FSC 文件与资料管理程序.docx

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1、文件与资料管理程J文件编号：YSQPOO1版本/修订：A/0页ft：4生效日期：2010年05月01日管理体系手册制度口操作规程程序其它：文件密级：无修改类别新版口版本更改/修订作废/替代：文件变更原因：文件变更内容简述：编制人：邓飞部门：人力资源部日期：2010年05月01日文件印章审核人员部门姓名签名日期人力资源部吴云鹏持有部门：批准总经理王建平版本更改记录版本修订更改摘要编制者生效日期文件编号：YSQP001文件名称：文件与资料管理程序页码：2/4版本/修订：A/0生效日期：2010年05月O1日1O目的规定公司内部文件的编写、审核、批准、标识、发放、回收作废及更新所需的控制。规定了外来

2、文件的管制、保管的控制。2.0适应范围凡与公司质量与森林产销监管链管理体系相关之内部及外来文件均适用。3.0职责4.0定义4.1质量手册:4.2FSC手册:4.3程序文件:本程序由人力资源部制定及管理，相关部门配合执行。规定公司质量管理体系的纲领性文件。规定公司森林产销监管链管理体系的纲领性文件。为达成某一项活动的流程性文件。1. 4作业指导文件：为达成某一项作业须依据的指导或说明性文件。4. 5受控文件：是指文件的分发、变更、回收等须受到管制的文件。5. 6非受控文件：是指文件的分发、变更、回收等不须受到管制的文件。5.0内容5. 1文件的分类。5.1.1 从管制属性可分为受控文件和非受控文

3、件两种。5. 12从文件架构上分为四级：一级文件为质量手册、FSC手册；二级文件为程序文件（包括各部门运营流程、管理程序等）三级文件为作业指导书；（包括:各部门岗位职责、技术档案、检验标准、各工序操作指导、员工手册和各类管理规定等。）客户报价资料和记录（包括各种工作记录）等。FSC手册编号:四级文件为表单、客户档案或资料、5. 2文件的编号。5. 2.1质量手册编号：YSQMYSGM公司代号质量手册代号5.2.2程序文件的编号：公司代号FSC手册代号YSQP公司代号程序文件代号5.2.3作业指导书的编号：文件序号YSQW/公司代号作业指导类文件代号部门代号5.2.4表格记录文件编号：文件序号Y

4、SFM/公司代号表格代号部门代号文件序号文件编号：YSQP001文件名称：文件与资料管理程序页码：3/4版本/修订：A/O生效日期：2010年05月O1日5.2.5内部通知发文编号：YSH/公司代号发文代号部门代号文件序号5. 2,5.1各部门所发的通知、通告如涉及到人事和行政的相关内容，须到人力资源部备案。5. 2.6外来文件的编号以原有编号为准。如无原有编号，其编号为W1+流水号。W1代表外来文件，流水号从OO1开始往后推。5. 2.7部门代号：HYS为深圳市恒悦声实业有限公司的代号，该单位只制定及发放通知、通告发文。YS为的代号；财务管理中心CW生产管理中心SC物流部W1人力资源部R1产

5、品管理部CP品质部PZ营销管理中心YX总经办ZB技术部JS市场部SHC5. 2.8公司的受控文件包括：一级文件、二级文件、部分三级、四级文件（包括：各部门岗位职责、技术档案、检验标准、各工序操作指导、客户档案或资料、部分管理制度或规定及其他管理部门核定的须受控的文件），-一般性的部门通知文件无须受控。5. 3文件版本说明：5.3. 1版本编号方法：前一个口表示文件的版本号（编号从AZ）,后一个表示修订次数（编号从0-5）。6. 3.2版本说明：文件首次发行，初版为A0；文件若有少许修改则变动修订次数，例如：A0-A1；文件经过5次修改后则变动版本号，例如：A5-B05.4文件的编写、审查、批准

6、及分发层次:文件名称制订审查核准分发单位质量手册ISO推行小组管理者代表总经理各单位主管FSC手册FSC推行小组管理者代表总经理各单位主管程序文件各单位主管管理者代表总经理各单位主管三级文件各单位主管各部门负责人总经理各相关单位四级文件各部门负责人单位主管管理者代表各相关单位内部通知、通告各部门文员各部门负责人总经理各相关单位5.5文件的制定及修改6.1. 1各部门制定草案，经相关负责人审查（必要时经讨论/会签）、批准，一、二、三级文件由人力资源部统一打印和发行并编号记录，文件字体及样式参照文件与资料管理程序执行。文件编号：YSQP001文件名称：文件与资料管理程序页码：4/4版本/修订：A/

7、0生效日期：2010年05月O1日5.5.2一、二、三级文件的修订：由原制定单位填写文件变更申请表说明原因及变更内容后由原相关负责人审查、批准后将文件变更申请表交人力资源部,将原文件作文件修订并登记。5.6文件的发行5.6.1受控文件的发行：5.6.1.1由人力资源部依据5.4的规定确定发行范围,填写文件分发/回收记录表后加盖“受控文件”印章后发放至领用单位,并要求领用单位签名。5.6.1.2文件换版发行时，需将旧版文件回收后，方可发放新版文件。5.6.13非受控文件如外部（如：客户、供应商、政府机关等）需求，由人力资源部填写文件分发/回收记录表，并要求领用单位签名，无须加盖“受控文件”印章。

8、5.7文件的使用与管理。5.7.1对质量体系运作起重要作用的各个场所，都须有相应有效版本文件。5.7.2受控文件须保持干净、严禁涂改。5.7.3公司盖“受控文件”印章再复印的文件一律无效。5.7.4受控文件有破损、模糊或丢失等情况，相关部门可申请更换或补发。5.7.5公司受控文件的借阅须经部门主管批准后方可借阅。5.7.6回收之旧版文件由人力资源部统一销毁处理（如用于再生纸或供参考而保留的文件，则在文件每页加盖“作废文件”印章）。5.8外来文件的管制：对与质量管理系统有关的外来的行政公文或法律法规由人力资源部定期向有关的单位咨询并购买；供应商提供的产品相关资料由采购部来管理。6.0参考文件记录管理程序7.0附件7.1文件分发/回收记录表7.2文件变更申请表7.3文件一览表7.4印章格式