商场行政办公室制度.docx

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1、商场行政办公室管理制度第一节行政办公室规范管理制度第一条为使办公室管理及商场文化建设提升到一个新层次，制定如下制度。第二条办公仪表规范：(1)每周一至周四：男士着深色套装(马甲)、衬衣、皮鞋，必佩戴领带。(2)每周一至周四：女士着深色套裙(或裤)、马甲、衬衣、皮鞋。(3)周五：随意着休闲上装及长裤，女士可着裙装(有外事活动除外)。(4)头发梳理整齐，服饰熨烫挺括，领带正挺，皮鞋亮净。第三条办公室规范：(1)卡座屏风：保持整齐。(2)公用物品：如公用办公桌、饮水机等，按规定位置放置，不得随意移动。(3)报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内。(4)外衣及手袋：置挂于衣帽间或柜了内，严禁随意放在办

2、公桌椅及拖柜上。第四条卡座区规范：(1)办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品。(2)辅桌：放文件盒、少量工具书。(3)坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时要将椅子调正。(4)电脑：主机上方有显示器，电脑置写字台左前角。(5)卡座屏风：内外侧不允许张贴任何东西。(6)垃圾篓：内罩塑料袋，置写字台下右前角。第五条语言规范：(1)交往语言：您好，早晨好，请问，请您，劳驾您,请关照，谢谢，周末愉快，再见。(2)电话语言：您好，请问，谢谢，再见。(3)接待语言：您好，请稍候，我通报一下，请坐，对不起，请登记，我即去联系，打扰您一下，好的，行(切勿说“不”)。第六条行为规范：(

3、1)坚守工作岗位，不随意串岗。(2)上班时间不准看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情。(3)保持办公桌上整洁，注意办公室内安静。(4)上班时间，不准在办公室化妆。(5)接待来访或业务洽谈，须到接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留。(6)使用接待室或会议室，要事先到办公室登记，一般内部事务不得随意使用接待室。(7)不要因私事打公司长途电话。凡因私事打电话者，发现一次，罚款XX元。(8)不要在公司电脑上发私人邮件或上网聊天。违反者，发现一次，罚款XX元。(9)不要随意使用其他部门的电脑；未经总经理批准，私客不准使用公司电脑。(10)所有电子邮件的发出，须经部门经理批准，以公司名义发出的邮件须经总

4、经理批准。(11)未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料。(12)吸烟须到吸烟室，否则罚款XX元。(13)无工作需要，不要擅自进入计算机房、客房服务中心、档案室、打字室、财务部、会议室、接待室等。(14)严格遵守考勤制度，迟到、早退每次扣工资XX元。(15)不论任何原因，不得代人刷卡上班。(16)请病假须凭医生开具的病假条，否则一律视同为事假。(17)凡出远勤达一天以上者，应先填报经领导批准的出差证明单。(18)因故临时外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须与总经理办公室打招呼。(19)不要将公司的烟缸、茶杯、文具等一切公物，带回家私用。第二节行政办公纪律管理规

5、定第一条员工上班时必须佩戴胸卡。第二条员工上班时穿西装或职业装，不能穿着休闲装，不能在办公室内化妆。女员工不能穿超短裙与无袖上衣。第三条坚守工作岗位，不要随意串岗。第四条上班时间不要看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。第五条保持办公桌上整洁，注意办公室内安静。第六条接待来访或业务洽谈应在会议室进行。第七条第七条不要因私事长时间占用电话。第八条不要因私事拨打公司长途电话。第九条不要在公司电脑上发送私人邮件或上网聊天。第十条不经批准不得随意上网。第十一条未经允许，不要使用其他部门的电脑。第十二条所有电子邮件的发出，必须经部门经理批准，以公司名义发出的邮件须经总经理批准。第十三条未经总经

6、理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料。第十四条吸烟须到卫生间，否则将被罚款。第十五条在业务宴请中，勿饮酒过量。第十六条无工作需要不要进入经理办公室、计算机房、客户服务中心、档案室、打字室、财务部，以及会议室、接待室。第十七条不要迟到早退，否则每分钟扣发工资X元。第十八条请假须经部门经理、分管副总或经理书面批准，并到办公室备案；假条未在办公室即时备案，公司以旷工论处，扣减工资。第十九条不论任何原因，不得代他人刷卡，违规者将被公司开除。第二十条因工作原因未及时打卡者，须及时找部门经理签字后于次日报办公室补签，否则会按旷工处理。第二十一条加班必须预先由部门经理批准后再向办公室申报

7、，凡加班后申报的，办公室将不予认可。第二十二条在月末统计考勤时，办公室不对任何空白考勤予以补签；如因故未打卡，须到办公室办理。第二十三条请病假须凭据医生开具的病假条，否则一律视同为事假。第二十四条因当日外勤不能回公司打卡的员工，其部门部门经理须在当日8时30分以前写出名单，由办公室经办人代为打卡。第二十五条凡出远勤达一天以上者，须先填报经领导批准的出差证明单。第二十六条因故临时外出，必须请示部门经理；各部门全体外出，必须与总经理办公室打招呼。第二十七条不得将公司烟缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。第三节办公室主任职责规定一、职务规定第一条负责督促、检查行政部门对上级的指示、总经理办公室决议及

8、总经理决定的贯彻执行。第二条定期组织收集、分析、综合公司有关生产、行政等方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向总经理汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。第三条根据总经理指示，负责组织由总经理主持的工作会议，安排并做好会务工作。第四条负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告。第五条组织起草总经理办公室文件（负责审核各职能部门以总经理办公室名义起草的文件），组织并做好公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。第六条组织做好总经理办公室印鉴和介绍信的使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，并及时编写公司的大事记。第七条协调、安排涉及多部门主管参加的各种会议。第八

9、条组织并做好来客接待和公车的管理工作。第九条指导并做好电话话务与机线维修工作。第十条根据总经理提出的方针、目标、要求，及时编制本室的方针目标,并组织贯彻落实。第十一条负责公司办公用房的分配调整及办公用品、用具标准的制订和管理，并对办公用品、用具标准化及各部门文明办公进行检查督促。第十二条负责完成总经理临时交给的各项任务。二、职权规定第十三条有权向公司各部门索取必要的资料和情况。第十四条有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。第十五条有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。第十六条有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。第十七条有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。第十八条

10、有权安排、调度公车的使用。第十九条有权对各部门以总经理办公室名义起草的文件审核和校正。第二十条有权对不符合规定或质量不高、效果不大的文件、资料，拒绝打印发放。第二十一条有权对要求各部门主管参加的会议进行综合平衡或精简压缩。第二十二条有权根据总经理的指示，对办公用房进行分配和调整，并对办公用品、用具标准化进行检查、督促。三、职责规定第二十三条对得知生产行政工作出现异常情况后未及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。第二十四条对总经理办公室行文的差错，收集与整理的资料失实而造成的严重后果负责。第二十五条对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或天失、损坏负责。第二十六条对公文、函件、报刊、电报

11、传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。第二十七条对印鉴、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。第二十八条对下属工作质量差造成的不良影响负责。第二十九条对本室所属岗位发生的设备、人身、交通、火灾事故负责。第三十条对未及时根据公司方针目标的有关要求，编制好本室方针目标或未及时检查和落实负责。第四节经理秘书工作条例一、秘书的任务第一条秘书的任务是代替公司经理处理那些可以由其他人完成的工作和为经理的工作做好准备。第二条本公司秘书的工作有很多项内容，简单地表示如下：(1)传达。(2)运转。(3)助手。(4)书籍、文件整理。(5)室内整理。(6)代行事务。(7)会计事务。调查。(9)记录

12、。(10)接待。第三条以上工作的内容及分量，根据经理意图和各项工作的具体内容决定。二、秘书的工作内容第四条传达事务的具体工作内容：(1)接待来访。来访者各有不同，事有大小，秘书要区别对待。对应该会见的人，应直接向经理转达对方的意图，并引其进入会客室或经理办公室，不论对方要求见面还是仅仅预约。对不宜会见的人，在请示经理后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由拒绝对方，或是将个人意见报经理后作出答复。(2)接听电话。接听电话时，一定要先声明“这里是XX公司”等，然后记下对方的姓名、工作单位、有什么事情，根据对方情况，不妨碍时可明确回答,但一般不说经理是否在。(3)转达。需要转达时，要了解对方

13、的身份和正确听取要转达的内容，并准确、迅速地转达给经理。(4)文件的收发及分送。收到的邮件或送来的文件，首先要区别是需直接送呈经理的，还是需秘书先进行处置和整理的，或者是私用文书(这些区分的范围需事先请示经理)，需经理办理的要直接送交经理。经理不在时，如果有与经理直接有关的留言、电话、快递，可用电话告知。第五条日常工作内容涉及出席会议、陪同旅行、参加宴会、登行拜访、起草文件等。(1)日程的设计及其安排。对所确定的经理应处理的事项，如出席会议等具体的日期和时间进行记录、整理，并随时进行核查，协助经理制定出日程表。日程计划应记入每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变更情况。(2)准备及安排。有些

14、工作需要特别的准备和安排，而且这些工作通常都有一定的时间限制，因此必须提前做好适当的准备。第六条用品的整理。秘书应将经理工作中所需的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。(1)在办公室内。平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量。为此，可设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种、一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期，此外还必须存有一定量的备用品，以便随时补充。(2)经理外出时。经理外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应事先准备好一定的数量，需要收入提包内的物品也要作同样考虑。这些需要准备的物品应在询问过经理后制作一张明细表，事先贴在明显的位置以防遗漏。如果是出差,还应

15、考虑出差的地点和天数等，更要经常征询经理的意图，以准备好所需用品。(3)文件、资料的准备。首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要详细询问，以便将可能会用的文件材料一并准备齐全。可以制作一张文件明细表以方便使用。第七条文件整理业务。(1)为使经理处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用,需要对这些文件进行整理。要根据经理意见将文件分类，并放入固定的装具和容器内，使用中还要经常整理，以便很容易地查到文件。(2)整理工作的关键是分类项目的确定，需要保管及整理的文件用品的选择和整理，以及借阅手续的完善。(3)业务用的文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件，此外还有机密类文件。根据应用情况还可以分为每日必用、常用和不常用三种。(4)经过整理后，有必要对文件进行装订，并给每一个文件集合体以一个恰当的名称。应在听取经理意见后再制一张文件分类的明细表，将表张贴在保管场所或保管人的桌子上，以便于参照。第八条整理、清扫工作。整理、清扫工作时须注意如下几点：(D桌面上的台历和墙上挂的日历要每天调整日期。桌子要擦抹干净。常用品要准备好，并按要求备齐数量。将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损