管理制度-〈火电建设项目文件收集及档案整理规范宣贯课件 精品.ppt

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1、1火电建设项目文件收集火电建设项目文件收集及档案整理规范及档案整理规范宣贯宣贯王黎平王黎平中国电力建设企业协会中国电力建设企业协会2 概概 述述 标准主要章节的解读标准主要章节的解读 标准实施指南标准实施指南目 录 Content1 12 23 33第一部分第一部分 概概 述述一、标准编写的社会背景一、标准编写的社会背景 电力工业的发展电力工业的发展 标准化工作的发展标准化工作的发展 档案工作发展的必然档案工作发展的必然4第一部分第一部分 概概 述述二、标准及标准化的概念二、标准及标准化的概念 GB/T 20000.1-2002标准化工作指南标准化工作指南 第第1 1部分部分: :标准化和相关

2、活动的通用词汇标准化和相关活动的通用词汇对对标标准准定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种用的和重复使用的一种规范性文件规范性文件。 5第一部分第一部分 概概 述述二、标准及标准化的概念二、标准及标准化的概念 GB/T 20000.1-2002标准化工作指南标准化工作指南 第第1 1部分部分: :标准化和相关活动的通用词汇标准化和相关活动的通用词汇对对标标准化准化定义：为了在一定范围内获得最佳秩序定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题，对现实问题或

3、潜在问题制定制定共同使用和重共同使用和重复使用的条款的活动。复使用的条款的活动。 标准化包括标准的制定、发布及实施。标准化包括标准的制定、发布及实施。 6第一部分第一部分 概概 述述二、标准及标准化的概念二、标准及标准化的概念 GB/T 20000.1-2002标准化工作指南标准化工作指南 第第1 1部分部分: :标准化和相关活动的通用词汇标准化和相关活动的通用词汇对对标标准化准化定义：为了在一定范围内获得最佳秩序定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题，对现实问题或潜在问题制定制定共同使用和重共同使用和重复使用的条款的活动。复使用的条款的活动。 标准化包括标准的制定、发布及实

4、施。标准化包括标准的制定、发布及实施。 7第一部分第一部分 概概 述述三、指导思想和基本原则三、指导思想和基本原则 制定标准的指导思想：标准的制定要切合制定标准的指导思想：标准的制定要切合实际有操作性，能对项目档案工作具有实际的实际有操作性，能对项目档案工作具有实际的指导意义，解决指导意义，解决“五归三要五归三要”问题。问题。 1.1.五归：五归：“归什么、谁来归、怎么归、归哪归什么、谁来归、怎么归、归哪里、及时归里、及时归 ” 2.2.三要：三要：“要有的该有、要能快速查找、要要有的该有、要能快速查找、要符合要求符合要求”。8第一部分第一部分 概概 述述三、指导思想和基本原则三、指导思想和基

5、本原则 标准编写的标准编写的基本原则：具有前瞻性、先进性、可操基本原则：具有前瞻性、先进性、可操作性，能覆盖档案管理的全过程。作性，能覆盖档案管理的全过程。 1 1）服从国标，满足电力建设的需求。）服从国标，满足电力建设的需求。 2 2）突出全过程管理，强调全面性和完整性。）突出全过程管理，强调全面性和完整性。 3 3）强调可利用性，去粗取精，摒弃形式主义。）强调可利用性，去粗取精，摒弃形式主义。 4 4）注重可操作性，简明、简化、实用。）注重可操作性，简明、简化、实用。 5 5）管理责任明确，界面清晰。）管理责任明确，界面清晰。 6 6）格式单元化，一事一办。）格式单元化，一事一办。 7 7

6、）归档范围（内容）双向量化。）归档范围（内容）双向量化。9第一部分第一部分 概概 述述四、标准的特点：四、标准的特点： 更新观念，创新管理。更新观念，创新管理。 1)1)融入技术元素，体现全员参与的观念。融入技术元素，体现全员参与的观念。 2)2)充分利用信息化管理平台，体现弱化分类，强化编充分利用信息化管理平台，体现弱化分类，强化编目的观念。目的观念。 3)3)将生产档案纳入分类体系，体现将生产档案纳入分类体系，体现“生产基建一体化生产基建一体化管理管理”观念。观念。 4)4)强调全过程管理，体现强化验收的观念。强调全过程管理，体现强化验收的观念。 5)5)将特殊载体档案与纸质档案并举，体现

7、企业档案整将特殊载体档案与纸质档案并举，体现企业档案整体管理的观念。体管理的观念。 10第一部分第一部分 概概 述述四、标准的特点：四、标准的特点： 与时俱进，建立新的分类体系与时俱进，建立新的分类体系 1 1）分类体系改革的必要性。）分类体系改革的必要性。 2 2）新分类体系的确立和特点。）新分类体系的确立和特点。11第一部分第一部分 概概 述述四、标准的特点：四、标准的特点： 从实际出发，注重可操作性从实际出发，注重可操作性 1 1）归档范围归档范围的双向量化。的双向量化。 2 2）两表合并，一表多用。）两表合并，一表多用。 3 3）统一）统一表格表格，一事一办。，一事一办。12第二部分第

8、二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读一、标准的结构内容一、标准的结构内容火电建设项目文件收集与档案整理规范火电建设项目文件收集与档案整理规范由由二大部分组成：正文与附录。二大部分组成：正文与附录。共分共分1313章，章，3737节；节；2 2个资料性附录。个资料性附录。目录目录13二、术语与定义二、术语与定义 项目文件项目文件: :指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收

9、文全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。件等。项目档案项目档案 : :指经过鉴定、整理并归档的项目文件。指经过鉴定、整理并归档的项目文件。归档：是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档归档：是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案部门保存的过程。案部门保存的过程。整理：是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排整理：是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。列、编号和基本编目，使之有序化的过程。分类分类 : :根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档

10、案实体进行有层次的分类。实体进行有层次的分类。第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读14三、总则与管理职责三、总则与管理职责 “总则总则” ” 是对火电建设项目档案管理提出的总体是对火电建设项目档案管理提出的总体要求。要求。4.1 4.1 从档案法制化管理层面上，提出项目档案管理的从档案法制化管理层面上，提出项目档案管理的应实行责任制的要求；应实行责任制的要求；4.2 4.2 从项目档案工作基本原则上，阐述了档案管理必从项目档案工作基本原则上，阐述了档案管理必须遵守的工作原则，工作内容、工作目的；须遵守的工作原则，工作内容、工作目的；4.3 4.3 从项目档案的管理基础上，对档

11、案管理机构、人从项目档案的管理基础上，对档案管理机构、人员、设备实施和信息化管理提出要求。员、设备实施和信息化管理提出要求。第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读15第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读三、总则与管理职责三、总则与管理职责 第五章第五章“管理职责管理职责” 对对建设单位、勘察、设计单位、监理单位、施工、建设单位、勘察、设计单位、监理单位、施工、调试等单位的档案管理职责，以及项目建设的不同管调试等单位的档案管理职责，以及项目建设的不同管理模式，如总承包、工程委托管理的档案管理职责也理模式，如总承包、工程委托管理的档案管理职责也做出规定。做出规定。

12、165.2.1 5.2.1 应设立档案管理机构，建立项目档案管理体系；落实项应设立档案管理机构，建立项目档案管理体系；落实项目档案管理责任制。应对各参建单位的档案工作进行监管、检目档案管理责任制。应对各参建单位的档案工作进行监管、检查、指导和协调，并将各职能部门的档案工作纳入统一管理，查、指导和协调，并将各职能部门的档案工作纳入统一管理，实行项目档案与项目建设同步管理。实行项目档案与项目建设同步管理。5.2.2 5.2.2 应制定本项目的统一管理制度和业务标准，将项目文件应制定本项目的统一管理制度和业务标准，将项目文件的形成、收集、整理要求及归档范围纳入各参建单位和部门的的形成、收集、整理要求

13、及归档范围纳入各参建单位和部门的责任制，实行全过程质量管理。责任制，实行全过程质量管理。5.2.3 5.2.3 档案部门应参加合同审查。应在合同中明确各参建单位档案部门应参加合同审查。应在合同中明确各参建单位竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。5.2.4 5.2.4 应组织监理单位对各参建单位提出的设计更改执行情况应组织监理单位对各参建单位提出的设计更改执行情况进行汇总、审核，并应提交设计单位编制竣工图。进行汇总、审核，并应提交设计单位编制竣工图。5.2 5.2 建设单位建设单位档案管理职责档案管理职责 175.2.5 5.2

14、.5 应按归档范围（应按归档范围（参照附录参照附录A A）负责收集、整理本单位各）负责收集、整理本单位各部门在项目建设活动中形成的文件。应对监理、设计、施工、部门在项目建设活动中形成的文件。应对监理、设计、施工、调试等参建单位移交的竣工档案汇总整理、系统编目、编制检调试等参建单位移交的竣工档案汇总整理、系统编目、编制检索工具。索工具。5.2.6 5.2.6 应负责组织项目档案的移交审查，申报及组织档案专项应负责组织项目档案的移交审查，申报及组织档案专项验收工作。应对归档的项目档案的完整、准确、系统、有效利验收工作。应对归档的项目档案的完整、准确、系统、有效利用与安全保管负责。用与安全保管负责。

15、5.2.7 5.2.7 在城建规划范围内的项目，建设单位应按在城建规划范围内的项目，建设单位应按GB/T 50328GB/T 50328规规定将参建单位移交的竣工档案汇总整理后，向城建档案馆移交定将参建单位移交的竣工档案汇总整理后，向城建档案馆移交。5.2.8 5.2.8 建设单位项目建设单位项目文件管理流程文件管理流程，见图，见图1 1。5.2 5.2 建设单位建设单位档案管理职责档案管理职责18四、项目文件的收集四、项目文件的收集6.1.1 6.1.1 建设单位应将项目建设中形成的所建设单位应将项目建设中形成的所有文字、图表以及音像等各种载体形式的文有文字、图表以及音像等各种载体形式的文件

16、为收集对象，将具有保存价值的文件纳入件为收集对象，将具有保存价值的文件纳入归档范围。归档范围。6.1.2 6.1.2 各参建单位主要项目文件归档范围各参建单位主要项目文件归档范围及归档责任单位参照及归档责任单位参照附录附录A A。第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读19 6.2 6.2 收集时间收集时间6.2.1 6.2.1 项目文件应与项目建设同步收集。项目文件应与项目建设同步收集。6.2.2 6.2.2 前期阶段、施工准备阶段、竣工验收阶段、生产准前期阶段、施工准备阶段、竣工验收阶段、生产准 备阶段等项目管理性文件，可在文件办理完毕或阶段性工备阶段等项目管理性文件，可在文件办理完毕或阶段性工作完成后及时收集。作完成后及时收集。6.2.3 6.2.3 设备、仪器及物资文件，应在开箱验收后及时收集设备、仪器及物资文件，应在开箱验收后及时收集登记。登记。6.2.4 6.2.4 施工、调试单位形成的各专业项目文件，责任单位施工、调试单位形成的各专业项目文件，责任单位应在单位工程验收后及时收集。应在单位工程验收后及时收集。6.2.5 6.2.5 监理（监造）、设计等单位形成