管理制度-物资采购及管理制度培训130页 精品.ppt

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1、物资设备管理制度培训二零一一年四月二十日二零一一年四月二十日中铁一局集团渝利铁路工程项目经理部宗宗 叶叶 辉辉 目目 录录中粮生化能源（公主岭）有限公司一、目的及适用范围二、基本采购流程三、采购计划的类型四、采购计划的要求五、采购计划的审批六、采购原则七、标书的审核及中标通知书的下发八、合同的拟定及会签九、入库十、保管十一、出库十二、物资盘点十三、材料物资存储的管理组织机构十四、仓储人员的工作纪律2一、目的及适用范围一、目的及适用范围中粮生化能源（公主岭）有限公司 为规范采购行为，加强物资管理，通过有效管理，使各种物资能得到充分的、合理的使用，避免浪费，降低成本，保证质量，特制订本制度。 本制

2、度适用于对采购物资及设备出入库的控制及保管 。3二、基本采购流程二、基本采购流程中粮生化能源（公主岭）有限公司采购流程图部门申请计划 计划审批 招标采购 草拟合同 合同会签 比价采购 实施采购4三、采购计划的类型三、采购计划的类型中粮生化能源（公主岭）有限公司1、设备采购计划：填写固定资产申购单、设备采购计划：填写固定资产申购单2、材料采购：填写材料计划，要求分类填写、材料采购：填写材料计划，要求分类填写 包装材料采购计划包装材料采购计划 辅助材料采购计划辅助材料采购计划 备品备件采购计划备品备件采购计划 劳动保护用品采购计划劳动保护用品采购计划 油料采购计划油料采购计划 玉米采购计划玉米采购

3、计划 原煤采购计划原煤采购计划 注：玉米采购计划、原煤采购计划由供应部依据全年需要量及库存注：玉米采购计划、原煤采购计划由供应部依据全年需要量及库存情况，制定月份采购计划。其他采购计划由各使用部门提请，其中备情况，制定月份采购计划。其他采购计划由各使用部门提请，其中备件采购计划要依据备件的二级分类提请。件采购计划要依据备件的二级分类提请。3、办公用品采购计划：填写办公用品申购单。、办公用品采购计划：填写办公用品申购单。5四、采购计划的要求四、采购计划的要求中粮生化能源（公主岭）有限公司 1、采购计划由使用部门专业技术员或专业工程师编制，、采购计划由使用部门专业技术员或专业工程师编制，填写前应到

4、仓库认真核实，核查所用材料物资或者可能替代填写前应到仓库认真核实，核查所用材料物资或者可能替代物资的数量与质量等情况，尽量保证优先使用库存材料物资。物资的数量与质量等情况，尽量保证优先使用库存材料物资。库管员应配合使用部门核对账目，对库内缺少的，计划编制库管员应配合使用部门核对账目，对库内缺少的，计划编制人员要根据实际使用情况填写材料计划申请表人员要根据实际使用情况填写材料计划申请表(一式五份一式五份-部门留存部门留存.库管员留存库管员留存.采购员留存采购员留存.财务留存财务留存.采购计划员留采购计划员留存存)，并由库管员进行签字核实。，并由库管员进行签字核实。6四、采购计划的要求四、采购计划

5、的要求中粮生化能源（公主岭）有限公司 2、填写物资采购计划表必须写清以下条款：物资名称、填写物资采购计划表必须写清以下条款：物资名称、型号规格型号规格(或附图纸或附图纸)、采购数量、采购数量、所属设备所属设备，并写出材料物，并写出材料物资到库的最迟时间，一般情况计划提出后不资到库的最迟时间，一般情况计划提出后不少于五个工作少于五个工作日，日，如有要求的写出材料物资厂家。采购人员对采购周期负责，如有要求的写出材料物资厂家。采购人员对采购周期负责，确保材料物资按时到库。提计划人员所填材料物资型号必须确保材料物资按时到库。提计划人员所填材料物资型号必须准确无误，采购数量合理，保证采购材料物资的正确性

6、。准确无误，采购数量合理，保证采购材料物资的正确性。 3、采购计划每月提一次至两次。特殊情况需经部门经理、采购计划每月提一次至两次。特殊情况需经部门经理批准后，可提临时计划。批准后，可提临时计划。7五、采购计划的审批五、采购计划的审批中粮生化能源（公主岭）有限公司 1、月份采购计划，由供应部依据各部门上报的采购计划、月份采购计划，由供应部依据各部门上报的采购计划进行汇总，报公司常务副总经理审批并同时报事业部主管领进行汇总，报公司常务副总经理审批并同时报事业部主管领导。导。 2、设备采购计划，要求填写固定资产申购单，具体审批、设备采购计划，要求填写固定资产申购单，具体审批程序如下表（后附表格）程

7、序如下表（后附表格） 3、材料采购计划，由专业技术员或专业工程师对提请材、材料采购计划，由专业技术员或专业工程师对提请材料物资的准确性负责，经部门经理审核后，报公司总工程师料物资的准确性负责，经部门经理审核后，报公司总工程师或主管副总审批，审批后将计划申请表交采购部采购员一份或主管副总审批，审批后将计划申请表交采购部采购员一份执行采购。具体审批程序如下表（后附表格）执行采购。具体审批程序如下表（后附表格） 4、办公用品采购计划，由各部门经办人员填写，经部门、办公用品采购计划，由各部门经办人员填写，经部门经理审核后，报公司主管副总审批。经理审核后，报公司主管副总审批。8固定资产申购单固定资产申购

8、单中粮生化能源（公主岭）有限公司9物资材料采购计划表物资材料采购计划表中粮生化能源（公主岭）有限公司10六、采购原则六、采购原则中粮生化能源（公主岭）有限公司材料物资需在合格供应方范围内招标或比价采购。材料物资需在合格供应方范围内招标或比价采购。 1.招标范围：根据国家招标法规定，所有具备招标条件的材招标范围：根据国家招标法规定，所有具备招标条件的材料、设备、服务、土建和机电安装工程等都需要委托具有资质料、设备、服务、土建和机电安装工程等都需要委托具有资质的招标公司进行公开招标采购。客观上不具备招标条件（如：的招标公司进行公开招标采购。客观上不具备招标条件（如：实际投标者少于三家以下或独家生产

9、及专利设备等），须由实际投标者少于三家以下或独家生产及专利设备等），须由项项目建设单位目建设单位提出申请报告，事业部项目管理部审批后，由项目提出申请报告，事业部项目管理部审批后，由项目建设单位组织议标或比价采购。建设单位组织议标或比价采购。 2.合格供应商应符合的条件：合格供应商应符合的条件：（1）获得）获得ISO9000认证或社会公认的知名厂家、单位。认证或社会公认的知名厂家、单位。（2）产品质量能够满足要求。）产品质量能够满足要求。11六、采购原则六、采购原则中粮生化能源（公主岭）有限公司（3）具有良好的供货业绩和商业信誉。）具有良好的供货业绩和商业信誉。（4）服务提供和交付能力能满足本企

10、业的要求。）服务提供和交付能力能满足本企业的要求。（5）具备必须的资质要求。）具备必须的资质要求。（6）合格供应方原则上是生产厂家，若代理商必须具备厂家）合格供应方原则上是生产厂家，若代理商必须具备厂家直接颁发的代理文件。直接颁发的代理文件。 3.供应商资信评价由供应部、财务部、各使用部门进行综合供应商资信评价由供应部、财务部、各使用部门进行综合评价，并由供应部建立供应商档案。评价，并由供应部建立供应商档案。 12七、标书的审核及中标通知书的下发七、标书的审核及中标通知书的下发中粮生化能源（公主岭）有限公司 1.招标文件技术部分由各部门和质量技术部负责，商招标文件技术部分由各部门和质量技术部负

11、责，商务部分由财务、审计、法律、采购部门审核。务部分由财务、审计、法律、采购部门审核。 2.公开招标的公开招标的中标通知书中标通知书由招标公司负责下发，由招标公司负责下发，议标属于议标属于“竞争性谈判竞争性谈判”，中标不发，中标不发中标通知书中标通知书。 13八、合同的拟定及会签八、合同的拟定及会签中粮生化能源（公主岭）有限公司 1、设备合同由各使用部门的专业工程师负责拟订，材料、设备合同由各使用部门的专业工程师负责拟订，材料物资合同由供应部负责拟订，土建及安装合同由土建或安装物资合同由供应部负责拟订，土建及安装合同由土建或安装造价师负责拟订。造价师负责拟订。 2、对合同标的的要求：要求合同与

12、标书、实物及即将结、对合同标的的要求：要求合同与标书、实物及即将结算的入账发票相一致（包括名称、数量、规格型号等）。算的入账发票相一致（包括名称、数量、规格型号等）。 3、合同的会签，执行合同会签审批程序，具体程序见下、合同的会签，执行合同会签审批程序，具体程序见下表（后附表格）表（后附表格）14八、合同的拟定及会签八、合同的拟定及会签中粮生化能源（公主岭）有限公司 所有合同签订，需履行合同会签程序，以下合同的签订需要事所有合同签订，需履行合同会签程序，以下合同的签订需要事业部主管领导审批。业部主管领导审批。（1）土建、安装、非标制作、项目设计、车辆（小车）、玉米、）土建、安装、非标制作、项目

13、设计、车辆（小车）、玉米、煤、财产及设备租赁合同、劳务（如雇用吊车等）合同、借款合同；煤、财产及设备租赁合同、劳务（如雇用吊车等）合同、借款合同；（2）除上述以外的材料、设备采购，单笔合同金额）除上述以外的材料、设备采购，单笔合同金额20万元（含万元（含20万元）以上的；万元）以上的；（3）对设备、车辆等资本性支出合同，如报告已签批，且合同与）对设备、车辆等资本性支出合同，如报告已签批，且合同与报告（数量、金额等）相一致，则合同可不签批。报告（数量、金额等）相一致，则合同可不签批。（4）其他属于重大事项的合同，无论金额大小，需报事业部主管）其他属于重大事项的合同，无论金额大小，需报事业部主管领

14、导审批。领导审批。15八、合同的拟定及会签八、合同的拟定及会签中粮生化能源（公主岭）有限公司16对于采购金额小于5万元的材料物资合同会签，可采用简易程序。八、合同的拟定及会签八、合同的拟定及会签中粮生化能源（公主岭）有限公司合同会签流程：合同会签流程：1、经办人填写会签单主要内容、经办人填写会签单主要内容2、部门经理、专业总工程师、主管副总经理针对技术条款签、部门经理、专业总工程师、主管副总经理针对技术条款签 署意见署意见3、财务部门针对结算条款签署意见、财务部门针对结算条款签署意见4、法律人员针对合同文字表述及其他法律有关条款签署意见、法律人员针对合同文字表述及其他法律有关条款签署意见5、常

15、务副总经理审批、常务副总经理审批17九、入库九、入库中粮生化能源（公主岭）有限公司1、设备入库：、设备入库：（1）设备进厂后，由库管员负责外观、数量验收，使用部门技术人）设备进厂后，由库管员负责外观、数量验收，使用部门技术人员负责质量验收，质量技术部指定计量检定人员验收，关键设备以员负责质量验收，质量技术部指定计量检定人员验收，关键设备以及进口设备验收时，必须有供货方人员参加。及进口设备验收时，必须有供货方人员参加。 另外，设备所属分项目必需有专业工程师参加设备开箱验收。采另外，设备所属分项目必需有专业工程师参加设备开箱验收。采购员负责填写设备开箱验收信息，并出具购员负责填写设备开箱验收信息，

16、并出具设备开箱验收单设备开箱验收单。验。验收后，参加设备验收人员在收后，参加设备验收人员在设备开箱验收单设备开箱验收单中共同签字确认。中共同签字确认。验收出现不合格项时，执行合同规定的有关条款。设备开箱验收合验收出现不合格项时，执行合同规定的有关条款。设备开箱验收合格后质量技术部组织建档，并保存全部的技术资料。设备档案一般格后质量技术部组织建档，并保存全部的技术资料。设备档案一般包括：设备出厂检验或合格证、设备到厂验收单、设备安装工程记包括：设备出厂检验或合格证、设备到厂验收单、设备安装工程记录单、设备的全套图纸、设备说明书等。录单、设备的全套图纸、设备说明书等。18九、入库九、入库中粮生化能源（公主岭）有限公司（2）固定资产中属于监视测量装置的，质量技术部根据情况确定是否）固定资产中属于监视测量装置的，质量技术部根据情况确定是否做入厂校验，如做入厂校验需校验合格后再办理入库手续，并负责录入做入厂校验，如做入厂校验需校验合格后再办理入库手续，并负责录入项目监视和测量装置台帐项目监视和测量装置台帐。2、材料物资的入库：、材料物资的入库：（1）物资进厂后，对需要检验的材料物资由采购员通知进