红塔仁恒的主生产计划中，便于有效组织生产；销售合同管理当形成并确认客户的实际需求后，形成销售合同。销售合同指明纸的类别、规格、包装要求、订货重量、价格、付款条款、货运方式等。根据年度合同或者大客户要货计划、回款情况，评审销售合同，并同技术部、生产部、供应部（仓库）沟通，熟悉库存情况、生产准备情况与技术准备情况，确定交货日期或者是否为客户生产；要求系统提供在线查询，实时反映客户所要产品的库存情况、生产情况、原材料准备情况、技术准备情况，模拟交货日期。批准

11、或者下达销售合同；在超过信贷额度时，系统自动锁住，需要高层领导批准下达。关于客户所要产品为非标准产品的销售合同，务必会同技术部、生产部、供应部评审，看是否能够生产；需要修改工艺标准的，务必由技术部下达工艺变更通知单指导生产。所有的销售合同务必存档，便于查询。系统务必支持零售类合同的快速录入，直接打印发票，收款提货一次完成。销售发货管理销售合同的预留：假如有库存，能够预留产品，产生分配量。提货单打印：打印提货单，提货人员按提货单到仓库提货。发货计划：要求能够根据大客户的要货计划、能够利用的运输能力、客户的回款情况与实际库存情况,优化组织、操纵发货计划。发货通知单：在货品提出仓库后，打印发货通知单

12、,用于跟踪发运过程，及时通知客户货物的发运情况,收货地址、日期、包装规格、件数、运输代理公司、每件的条码（序列号）、重量等，发货单经客户签收后成为收到货物的证据。运费的管理：使用运输公司发货时，系统支持采购运费的采购订单的保护，与运费的结算。销售发票管理关于出口，需要初始发票作为报关凭证；系统支持直接由销售合同根据签收的发货通知单生成的发票打印；同时支持按时间段的汇总发票；支持退货时的红字发票；系统能够同国家的金税系统接口，打印增值税发票;发票打印后，系统与财务的应收帐集成，实时产生应收帐款；支持第三方发票：即付款方同收货方不一致。客户查询、投诉与退货管理客户查询订单执行情况时，系统能够在线查

13、询销售合同的执行情况，能够实时告诉客户客户所要产品的生产准备情况、投产情况、完工入库数量等；准确回答客户的查询能够极大地提高客户的满意程度，还能够协调发货计划，及时满足客户的要求；当客户投诉时，根据客户订单号或者产品序列号查询销售合同的记录，包含产品类别、规格，与生产技术标准；产品出现质量问题时，能够根据系列号、轴号，追踪查询其发货情况、生产日期、生产车间、生产班次、原材料与生产的工艺标准与实际生产的工艺条件，便于发现问题的原因，及时修改或者找到解决问题的方法。记录所有客户的投诉内容，汇总归纳，分析投诉类别，帮助改善产品质量、工艺与客户服务流程，提高客户服务水平。应收帐款分析，催款实时登记客户

14、应收帐与回款情况；系统根据付款条款，对应收帐进行帐龄分析，自动提示催款；系统能够打印对帐单，辅助催款与结算；系统能够按办事处的地域划分汇总应收帐款报告；系统支持大客户的付款计划的保护；价格管理。为应对市场的变化，系统支持多种价格政策的管理与公布，如：不一致客户分类、不一致地域、不一致时段、不一致合同数量下的不一致价格或者折扣;系统支持批量价格修改，如对某类纸不一致规格的价格调整；客户或者代理商资料管理系统集中管理客户资料，如：编码、名称、地址、联系人、发货地址、发票地址、缺省发货方式、付款条款、发票类型、销售员等；系统支持一个客户多个发货地址的设置；系统提供足够的客户分类字段，便于销售的分类统

15、计与价格政策的制定；销售统计分析与预测销售台帐：生产线、发票号码、开票日期、片称、客户名称、产品代码、产品名称、等级、长、宽、规格、克重、数量、销量（吨）、单价（美元/吨）、金额、税率、销值（元）、编号、付款方式、。各区域销售任务完成进度分析：各区域货款回笼情况分析；按品种的销售统计、预测；按区域的销售统计、预测；销售费用、提成的审核销售差旅费票据审核代理商提成的登记销售员提成的计算3.2 供应部需求分析3.2.1供应部现有的组织结构3.2.2 供应部的职责与要紧业务 根据组织结构图，供应部的职责分为采购与仓库管理两大类； 计划采购管理：计划员根据年度与月度生产计划制定年度与月度采购计划； 询价/报价管理 供应商资料管理 采购订单管理 仓库管理 运输协调 转库 供应商发票与货款的核对3.