公司详细活动策划执行流程.docx

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1、公关公司全套具体活动策划执行方案一，活动策划执行流程图（一）接洽流程2（二）策划流程3（三）管控流程3（四）标准管控工具:甘特图表4二，活动策划执行具体方案TOCo“1-3hzu（一）前期打算4（1）前期打算的宣扬类5（2）前期打算的物品类6（3）前期打算的其他6（二）活动现场8三，后期工作总结流程活动策划执行流程图人员分组项目筹备ih项目策划流程策划方案a预算_i宣扬策划_t活动策划iv_项目接洽流程项目接洽项目执行开拓，整合资源规范，专业执行构建，完善模式（-）接洽流程任务分工打算工作主要工作要求及内容说明，洽谈重点参及人员联系方式完成时间备注初步接触：公司宣扬册及相关资料本公司自有优势资

2、源，活动阅历；了解项目规模，场地及其可操作性； 了解合作方关键人物，组织机构，合作意向，资金条件； 了解对方的想法和建议；1,细微环节洽谈（多次）自有资源，案例介绍PPT文档项目初步策划案框架（包括：活动主题,形式，主要内容建议；执行流程支配；大体预算）探讨策划案，获得客户对活动的具体要求及意见；获知项目的着重点及难点；客户的倾向性。2,项目汇报依据客户意见修改后的策划案（包含策划执行方案，宣扬策划案；具体预算）打算汇报用投影仪，手提电脑，方案PPT文档；策划文案打印，装订成册；汇报流程支配：开场人员，主要讲解并描述人员，答疑人员。项目汇报；合同条款认定（二）策划流程任务分工参及部门探讨重点会

3、后工作备注初次策划会议联络人，活动策划，执行统筹，活动部负责人项目背景，需求；是否值得接着跟进；活动概念和形式。撰写初步策划案；报策划总监及分管副总。谈判后协调会议联络人，活动策划，执行统筹，活动部负责人；制作统筹，设计师，信息专员，媒介负责人 客户意见； 策划案大体框架； 形式和内容设计； 项目基本成本； 宣扬炒作重点；撰写策划执行方案初稿（含策划方案，宣扬方案，预算方案）方案由设计师进行精包装；细微环节谈判后协调会议联络人，活动策划，执行统筹，活动部负责人；制作统筹，设计师，信息专员，媒客户意见；内容，执行细微环节确定；撰写策划执行方案定稿（包括活动内容，执行流程，人员分工，介负责人，部门

4、总监现场效果图； 宣扬方案确定； 物料方案 预算方案（成本/报价）。宣扬支配及预算）； 拟定合作协议； 确定需外包工作并开始联络（演艺，制作，场地等） 确定执行工作组。合同签订后协调会议执行工作组成员项目分解及完成时间图表（甘特图）；支配各项工作。项目正式立项落实各项资源，外包执行管控（三）管控流程管控环节主要工作要求及内容说明，洽谈重点参及人员联系方式完成时间备注时间管控时间支配表和节点限制。活动进行的时间是不可更改的，时间管理必需依据活动进行的时间来倒推。供应管控要是指对活动的服务，设备及物质资料的供应的管理。对外包服务的管理。比如在活动执行过程中会涉及到食宿，交通，灯光，音响，舞台，服装

5、，道具，绝技，录制等，这些对专业活动运营公司大都实行外包的模式，那就须要对外包的供应商进行有效管理。人力管控活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理。（四）标准管控工具：甘特图表任务：把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动。时间段：对每一个任务设置一个时间段（须要考虑的因素是开始和结束的时间）。优先依次：设定任务的优先依次。节点：因为此表是用来监控活动的进展状况的，所以对于那些特殊重要的任务要指定为节点，并在图表中标记出来。分工：每一个任务对应参及的人员，节点处找第一负责人。二，活动策划具体执行具体方案一，前期打算任务分工主要工作要求及内容说明负责人联

6、系方式完成时间备注（一）前期打算的宣扬类1,活动策划书要筹备一次活动我们都会先有初步的支配，这样我们就须要先做一份比较完整的活动策划书，这样比较便利接下来活动的开展。更重要的是要让上级认可这份策划书，策划书最主要的是目的意义，活动内容方式及经费预算等。2,正式发文一次活动能否胜利的完成还须要得到更多单位的支持和协作，这样就少不了一份正式的发文，这也是一个很好的宣扬方式。发文要规范，如文号，主题词，抄送单位等。3,悬挂条幅，张贴海报，设置气拱门，电子屏要完成以上这些宣扬形式还是有确定的程序的，首先这些宣扬形式的文字内容都要由上级确认，并通过相关部门的审查，然后在校园内宣扬。4,幕布目前的活动一般

7、都有背景幕布，我们须要事先量好尺寸大小在经过设计，最终悬挂。如操场边铁丝网宝丽布广告最大的是长3米，高3米，学生活动中心条幅：长9米，高0.8米等。5,借用展板展板是用于活动的宣扬，张贴海报等。6,制作邀请函和节目单一场活动我们为了扩大宣扬都会邀请领导和嘉宾莅临现场，这样我们先制作好要邀请函并进行派发。现在最流行的唯恐是学生自己设计的正面是邀请函背面是节目单，并卷成圆筒形绑细绸带红色A4或B5大小的纸张，这样做一来可融入创意，二来也还美观，三来节约（这点特殊让很多领导确定）。7,演示文稿（PPT）现在越来越多的活动须要用到多媒体，PPT就是其中一项，例如座谈会，讲座等之类的这些活动都会常常用上

8、，所以演示文稿我们要事先打算好，当然还有投影仪和电脑。这点要留意的一是要有组织的标记；二是要考虑到现场播放出来的效果，就是说背景颜色及文字的对比要比较明显；三是内容的规范。8,联系校内外媒体要做到三化：联系常规化：经过多次及一个记者联系，就会建立感情，以后报道就简单了；接待程序化：如要到宣扬部审批入校手续，由特地的工作人员进行接待，打算相关材料；新闻通稿格式化：给媒体的新闻共三段，第一段写时间地点主题参及人员，第二段写活动过程，形式，第三段写意义，同学反应。这样写可以减轻我们的压力，也便利媒体挚友找出他们各自的爱好点。9,领导及嘉宾发言稿一般活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导嘉宾发言，有

9、些领导和嘉宾对我们的具体活动还不是非常了解，所以我们最好先打算好一份领导及嘉宾的发言稿，以备时常之需。领导发言是一个活动的灵魂，因为对活动的确定，活动的意义，对青年学生提出的盼望都要由领导讲出来。当然了，这个发言稿确定要由这个组织的最高指导者定稿。10,主持稿为了使主持人能够对节目进行顺当的连接，为了让全部工作人员对整个活动具体流程都了解，提前把主持稿写出来是很必要的。11,打算拍摄相机，摄影机这个环节每个组织都会强调，但我有几个建议：一是假如很重要的活动，最好邀请专业的人士；二是假如场面很大，最好打算广角照像机；三是要同时打算多台。12,奖状设计及制作要留意规范，美观和时尚。13,热气球，彩

10、旗有些活动须要营造出热情，喜庆的气氛，这样热气球及彩旗就是最好的选择，不但可以营造气氛还可以扩大宣扬。当然，这个视活动的经费而定了（二）前期打算的物品类1,水无论是活动前期的筹备还是活动的现场我们都要打算好足够的水给工作人员及领导及嘉宾。2,地毯无论是晚会舞台上的还是会议道路门口上的，现在很多的活动我们都须要铺上地毯。3,灯光，音响等设备现在的活动特殊是室外的活动我们都要用到灯光和音响，而这些设备通常我们都没有，所以要先去租借，一个原则，够用就可以了，不要增加一些花样，没有什么大作用。4,打算签到本，中性笔，毛笔现在的很多活动都有签到这一环节，特殊是会议这种类型的，所以我们事先要打算好签到表和

11、签到笔，假如是画展则须要打算好签到本及毛笔。5,花很多活动的场景布置都须要用到鲜花，；例如：会议桌上，致词台上，茶几上，还有就是上台献的花环或是花束。这些花都要依据不同场合提前打算好。6,礼花炮很多晚会等类型的活动在开场或是结束的时候都会放礼花炮，所以在举办这些活动时我们要打算好，同时要支配好放礼花炮的人员。当然了，这个也是能省则省。7,水果盘，水果现在的社会越来越人性化，所以很多活动的桌上我们都会摆放水果，不确定要贵，但确定要对，如簇新，易食用等。这个环节也要留意摆放抽式纸巾。8,桌椅很多的活动都须要用到桌椅，特殊是室外的一些活动，这些桌椅我们都要事先借好摆放好。条件允许还要增加桌布，感觉更

12、正式。9,观众座位支配表制作及张贴事先就要划分好区域，在座位贴上座位表。10,领导座位签（牌）正式会议的桌前，晚会的领导以及嘉宾席等都须要事先摆放好座位签（牌）。11,帐篷一些在室外的活动我们要考虑到天气变化的问题提前打算好帐篷，主要用于音响，灯光和工作人员的避雨。12,预定工作餐重大活动和长时间的活动要供应工作餐，因为实在是太辛苦了。当然，这只是组织的一种心愿，不用吃得好，但要吃得饱。13,观众服装有部分的活动须要观众的服装的统一的，我们要依据活动的需求事前制作或是租借。14,哨子，荧光棒假如是晚会这一类型的活动我们为了活跃现场的气氛可以事先打算好哨子和荧光棒，活动之前分发给观众。小商品批发

13、市场可以用很便宜的价钱买到。15,小礼品假如是游园活动或是晚会一般会有互动环节，我们自然还要打算些小礼品送给主动参及的观众。16,提小板若是访谈这一类型的活动，我们为了保持随时和主持人的联系还应当打算好提示板。17,借用礼仪服，鞋子，礼仪盘很多的活动现场都须要用到礼仪，比如座谈会或是颁奖典礼等活动，我们则须要联系好礼仪队，并事先要打算好礼仪服，鞋子，礼仪盘等。（三）前期打算的其他1,确定到场的领导及嘉宾活动之前要确定好会到场的领导及嘉宾，这样我们方能精确的做好座位签（牌），支配好座位。2,邀请评委假如是赛事性质的活动我们还要提前预约好评委。3,确定主持人全部的活动在开始之前我们都要先及主持人沟通，商议好一些细微环节的东西。主持人的选择要很慎重，性质不同的活动就要选择风格不同的主持人。4,活动场地借用无论是室内还是室外的活动，都须要活动场地，为了保证活动能够如期开展我们确定要之前就审批好场地。5,管弦乐队，背景音乐会议，座谈会，颁奖仪式，讲座之类的我们一般要先打算好管弦乐队和背景音乐，以营造现场气氛。6,特殊用电活动基本都须要用电，特殊是室外的活动，我们都要事前提出申请，审批好电。