政府公众物业项目档案管理方案标书专用)参考借鉴版.docx

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1、（标书专用）参考借鉴范本老许作品目录一档案资料的建立及分类21 .档案资料的建立22 .档案资料的分类。3二物业档案资料的管理81 .档案资料管理运作流程：82 .档案资料管理要求：8本项目物业档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要组成部分。科学、规范的档案管理可以为专业的物业管理提供有力的支持。针对本政府（公众物业）项目的实际情况，我们拟采取系统化、专业化、数据化的管理手段，对本政府（公众物业）项目物业档案进行全面的收集和管理。一档案资料的建立及分类1 .档案资料的建立。（1）采取系统化、专业化、数据化的先进手段收集储存资料。（2）将收集到的资料进行细分，分类标准严格按照建设部关于修订全国

2、物业管理示范住宅小区（大厦）标准及有关考评验收工作的通知发布后的新标准执行，做到条理清晰，分类合理，便于查阅。（3）按照资料载体的类型采用恰当安全的保存方式。（4）所有资料档案实行“双档”（电脑档案、文本档案）管理。2 .档案资料的分类。类别资料内容基础管理工程建筑产权资料A：规划图纸、项目批文、用地批文B：建筑许可证、投资许可证、开工许可证C市：拆迁安置资料、丈量报告工程技术资料A：红线图、总平面图B：地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告C市：工程合同、工程预决算D：工程设计变更通知及技术核算单E：竣工图：1.单体建筑、结构、设备竣工图2.附属工程及地下管网竣工图F：房屋土建及装修、供配电

3、、给排水、电梯、空调、采暖、弱电、消防及智能化竣工验收证明书G：钢材、水泥等主要材料的质量保证书H：新材料、构配件的鉴定合格证书1：供水、供电、电梯、消防、空调及采暖、智能化等设备的检验合格证书、供水、供电、电梯、消防、空调及采暖、智能化等设备技术资料J：砂浆、混凝土块试压报告K：绿化工程竣工图1：其它技术资料接管验收资料A：接管验收手续B：接管验收设备确认凭证C市：接管验收物业本体确认凭证管理合同资料A：前期物业管理服务协议B：物业管理委托合同业主管委会资料A：筹备成立文件B：成立后运行文件类别资料内容资金资料维修资金的建立、管理、使用、续筹的规定管理目标及方案A：争创物业管理“示范大厦”规

4、划B：物业管理实施方案基础管理公众制度资料A：用户手册B：装饰装修管理规定C市：管理公约D：公众制度基础管理员工管理资料A：员工个人资料、聘用表B：员工业绩考核及奖罚记录C市：员工培训计划和个人成长记录D：员工培训考核记录E：员工外出考评及参加演练记录P：员工住房及内务管理记录计算机管理资料A：计算机管理软件及使用说明B：计算机网络管理及记录行政文件资料A：管理处值班及督察记录B：政府部门及主管领导部门文件C市：我们公司及业主单位相关文件D：规章制度、通知、通报等文件E：接待来访参观记录表业主、客户资料A：业主、客户管理资料、业主公约、装修申请、费用托收协议B：业主、客户档案C市：业主、客户维

5、修档案业主反馈资料A：服务质量回访记录表B：业主意见调查、统计记录C市：业主投诉及回访处理记录维修资料A：维修申报表B：维修服务派工单C市：维修回访记录表类别资料内容房屋管理及维修养护标识、导示资料A：大厦栋号、楼层、房号平面示意图B：引路方向平面图大厦房屋安全管理类A：禁止违章搭建及装修的规定及处理记录B：装修验收记录C市：房屋安全检查记录共用设备管理综合类A：设备安全运行规程B：各设备运行岗位责任制度C市：定期巡回检查记录D：维护保养记录E：运行记录F：设备维修档案G：设备机房管理规定H：相关岗位技术人员资质证书共用设备管理供电系统A：送电、停电通知及记录B：临时用电管理措施C市：停电应急

6、处理措施弱电系统A：智能化设施运行记录B：智能化设施定期保养记录共用设备管理消防系统A：消防24小时值班记录B：消防设施设备清单C市：消防设施设备使用方法D：消防应急方案、消防疏散图E：相关消防宣传资料及法规F：火灾隐患检查记录电梯系统A：电梯准用证B：年检合格证C市：电梯操作及保养人员资质证书D：电梯应急处理措施及记录类别资料内容给排水系统A：大厦用水、供水管理制度B：用户用水、节水计划C市：给排水设施安全检查记录D：二次供水卫生许可证E：水质化验单F：操作人员卫生健康许可证G：限水、停水通知及相关记录H：供水设备周围环境检查记录I：应急处理方案及相关记录空调采暖系统A：中央空调运行记录B：

7、中央空调故障处理方案及记录C市：中央空调保养记录D：采暖设备保养记录共用配套设施资料A：共用配套设施统计表B：共用配套设施维修养护计划及记录共用管线资料A：地下管网图B：违章架空管线处理记录照明设施A：道路、楼道、大堂公共照明统计表B：公共照明维修及更换记录保安及车辆管理保安管理资料A：日常巡查记录、交接班记录、值班记录B：保安训练计划和考核记录C市：大院及大院安全防范措施D：查岗记录、闭路电视监控系统录像带E：物资搬运放行记录、紧急事件处理记录车辆及停车场管理资料A：停车场出入登记记录B：交通疏导图C市：停车场安全防范措施及设施记录D：车辆管理记录、车辆详细资料环境卫生管理环卫设施资料A：环

8、卫设备、工具统计表B：环卫设备、工具更换记录类别资料内容清洁卫生管理资料A：清洁卫生检查标准及记录B：国家环保标准：排烟、排污、噪音C市：处理污染事件记录D：消杀及垃圾清运记录绿化管理绿化资料A：绿化规划图纸B：绿化设施统计表C市：绿化保养计划及记录D：绿化检查标准及记录精神文明建设社区文化资料A：活动计划实施方案、总结记录B：社区文化活动图片及录像记录C市：传媒报导D：文化活动场所等设施使用情况管理效益经济效益A：物业管理费用收缴统计表B：有偿经营服务统计表C市：物业管理整体项目经营统计表社会效益A：本物业管理项目所获取的荣誉称号B：舆论相关报导二物业档案资料的管理1.档案资料管理运作流程：

9、管理处重要资料（如本市机关事务管理局提供的资料）接收必须经过管理处主任或指定负责人验收，完善交接手续后立卷归档。管理处日常管理文件（如管理处通知、通报等）按照我们公司制定的文件管理程序发放及接收手续、并立卷归档。图4.1档案资料建立及管理运作流程示意图2.档案资料管理要求：（1）综合部设档案管理员。（2）档案资料由管理处综合部统一管理。（3）明确收集、整理、分类、编号、登记、录入电脑、入柜、借用、检查、销毁等各项管理流程。（4）采用多种形式的文档储存方式（如电脑磁盘、录像带、录音带、照片、图表等），并采取相应的储存、保管方法。（5）对原始文件、合同等重要资料必须严格管理，借阅、复印等必须经管理处主任审批。（6）管理处主任负责审批档案保存数量、保存期限以及是否有效和作废。（7）注重档案管理信息开发，根据工作需要和档案库存情况编制各种专题资料。（8）综合部每季度对档案资料管理情况进行检查。（9）要求全体员工树立档案意识、保密意识、严格执行档案管理制度。