管理制度-人事档案管理制度及相关表格非常实用36页 精品.doc

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1、内 部 平 急XXXX【人】字（20XX）第23号 签发人：XXX关于XXXX人事档案管理的通知各公司：为规范XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：一、电子档案管理1电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。2电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。二、纸质资料管理（一）收集档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。（二

2、）整理1人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。（1）基本档案资料管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；（2）其他档案资料其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。其他档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资

3、料需要累积存入人事档案中；更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。（3）离职档案资料离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。

4、三、档案组卷、存放规定1有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立档案室的，应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。2每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上基本档案目录并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长）32cm（宽）6cm（高）22cm的档案盒存储档案。3档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。4档案盒内首页应当设置档案索引表。5根据制度有关档案分类的规定，设置档案盒。档案子类别、文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。6归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。五、管

5、理原则1行政人事部设立档案管理员，对人事档案进行统一管理，原则上管理人员档案资料终身保存，生产工人档案至少保留两年；2员工调离原公司时，原公司档案管理员需对其档案资料进行检查，并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。员工调出时还需与原公司签订劳动合同补充条款一式两份：一份存入档案资料里一起邮寄至调入公司，一份由原公司连同其合同资料一起保存；3未经允许，任何人不得借阅人事档案资料。附件：1.应聘人员登记表2.员工入职申请表（管理）3.员工入职申请表（普工）4.背景调查表5.与原单位解除劳动关系证明书6.入职培训记录表（管理）7.入职培训记录表（普工）8.劳动合同签收单9.劳动合同签收一览表10

6、.员工转正审批表11.培训学分分录表12.外部培训申请表13.培训协议14.外部培训报告15.管理干部履历表16.内部调动审批表17.劳动合同补充条款18.工作移交清单19.管理人员离职审批表20.生产员工离职审批表21.解除劳动关系确认书22.档案管理信息表贴档案袋用23.管理人员人事档案目录24.生产人员人事档案目录XXXX股份有限公司总经理：二一二年八月二十五日主题词：规范 人事档案 通知抄 报：区域总经理 事业部（副）总经理 行政人事总监抄 送：事业部人事（副）经理XXXX股份有限公司华北区域 20XX年8月25日印发001-应 聘 登 记 表 申请职位: 姓 名性别出生年月婚否相片政

7、治面貌学历籍贯民族所学专业身 高体重技术职称电话号码身份证号身份证住址现居住地爱好及特长家 庭 成 员（若有亲属在本公司工作请说明）亲属姓名关系年龄工作单位、职务、通讯住址联系电话教 育 背 景（从最高学历填起）就读时间就读学校所学专业有否证书证明人及联系方式年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月工 作 记 录（从最近工作填起）工作时间曾服务单位职位薪金证明人联系电话年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月薪资要求及其它：备注：我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月全部薪资的后果。并同意贵公司对我的个人资料进行查询；本人愿意遵守公司的一

8、切规章制度；另本人对以上所填写信息已确认，后期若有变更将及时告知公司进行调整，否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。申请人签名： 日期：应聘评估请面试官根据应聘人员的个人情况在相应的分数栏上打，然后将总分相加，作为应聘者评价的主要依据。应聘者姓名应聘岗位原岗位院校学 历专 业年 龄参加工作时间户口所在地项 目5分4分3分2分1分学历匹配专业匹配专业技能匹配领导能力匹配管理能力匹配沟通能力语言表达能力承压能力个人要求与公司期望匹配程度应聘者总得分初试评价可入职日期家庭情况可能存在的问题及其它意见：应聘者综合评价： 签 字： （招聘负责人、行政人事部负责人意见、部门负责人意见） 日 期：

9、面试结论根据应聘人员的情况，认为他适合担任 一职 暂不考虑002-管理人员入职申请表公司声明：这是我公司入职程序的一个重要组成部分，您所填写的详尽信息与可能形成的劳动关系事宜完全相关，请您如实、详细填报。个人资料（由个人填写）基本信息姓 名性别民 族籍贯相片出生日期年 月 日身份证号学 历专 业婚姻状况政治面貌户口性质 现住地址身份证地址家庭电话移动电话紧急联络人关系联络地址联络电话社保、证件信息社保参保种类 资格证书 （职业资格证书、特种行业特种作业资格证书）个 人 情 况 调 查是否有亲属在本单位或关联公司工作 是否与其他企业签订保密、竞业限制协议 社 会 关 系（含集团内及关联公司）姓名

10、关系年龄工作单位、职务联系电话主 要 家 庭 成 员姓名年龄与本人关系所在单位联系电话教 育 经 历（从最高学历填起）起 止 时 间学 校 名 称专 业学 历证明人及电话至至至至主要工作 经 历（从最高工作填起）起 止 时 间单 位 名 称职 务薪 资证明人及电话至至至至自 我 简 述承诺：我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月全部薪资的后果。并同意贵公司对我的个人资料进行查询；本人愿意遵守公司的一切规章制度；另本人对以上所填写信息已确认，后期若有变更将及时告知公司进行调整，否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。 填表人签名： 填表日期： . 录用情况（由人力资源部填写）部 门岗位职 级报到日期聘用形式 试用期合同期限薪资试用期津贴福利保险基数： 公积金基数： .转正 .其他其他公司规定公司规定 其他说明（其它福利补贴）：行政人事部意见：用人部门意见：区域/事业部总经理意见：注：1、经理级及以上职级员工由事业部总经理、区域总经理批准，报总部行政中心；2、主管级（含主管）以下员工由事业部总经理批准，报区域行政人事部备案。003-员工入职申请表(普工)员工编号：姓 名性别出生年月婚否相片政治面貌学历籍 贯民族所学专业户口