记录控制程序.docx

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1、编制：审核：批准：文件评审栏部门评审意见评审人日期开发口同意发行行评审不合格，不同意发采购部口同意发行行评审不合格，不同意发计划部同意发行行评审不合格，不同意发市场销售部口同意发行行评审不合格，不同意发质量管理部同意发行行评审不合格，不同意发人事行政同意发行行评审不合格，不同意发口同意发行行评审不合格，不同意发文件制/修订履历表制/修订版本制/修订人制/修订内容（章节）制/修订日期A/0首次发行1.目的规范公司记录的管理，为追溯、改进和提高产品质量提供依据，证实质量管理体系运行的持续性、适宜性和有效性，确保其符合标准要求。2.适用范围适用于本公司质量管理体系所要求的所有记录的管理和控制。3 .

2、名词解释略4 .职责4.1 文控中心负责记录的统一编号、发放和管理，建立记录清单。4 .2各部门负责各自相关联记录的管理。5 .程序内容5.1 记录的分类质量记录主要是为实施与运行质量管理体系所需的,和关于质量方针、目标实现程度的记录，包括但不限于：a.关于适用的法律法规要求的记录。b.产品或服务的记录，产品或服务提供过程的记录。c.有关供方或顾客的记录。d.产品和过程监视和测量记录。e.检测设备和仪器的校验记录。f.不合格方面的记录，产品或服务方面不合格记录。g.人力资源管理方面及设施管理方面记录。h.审核与评审方面的记录。1 .纠正和预防措施方面及文件控制方面记录。1.1.1 记录的形式为

3、书面形式（如：书面的表格形式、报告文件形式等）、磁盘等电子媒体等形式。5.2文件记录表格的设计、审批、印制和领用。5.2.1 各部门设计自己所需的记录表格，并将空白表格交行政部审核后报管理者代表或其授权人审批后交行政部印制。5.2.2 印制好的记录表格由仓库负责保管，各部门根据需要从仓库领用。5. 3记录的填写文件记录由开展该项活动的直接责任人按要求及时填写，填写要求如下：5.1.1 正确：质量记录所记内容必须真实准确，填写方法必须符合规定要求，字迹清晰，不随意涂改。需更改的部分采取划改，但需更改人签字并注明更改时间。5.1.2 及时：按规定时间填写、传递，发现问题应立即纠正。5.1.3 完整

4、、齐全：记录必须按照格式逐项填写，如遇到不需填写的内容，应在该栏内画。不得空项，文件规定的各种记录要作到齐全。5. 4记录的管理5.1. .1编码原则：注释：公司名称：IMG部门代码：总经理/管理者代表J1；行政人事部HR；财务部CW；市场销售部YX：质量管理部QC;产品研发部RD：供应链管理部CG；产品规划部CP；文控中心WK；文件级别：一级文件QM；二级文件QP；三级文件QI；四级文件QR；外来文件QS；流水号：OO1-999O各部门记录编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形。5.4.2记录的收集、归档、储存和保管5.4.2.1记录按照统一集中、分级管理相结合的原则进行收集、归档、储

5、存和保管，并做到易于查找行政部负责建立公司记录清单。5.4.2.2负责收集、归档质量记录的部门，对每种记录应按月装订，并加上封面和标识按月编写目录，建立台帐，以便检索和查阅。5.4.2.3记录的储存与保管，必须防火、防潮、防霉、防虫蛀，经常检查，避免丢失。5.4.2.4各类记录的保存期为三年或根据使用情况延长保存期限，但必需在记录清单中标识清楚。5.4.3文件记录的查阅、借阅和复制5.4.3.1查阅文件记录，原则上在保管文件记录的部门进行，不得外借，不得涂改、加批和撕页，并严格遵守公司保密制度的相关规定，如果确实需要外借，要按文件控制程序办理相关手续。其他人员需借阅或复制质量记录的，应经相应部门负责人批准。5.4.3.2本程序涉及的相关记录由各责任部门整理归档并保存.5.5记录的处理5.5.1 因其它原因记录的格式需修改时，要求修改部门持新改的记录表格依原文件审批流程重新审批、并知会品管部，以便于文控中心及时更新VV记录清单5.5.2 过期的及被代替的记录，记录管理部门填写文件修订/废止申请单，由管理者代表批准后并有人事行政人员监督时方可以销毁，我司规定销毁方式为燃烧或用碎纸机粉碎。6 .相关文件文件控制程序7 .相关记录记录清单文件修订/废止申请单8 .流程图或附件2itft9tnHettt9etiKaB6fiffII1Btfi1NafftfU.)fi.10)