人信地产公司行政管理手册.docx

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1、人信地产公司行政管理手册地产RENXINREA1ESTATE湖北人信房地产开发有限公司行政管理手册受控文件版本：A审核：持有人：编号：HBRX-GMS-022005年月日公布2005年月日实施1手册说明22行政管理32.1 低值易耗与办公用品管理办法32.2 会议管理制度52.3 工作环境管理办法72.4 档案管理办法92.5 .1工程档案管理细则122.6 .2文书档案管理细则162.7 .3声像档案管理细则192.8 .4实物档案管理细则212.9 .5档案档号说明222.5 工作服与胸卡管理规定242.6 车辆与驾驶员管理规定262.7 职工食堂管理办法283信息管理303.1信息管理办

2、法3032彳,145“卜i333.3文件目理制度3534ZA文仃文规范393.5计算机及网络使用规定434危机管理44危机事件处理办法441手册说明第一条手册内容本手册根据公司章程与公司的实际情况编制而成，包含：公司行政事务管理的范围，公司关于行政事务管理的所有制度、办法文件。第二条适用范围本手册适用于公司的行政事务管理工作。第三条手册管理本手册为公司的受控文件，由总经理批准颁布执行。手册管理的所有有关事宜均由总经理办公室统一负责，未经总经理批准，任何人不得将手册提供给公司以外的人员。手册持有者调离公司时，应将手册交还总经理办公室办理核收登记。手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹

3、，严禁私自复印或者转借给其他公司。在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到总经理办公室。总经理办公室应定期对手册的适宜性、充实性与有效性进行评审；必要时对手册加以修改。第四条本手册的解释权在总经理办公室。2行政管理2.1低值易耗与办公用品管理办法第一条目的为规范公司低值易耗与办公用品管理工作，有效操纵低值易耗与办公用品的采购、验收、发放与使用，制订本办法。第二条低值易耗与办公用品的界定将单位价值小于500元（不含500元）的工具、器具、办公用具、用品界定为低值易耗与办公用品。第三条低值易耗与办公用品的分类视同于固定资产进行管理的低值易耗与办公用品，如：小型办公设备、电器

4、等，对其的管理参见固定资产管理办法。办公自动化设备耗材：如：硒鼓、色带、墨盒、碳粉、光盘、磁盘、移动存储设备、打印纸、复印纸等。通常消耗品，如：签字笔、白板笔、荧光笔、铅笔、涂改液、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、记事本、复写纸、档案袋、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、圆珠笔、订书钉等。耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算机、印泥、打印台、电池等。项目部专用低值易耗与办公用品，如：圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、计算器等。第四条低值易耗与办公用品的采购低值易耗与办公用品原则上由总经理办公室统一采购。各需用

5、部门每月10日之前向总经理办公室提交低值易耗与办公用品采购申请，由总经理办公室统一编制采购计划，说明采购原因、采购数量与费用预算，经总经理批准后，在3个工作日内采购、配发到位。原则上，低值易耗与办公用品应保持零库存。总经理办公室对低值易耗品的采购质量负责，办公用品采购后，由验货人核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，由验收人员在发票背面签字验收、入库。低值易耗品的摊销使用全额摊销法。第五条低值易耗与办公用品的管理总经理办公室负责对采购的低值易耗与办公用品进行登记，并妥善保管。低值易耗与办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门

6、共同使用用品如打孔机、大型订书机、打码机及项目部专用办公具。总经理办公室负责建立“低值易耗与办公用品”登记簿，对低值易耗与办公用品的发放进行管理。公司全体员工应本着厉行节约的原则使用办公用品，能共同使用的尽可能共同使用，能重复利用的尽可能重复利用。严禁浪费、丢失、私用。2.2会议管理制度第一条为进一步规范公司内部管理，促进公司内部沟通与信息传递，根据公司实际运作需要，制定本制度。第二条会议管理总则会议应尽可能精简，能通过正常工作制度、流程处理的问题不通过会议解决，无关的部门与人员一律不参加会议，以保证各业务部门及工作人员有充分的工作时间按照制度与常规办公。会议目标要明确，例行会议依例会的要求组

7、织，专题会议通常由会议主持人或者组织部门写出提纲，列明要解决的问题、议程、会议拟达到的目标、要求与会人员准备的材料与资料。各类会议通常由总经理办公室安排联系，根据会议重要程度，对出席人员要提早一天以上发出书面或者口头通知，以备会议出席者能安排好工作。会议中，对需要解决的问题要明确解决的方法、责任人、目标与期限，避免议而不决，不了了之。第三条会议分类公司的会议能够分为总经理办公会、专题会、员工大会。第四条总经理办公会总经理办公会通常于每月首个周六上午10:3012:00召开，由总经理主持，各部门负责人以上人员参加。特殊情况，则以总经理办公室通知为准。会议要紧内容为：1 .由总经理对各部门上月度计

8、划工作进行检核，对本月工作计划进行布置与安排，传达公司有关文件、精神。2 .各部门负责人对本部门上月度未完成的计划工作作阐述，及通报本月工作计划重点、需提请总经理或者其他部门协调解决的问题。3 .其他需要解决的问题。会议通常不对单项具体问题的处理进行深入探讨，对会上提出的问题可确定时间组织召开专门会议研究解决。会议由总经理办公室负责记录并在会后及时整理、公布会议纪要。总经理办公室负责对已签发的会议纪要进行落实、督办与催办，将会议决定事项的落实结果及时汇报总经理，并在下次总经理办公会上通报。网总经理办公室负责会议记录、会议纪要的存档。第五条专题会专题会要紧是研究解决工作中出现的问题。专题会议的与

9、会人员包含会议召集人、有关部门、有关人员及特邀人员等。专题会会议纪要由会议组织人于会后13日内完成并由主持人签发，抄送各与会单位、部门备查。第六条员工大会出席人员：本公司全体员工。会议时间：通常在每月上旬召开，特殊情况则以总经理办公室通知为准。会议要紧内容：1 .传达关系到全体员工切身利益的重要事项；2 .传达公司重要决策、有关文件及精神；3 .总结前段时间工作，部署今后工作；4 .夸奖先进，鞭策后进；5 .其他应提交员工大会的事项。员工大会由总经理主持召开，由总经理办公室负责会议的组织、服务、记录。第七条会议要求出席会议人员于会议前安排好工作，会议期间其他人如无特殊情况，不得进入会场找人、谈

10、事。如有来访客人或者来访电话，安排适当人员做好接待记录，待会后再通知当事人处理。如遇急事务必当事人亲自接待时，应先得到会议召集者的同意，由其通知有关人员离开会场，并尽量不影响会议进程与发言，以保护会议正常进行。与会者需遵守会场纪律，尊重他人发言，充分阐明自己的观点，关闭手机或者调至振动档，以保护会议正常进行。各部门会议不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。第八条总经理办公室负责会议室管理工作。第九条本制度由总经理办公室负责解释。2.3工作环境管理办法第一条目的为了对工作环境进行有效管理，为员工制造一个良好的工作氛围，制定本办法。第

11、二条总经理办公室负责公司办公场所工作环境的归口管理；各部门负责本部门工作环境保护；各项目负责本项目部工作环境的管理。第三条办公安全、防护各部门应将本部门负责的公司的重要文件资料、印章等责成专人妥善保管。责任人离开办公现场时，应将上述物品锁入固定的文件柜或者抽屉，不得在桌面等处任意摆放。公司不同意存放个人贵重物品与钱币。公司暂时存放的贵重物品由物品管理部门妥善保管。加强各办公室的电器与电源开关的管理，每天下班最后离开办公室的人负责关闭总电源开关。在公司适当场所配备消防器材，并由总经理办公室负责对消防器材定期进行检查、更换，确保消防器材处于正常使用状态。因门卫人员负责对来访人员进行接待、登记，关于

12、非正常公务联系的外来人员谢绝来访。（七）凡从事特种作业人员，公司按照国家规定配备劳动防护用品。第四条办公条件与环境卫生公司努力为员工制造舒适、美观、整洁、卫生的办公室、办公家具、办公设备、办公用品等办公条件，满足员工日常办公需求。各工作部门须有充分的光线，光线须有适宜的分布，光线须防止眩目及闪动，各工作场所的窗户及照明器具的透光部分，均须保持清洁。各工作场所须保持适当的温度，并根据不一致季节予以调节，各工作场所须保持空气流通。饮水务必清洁。洗手间、更衣室及其他卫生设施，务必保持清洁。因垃圾、废弃物、污物的清除，应符合卫生的要求，放置于指定的范围内。（七）各部门负责安排值日人员，每天早晨清理本部

13、门办公环境，公司每位员工都应自觉保持办公环境的优雅整洁，各工作场所内，均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或者碎屑，严禁随地吐痰。（A）总经理办公室负责监督检查各部门环境卫生保持情况。第五条办公秩序员工应自觉遵守办公秩序，工作时间内不得在办公室内高声喧哗、嬉笑打闹、聊天及网络聊私事、玩游戏及电脑游戏、下棋、吸烟、吃零食，任何时候严禁在办公室饮酒、打牌、赌博。（二）接待外来人员、打电话注意文明礼貌，且尽量不影响他人正常办公。联系来访客户、外单位办事人员与打电话时应注意语气礼貌温与。第六条工作氛围公司坚持以人为本，尊重员工，公司努力制造一种与谐、平等、民主、公开的工作氛围，倡导团队精神、团结协作，鼓励

14、各级员工之间积极、主动沟通，使全体员工在公司充分发挥自己的主观能动性、制造性，达到员工个人与公司进展的一致性。2.4档案管理办法第一条目的确保公司工程、文书、声像、实物等各门类档案得到有效操纵。在企业开展市场竞争，保护企业合法权益、经济利益等方面发挥作用。第二条范围本办法适用于公司所有档案资料的操纵。第三条职责总经理办公室负责对公司的各类档案实行统一管理，对各部门及项目部的档案工作及资料员进行业务指导与监督。各部门及项目部资料管理员负责本部门及项目部档案的收集、整理、立卷、归档与移交工作。第四条档案的分类公司档案分为四大类：工程档案、文书档案、声像档案、实物档案。第五条档案立卷、归档总经理办公

15、室负责公司各类档案的收集、整理、立卷、归档工作；各部门及项目部资料管理员负责本部门及项目部档案的收集归档。按照归档范围与要求，公司各部门应于文件处理完毕后向总经理办公室移交，各项目部应于每年六月底前将本项目部上一年度形成的重要文件移交公司总经理办公室。归档文件要齐全、完整。按照文件材料形成的规律，进行科学的分类、立卷，保持文件之间的历史联系。卷内文件的排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管与利用。归档案卷封面的各个项目均应填写清晰。案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。因每个案卷都要填写卷内目录与备考表。(七)归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。(A)移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。第六条档案的保管库房内保管的档案资料，要按门类与载体进行科学的分类、排列、编号，要管理有序。严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防