第十二章.采购部工作手册.docx

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1、采购部.工作手册Purchasing Department 大发国际酒店DaZhong International Hotels政策与制度Policy and system大众国际酒店简介毕节大众国际酒店是毕节大众房地产开发股份有限公司控股的首家按国际五星级酒店标准打造的毕节大众国际酒店，坐落于毕节市中心翠屏路12号，总建筑面积3万多平方米，是一家集“住宿、餐饮、会议、休闲、娱乐”于一体的多功能商务酒店。酒店设总统套房、豪华套房、单间、标间、无烟楼层、民族特色楼层、商务会所、大型宴会厅、豪华餐饮包房、多功能厅、西餐厅、以及能满足大小会议接待的会议室；KTV俱乐部；桑拿水区设有水果吧、影视厅、静

2、音厅、休息厅、按摩理疗（SPA）房。总台：08578933333传真:08578932222餐饮：08578988888康乐：08578988666娱乐：08578988886地址：贵州省毕节市翠屏路12号-1 -附：大众国际酒店组织结构图第十二章采购部目录第一章采购、概述3第二节岗位职责4第三节程序标准9第四节管理制度12第五节工作表格17第十二章采购部第一节概述采购部是负责酒店采购工作的职能部门。采购部在酒店统一管理下，根据实际工作要求，适时、适量、适价、经济合理地采购各部门所需要的物品，确保酒店经营活动的正常进行。采购部的采购工作，必须严格执行酒店的采购制度，严格按照采购程序办理，确保所

3、采购物品的数量、质量、价格和交货期符合要求，并严格控制采购成本。采购部员工必须树立“一心为酒店”的采购供应意识。附：采购部组织机构图采购中心/总经理秘书采购部副经理采购员司机第二节岗位职责一、采购经理1隶属关系1.1 直接上司：总经理、副总经理1.2 直接下属：采购员2素质要求2. 1具有大专毕业学历或同等文化程度，并受过旅游饭店物资管理专业培训。3. 2掌握一门外语，能阅读有关专业资料。4. 3从事物资管理工作5年以上，2. 4最佳年龄:30-55周岁。3岗位职责3.1全面负责采购部的管理和口常运转工作。3. 2根据酒店各种物品消耗情况和市场供应情况，制定合理的库存和采购周期，实行计划管理相

4、结合的原则，控制库存资金和采购费用。3.3负责对员工的管理教育、业务培训，工作评估。3. 4完成总经理交办的其他工作事项4工作内容4.1参加酒店有关会议。4.1.1 每周一总经理主持的每周例会。4.1. 2每月一次服务质量分析会。4.1. 3每季一次的餐饮成本分析会和房务系统经营情况分析会。4. 2主持采购部有关会议4. 2. 1每周一次采购会议。4. 2.2每半年召开一次部门工作报告会议。4 . 2.3有关突发性专项会议。5 .3每日工作4. 3.1检查当口食品采购种有无短缺现象，发现问题及时采取补救措施。4 . 3. 2检查物资采购项目的进度及落实情况。5 .3.3审阅市场价格调查表，控制

5、采购价格、质量。4. 3. 4审阅采购申请单。4.3 . 5审核采购费用报销单和进货付款申请。4.4 根据市场调查信息、采购周期、消耗情况，调整和完善采购供应计划。4.5 定期进行工作总结4.5.1 每月底总结部门各项工作任务完成情况，分析存货状况及原因，并与各部门协调，4. 5. 2每年末进行年度工作总结，对员工及各班组工作进行考核评估。五、采购员1隶属关系1.1 直接上司：采购经理1.2 直接下属：2素质要求1.1 具有高中毕业学历或同等文化程度，了解经济合同法、卫生防疫知识、酒店食品和物资铁使用要求、质量属性、鉴别方法、运输及保管要求。1.2 能看懂进口物资（食品）的英文标识及说明。1.

6、3 从事酒店食品、物资保管工作或烹饪、服务工作3逐步形成以上。2. 4最佳年龄:25-50周岁。3岗位职责2.1 负责各类食品、物资的询价、市场调查，开辟供货渠道，收信新产品信息，努力降低采购费用和成本。2.2 选择价格合理，品质优良、交货及时、符合卫生标准、有生产期、保质期和中文标识的商品，填写“询价采购分析表”交经理审批。3. 3根据经理确定的采购方案和审批过的采购申请单，完成采购任务。3. 3.1直拨食品、水产、蔬菜、水果的采购。3.3. 1. A调查了解当日水产、蔬菜、水果等的市场价格填写价格表。3. 3.1. B对照三农以上供应商的报价单，选择价格合理的供应商。3.1 LC每天上午收

7、货，查验质量、规格、价格、数量等，对于应到而未到的食品及时向领班汇报，防止脱脱货。3. 3.1. D及时完成领班分配的应急食品采购任务。3. 3. 2现货物资采购3. 3. 2. A可从市场直接采购的日常用品，必须在7天之内购进。3.3.2.B数量少、金额小的物品可从市场上直接采购。3.3.2.C核定供应商的供货质量、价格，通知供应商供货。3. 3. 3入库食品和期货资的采购3. 3. 3. A进口食品采购必须在60天内完成，外埠食品采购必须在30天内完成，本市现货食品采购必须在7天内完成。3. 3. 3. B进口物资采购必须在2-4个月内完成，定制物品采购必须在1-3个月内完成。3.3.3.

8、C对供应商的供货能力、货物质量、价格、交货期、卫生标准、生产期、保质期、进口中文标识等进行调查，分析比较，选择供应商，报经理审核。3. 3.3. D数量多、金额大、珍品、新品、定制产品的定货业务洽谈要请经理一道参加。3. 3. 3. E定货合同文本交经理审核签字，并加盖合同专用单后交秘书存档。3.3.3.F督促供应商按质、按期交货、确保供应。3.4到店货物的验收3.4.1采购的食品、物资到货后，根据合同条款，封样的要求进行验收，严格把关，坚决拒收不合格的食品、物资，并向领班、经理汇报，采取措施，防止脱货。3. 4. 2将验收合格的食品、物资交财务部验货组验收，并在发票上加盖验收合格章，如果出现

9、问题，须查清原因，立即汇报。3. 4. 3将验货组收合格的直拨食品点交各分点厨师长验收，并在直拨单上签字。3. 4. 4将验货组验收合格的入库食品和物资交保管员验收，办理入库手续。3. 4.5将到货食品、物资的发票、入库单或直抗逆性 交经理审核、签字后，去财务部办理报销、结帐手续。3.4.6认真做好新品选样、打样工作。3.4.7开辟市场供货渠道，了解业务信息，努力降低采购费用和成本。3.4. 8主动与保管员联系，了解库存情况，确保供应，防止积压。六、办公室秘书1隶属关系直接上司：经理1.2直接下属：2岗位提要2.1在经理领导下，撰写、审核酒店各类应用文稿，办理办公室内部日常事务，负责酒店文印、

10、文书档案管理工作。3素质要求1.1 具有高中以上学历或同等文化程序。1.2 能熟练使用电脑、复印机、传真机等办公设备。1.3 熟悉酒店业务，掌握酒店的各项规章制度及服务的规格水平。1.4 具有严肃认真、积极主动的工作态度和严格的组织纪律性。3. 5最佳年龄：2545周岁。4岗位职责3.1 按规定出席经理主持的会议，并作会议记录和纪要。4. 2草拟各类通知、报告、总结、计戈人简报、讲话稿等。4.3收发、保管各类文件。4.4接待来访客人、转接电话。4.5完成经理、办公室交办的其他事项。5工作内容5.1每口做好有关会议记录。5. 2做好酒店内部各类文件和有关采购申请、合同等资料的整理、归档工作。5.

11、 3收取各类报表和文件，整理后送经理室。5. 4协助上司做好与各部门的联系工作。5.5负责部门员工的考勤工作。5. 6整理每天的采购单和收据，核对供货商的送货结帐情况等，及时汇报给上司采购单到货情况。5.7 保管部门印章，依据主任指令，为有关文件、证明加盖印章。5.8 完成经理及办公室交办的其他事项。七、驾驶员1隶属关系L1直接上司：经理L 2直接下属：2岗位提要2.1 保证经理和采购用车的准时、安全。3素质要求3.1具有高中毕业文化程度。1.1 2能熟练掌握办公室各种车型驾驶的技巧和一般故障的排除方法。3.3 具有安全行车十万公里的记录。3.4 工作严肃认真、积极主动、吃苦耐劳，组织纪律性强

12、。3. 5最佳年龄：2545周岁。4岗位职责4.1 遵守交通法规、按章驾车，确保安全行车无事故。4.2 对驾驶的车辆勤检勤修，出车前后主动擦洗车辆，始终保持车辆完好状态。4.3 完成总经理办公室主任下达的各项任务。5工作内容5.1每日检查车辆的安全、卫生状况，不带病出车。第三节工作程序1 一、采购报价、确认程序工作程序工作标准1、采购部门按照采购申请单的要求、编号、登记分派给具体经办的采购员。2、采购员收到申购单后，在规定的时间内提供三家以上的供货商的地址、电话、报价单3、采购经理根据采购员提供的供应商资料，确定最低价格的供应商4、鲜活食品每十天进行一次定价，每个供应商应先报价.采购、成本控制

13、分别派人对市场调查，5、提供书面价格资料，最后由财务、餐饮、采购共同确定价格6、对于新品种除按正常的采购申报外，还须提供样品、试验报告，经总经理授权确认后，方可洽谈7、工程改造、装修经审批立项后，由专人负责选择推荐施工单位并提供两家以上报价，经批准后方可进行1、坚持先报价确认，后采购物资2、货比三家、价比三家、从优选择二、采购报销付款程序工作程序工作标准1、采购员应熟悉银行结算办法，了解各种票据及结算方法的特点和适用范围2、每笔开支在100元（含100元）以上的购货，付款时应使用转账结算.不足100元的可支付现款3、使用转账支票付款时，采购员应向供货单位取得准确付款数，由出纳员填制支票，交采购

14、员与对方结算4、凡在外地订购的物资，均需向银行办理委托付款或汇款支付，不得支付现金，不得从邮局汇款5、采购员付款应将经过批准的证明交给出纳员，以便付款三、采购审批程序工作程序工作标准1、使用部门的采购申请必须经部门经理签字审批后，报采购部门2、采购组接到各类申请单，在完成报价后，经采购经理审批签字再报财务部3、财务部经理接到申请单后审查价格，并根据库存、预算等情况签批。4、财务部经理审批后，报总经理审批，然后再到采购部门进行采购5、酒店对外签定的各类合同，应逐层审批，并将推荐的供应商的书面报价单以及合同文本附后6、紧急采购的物品，使用部门必须书面报告，经总经 理批准后，方可先购买，后补办有关手续1、所有采购申请必须逐级审批签字2、特殊情况下，零星购买先采购后补办手续四、采购物品的结算程序工作程序工作标准-20 -工作标准工作程序1、市内采购物品在规定结算金额以上的领取转帐支票，规定结算金额以下的领取现金2、采购员办理结算时需提供发票、验收单、入库单，连同领用支票的存根到财务部报帐3、采购员领取现金和支票应先填写“现金申请单”“支票申请单”，经采购主管、财务部经理批准后方可领用5、外埠采购的结算由采购员凭采购单、送货单、验收单、发票到财务部办理汇款手续6