管理制度-台账、记录、档案、文件、标准、标准化讲义 精品.ppt

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1、台账、记录、档案、文件、标准、标准化释义讲义柳如烟2一、台账v台账的定义：v台账就是明细记录表。台帐，不属于会计核算中的帐簿系统，不是会计核算时所记的帐簿，它是企业为了加强某方面的管理、更加详细地了解某方面的信息而设置的一种辅助帐簿，没有固定的格式，没有固定的帐页，企业可根据实际需要自行设计，尽量详细，以全面反映某方面的信息，不必按凭证号记帐，但能反映出记帐号更好。一、台账v台帐不是会计上的术语，是各个业务部门用于管理、统计本部门日常工作的各种文本、文件、资料的统称，实际上就是一种流水账，如销售数量台帐、销售员业绩统计台帐等。台帐就是明细记录表。具体在仓库管理中，台账详细记录了什么时间，什么仓

2、库，什么货架由谁入库了什么货物，共多少数量。同样，出库也要对应出库台账。再说的明白一点，台账就是流水账。举例：生产安全管理方面的台帐 v安全生产台帐是反映一个单位安全生产管理的整体情况的资料记录。有三方面的作用：v 1、在台帐资料的记录、整理和积累过程中起到自我督促、强化安全生产管理的作用。v 2、是企业规范管理上档次，提高企业管理水平的需要。 v3、对单位和安全管理人员起到了自我保护的作用。 安全生产台帐一般包括 14类：v1、安全责任书（与主管单位及内部各班组签订的安全生产目标管理责任书、合同）； v 2、安全生产机构设置的文件（领导小组、安全组织等）；v 3、安全生产管理制度（安全生产责

3、任制、安全技术措施计划、安全生产教育、安全生产定期检查、伤亡事故的调查和处理制度）。企业注册安全主任、安全员、班组长等岗位职责； 安全生产台帐一般包括 14类：v 4、上级有关安全生产管理部门制订和下发的制度性文件、通知、通报等；v 5、安全宣传教育培训、学习、活动资料。v 6、安全生产检查资料。v 7、安全会议记录。v 8、花名册：全员花名册，特种作业人员花名册。 安全生产台帐一般包括 14类：v 9、新工人（含民工和临时工）三级教育。v 10、机械、电气等设备管理资料 v 11、安全技术交底资料。 v 12、爆破物品管理台帐。v 13、事故应急预案、事故记录和报告资料，安全事故调查处理材料

4、。v 14、安全设施和劳保用品购买、发放登记台帐。 二、档案v 档案的定义：v中华人民共和国档案法定义：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。” 二、档案v 档案的定义：v法兰西共和国档案法定义：任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。” 二、档案v 档案的定义：v美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著现代档案原则与技术的定义：档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之

5、用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。” 二、档案v 档案的定义：v苏联大百科全书（第三版）定义：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。” v以上档案定义虽然认识有所不同，但都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。 二、档案v 档案的最新定义：v档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。档案的形成v档案是直接形成的历史记录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承

6、了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。 v档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 档案的来源v 档案来源于文件。v档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。 档案的来源v 档案来源于文件。v档案是对文件的不断扬弃。首先是时效性批判，档案是已经办理完毕的文件；其次是价值批判，档案是办理完

7、毕的文件中具有保存价值的部分；最后是系统性批判，档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。 档案的表现形式v档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等。v1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；v2、从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；v3、从表现方式来看，有文字、图表、声像等。 档案载体的演变v档案是人类历史最重要的载体之一 。v1、甲骨档案是我国现存历史的档案中年代最久远的，它也是我国现存最早的系统的官府文书。v2、金文档案

8、是继甲骨档案后又一种珍贵的历史档案 ，刻于青铜器上记事。v3、缣帛档案多用于绘制舆图或抄写经典及朝廷颁授文武官员的诰命、赦命等封赠文书。 档案载体的演变v档案是人类历史最重要的载体之一 。v4、简牍档案是指中国古代以竹木为载体而形成的文字材料，主要用于一般公务文书及国家重大政事和书写典籍。v5、石刻档案树碑立传的传统习俗，使中国古代石刻档案的遗存多姿多彩，浩如烟海。历代都把刻石作为发布政策、记载国政大事的最好的传世材料 ，因为易于取用和保存久远。 档案载体的演变v档案是人类历史最重要的载体之一 。v6、纸质档案我国档案载体从纸质档案起发生了重大变革，取代了简牍，成为国家正式书写材料，一直沿用至

9、今。7、声像档案，如照片、影片、唱片、录音带和录像带等，进入工业社会以后这类档案越来越多。v8、电子档案，20世纪中期以后，档案载体又发生了革命性的变化，产生了以代码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体上、依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的电子文件，这些具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件，参数和其他相关数据称为电子档案。电子档案的产生，是档案领域最剧烈的一次变革，它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。 档案的属性v档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义

10、简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。 个人档案的重要性v个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，绝不可小看和忽视。一个人只要需要工作、需要生活，就离不开与社会上一些单位、一些部门、打交道，建立起个人档案既是工作的需要，也是社会的需要，更是一个人在社会上工作和生活的需要，这是单位或企业了解一个人的重要手段。没有档案的人当然就不便于单位或企业了解你，对个人是肯定不利的。 三、记录v记录的定义：记录的定义：v阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。的文件。记录案例四、文件

11、v文件的定义：v以文字或图示描述管理内容或业务内容、通以文字或图示描述管理内容或业务内容、通过规定程序由有权人员过规定程序由有权人员签署发布签署发布、要求接收、要求接收者据此作出规范者据此作出规范反应反应的电子文档或纸质文档。的电子文档或纸质文档。 四、文件vISO文件体系层次分三层：v一层一层次文件次文件质量手册质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是公司全体员工进行质量管理活动的基本依据和准则，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。 四、文件vISO文件体系层次分三层：v二层二层次文件次文件程序文件程序文件：对顾客导向过程（COP）和支持过程（SP

12、）及管理过程（MP）以逻辑上独立的活动进行区分、并予以规范、以确保过程和结果符合顾客要求的文件，是质量手册的支持文件，是员工进行质量管理活动的具体依据。 四、文件vISO文件体系层次分三层：v三层三层次文件次文件作业文件作业文件：依据程序文件的规范，对其所指向的过程进行分解描述、以指导具体操作的文件。比如设备操作规程、作业指导书、图纸、明细表、检查基准书、工艺流程图、行政通知公告、部门管理规范、临时作业文件、对外沟通函件等。 计算机文件v计算机文件属于文件的一种，与普通文件载体不同，计算机文件是以计算机硬盘为载体存储在计算机上的信息集合。文件可以是文本文档、图片、程序等等。 v文件有很多种，运

13、行的方式也各有不同 。v文件是与软件研制、维护和使用有关的资料，通常可以长久保存。文件是 软件 的重要组成部分。在软件产品研制过程中，以书面形式固定下来的用户需求、在研制周期中各阶段产生的规格说明、研究人员作出的决策及其依据、遗留问题和进一步改进的方向，以及最终产品的使用手册和操作说明等，都记录在各种形式的文件中。 计算机文件v文件是对软件中另一组成部分 程序的解释和说明，是对研制过程进行管理的重要手段。管理人员通过文件来确立不同研制人员或小组之间的工作联系，调整研制周期各阶段之间的衔接关系，并根据所产生的文件检查和控制研制工作的进度。文件也是使用、理解和维护软件所不可缺少的重要资料。 五、标

14、准v标准的定义：v 为了在一定范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件。 v标准是对重复性事物和概念所做的统一规定，它以科学、技术和实践经验的综合为基础，经过有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定的形式发布，作为共同遵守的准则和依据 。（国标的定义） 注：标准宜以科学、技术的综合成果为基础，以促进最佳的共同效益为目的。 标准的分类v1、使用范围划分有国际标准、区域标准、国家标准、专业标准、企业标准v2、按内容划分有基础标准（一般包括名词术语、符号、代号、机械制图、公差与配合等）、产品标准、辅助产品标准（工具、模具、量具、夹具等）、原材料标准、方

15、法标准（包括工艺要求、过程、要素、工艺说明等）；v3、按成熟程度划分有法定标准、推荐标准、试行标准、标准草案。 标准的制定v1、国际标准由国际标准化组织（ISO）理事会审查，ISO理事会接纳国际标准并由中央秘书处颁布；v2、国家标准在中国由国务院标准化行政主管部门制定。v3、行业标准由国务院有关行政主管部门制定。v4、企业标准企业生产的产品没有国家标准和行业标准的，应当制定企业标准，作为组织生产的依据，并报有关部门备案。 标准的制定的原则v标准的制定应当有利于合理利用国家资源，推广科学技术成果，提高经济效益，保障安全和人民身体健康，保护消费者的利益，保护环境，有利于产品的通用互换及标准的协调配

16、套等。 v从哲学上讲，标准是客观事物所具有何种意义的一种参照物 。国内标准的分类v国内标准共分两类，国家标准和行业标准：v一、国家标准 v 1、GB 国家标准 v 2、JJF 国家计量技术规范 v3、JJG 国家计量检定规程 v4、GHZB 国家环境质量标准 v5、GWPB 国家污染物排放标准 v6、GWKB 国家污染物控制标准 v7、GBn 国家内部标准 v8、GBJ 工程建设国家标准v9、 GJB 国家军用标准 国内标准的分类v国内标准共分两类，国家标准和行业标准：v二、行业标准 v1、YB 黑色冶金行业标准 v2、HG 化工行业标准 v3、DA 档案行业标准 v4、LD 劳动行业标准 v5、MT 煤炭行业标准 v6、HJ 环保行业标准v7、EJ 核工业行业标准六、标准化v标准化的定义：v为在一定的范围内获得最佳秩序，对实际的或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则的活动，即制定、发布及实施标准的过程，称为标准化 。v标准化的重要意义是改进产品、过程和服务的适用性，防止贸易壁垒，促进技术合作。 v包括制定、发布及实施标准的过程。标准化的实质和目的v标准化的实质：v通过制定、发布和实施