企业文件制修废管制表.docx

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1、企业文件制修废管制表文件制、修、废管制表制定部门：质量部制定日期:2009年10月05日文件与资料管理程序文件编号:M12-Q0001总页数：14最新版次变更记录内容制/修订日期版次修订内容2009.10.05AO首次发行会签部门会签意见/签核核准审查承办发行戳记会签单单位会签栏分发单位会签栏管理部财务部工程研发部工务课位质量部制造部业务部资材部FormNo.:M12-Q0001-001Rev.01制定部门：质量部制定日期：2009年10月05日文件与资料管理程序文件编号：M12-Q0001版次：AO页次：1/141 .目的对与质量管理体系实施中所涉及与形成的质量管理体系文件及资料进行操纵，确

2、保各有关场所使用有效版本的适用文件。2 .范围本公司各部门质量管理系统文件，包含适用的外来文件如国标、法律法规及顾客提供之各类规范或者标准等文件均属之。记录是一种特殊类型的文件，应根据规定予以操纵。3 .定义：无4 .作业程序与权责：4.1 手册及程序书之核准：总经理4.2 【文件制、修、废管制表】之承办、审查、核准许可权如下：NO文件种类承办审查核准1一阶文件质量主管管理者代表总经理2二阶文件部门主管管理者代表总经理3三阶文件权责单位副/课长部门经理4.2.1文件制作：各责任单位4.2.2文件分发：文管中心（质量部）4.2.3文件保管：文管中心及部、课文件管理人员4.2.4三阶文件如为涉及全

3、公司（如规章制度、管理办法），视其需要应由总经理核准。4.3本公司之文件类别分为下列4种：4.3.1一阶文件一质量手册用以说明本公司之质量政策、组织、权责及质量管理系统运作原则之基本文件。4.3.2二阶文件一程序书各权责单位或者有关部门间为达质量目标与指标，依手册所延伸制订之作业程序等文件。4.3.3三阶文件4.3.3.1作业指导书（1）操作标准书等与机器设备操作有关之操作文件。FormNo.:M12-Q0001-002Rev.01页次：1制定部门：质量部制定日期：2009年10月05日文件与资料管理程序文件编号：M12-Q0001版次：AO页次：2/14(2)制程加工作业指导书有关之文件。(

4、3)与工作环境、公司经营有关之管理文件。4.3.3.2检验标准书(1)成品检验规范、IQC检验基准书、制程检验标准(SIP)(2) QC工程图(CP)4.3.4四阶文件一表单、记录指二、三阶文件所衍生之表格、表单及各项记录。4.4 文件的制定1. 4.1文件撰写时，于每页套上【文件表框】(适用一、二阶文件，三阶文件不强制使用，由各单位自行制定)。4. 4.2制定完成之文件，应附上【文件制、修、废管制表】，由有关单位会签，可由各单位填写意见，经检验后有关单位会签通过之文件，依4.2权限表之权责人员签核后，文件制定方告完成。5. 4.3制定完成之文件，应将电子档与签核完的文件送文管中心纳入管理，并

5、依部门之需求进行文件分发。4.5 文件受控与分发4.5.1文件在通过各权责部门审核后交由文管中心确认,确认无误后在该份文件上加盖“原件受控章”予以储存，文管中心将受控文件登录于【文件管理一览表】中。4.5.2文管中心将需分发文件登录于【文件分发一览表】中。文管中心作文件分发时，DCC人员对受控原件进行复印足够的份数后加盖“文件发行”章给有关部门，由各单位有关人员在【文件分发/补发/缴回签收记录表】上签收。4.5.3各单位文件管理人员，应妥善保管分发之文件。4.5.4文件如分发给客户或者公司内教育训练使用时，则不予管制，但须于首页盖参考文件章，版本变更不予以抽换。4.5.5各单位如发现使用文件数

6、量不够或者发现文件缺页、破旧、字迹模糊等不堪使用情况，需以【文件申补单】经单位主管核准后向文管中心再申请，文管中心按需求数量复印并加盖“文件补发”章,分发给申请部门并登录签收文件。4.5.6文件分发范围：一、二阶文件分发为以部为单位；三阶文件分发至有关单位。4.6文件之修订、废止、回收作业FormNo.:M12-Q0001-002Rev.01页次：2制定部门：质量部制定日期：2009年10月05日文件与资料管理程序文件编号：M12-Q0001版次：AO页次：3/144.6.1文件修订时，文件版本须变更，文件修订部门应在该文件之首页注明修订章节之情形，由有关单位会签，并依4.2权限表之权责人员签

7、核。文件修改后电子文件用蓝色字体标示，删除的条款以号表示。4.6.2文件回收，文管中心将新版文件依4.5分发原受文单位，回收相应数量之旧版文件，加盖“作废文件章”，并在【文件分发/补发/缴回签收记录表】注明回收情形。4.6.3文件废止时，文件制定单位于文件首页注明废止原因，经有关部门会签，并由4.2权限表之权责人员签核后，文管中心依4.6.2进行回收作业。4.6.4旧版发行文件由文管中心回收后加盖“作废文件”章做再生纸使用（机密文件除外），作废文件之原件加盖“作废文件”章予以保留于文管中心，需保留文件最新版本的前一版。文管中心须将作废文件登录【作废文件一览表】中管制并及时更新发行【文件管理一览

8、表，4.7文件之档案管理作业4.7.1文件最新版本管制（1）文管中心应建立【文件管理一览表工包含文件编号、名称、最新版本并于每月发行一次【文件管理一览表】供文件持有单位核对，以管制文件之版本。（2）因业务需要，需将正式文件交客户或者厂商时，视为参考文件。文件变更时，视需要通知对方，旧版文件不作回收。4.8文件保管4.8.1文管中心关于所有列管文件之原稿，负有保管之责，为便于管制与查询，得以【文件管理一览表】依文件之类别建立目录。4.8.2各单位保管之文件须置于工作场所易于取阅之地方，指定专人保管，并登录各单位之【文件管理一览表】（二三阶文件适用），而劳工、环保工安法规、图面资料等外来文件资料，

9、刖登录各单位之【外来文件资料一览表，4.9文件编号4.9.1一阶文件:手册编码以M11-QOOo1编制。4.9.2二阶文件：M12-XXXXX1-23456（比如：M12-Q0001）程序书编码以M12-X-XXXX编制，第1码M12为盟磊二阶文件，第2码为部门别（见4.9.3.2）,FormNo.:M12-Q0001-002Rev.01页次：3制定部门：质量部制定日期：2009年10月05日文件与资料管理程序文件编号：M12-Q0001版次：AO页次：4/14第3、4、5、6为流水号，按OOO19999之顺序编排之。4.9.3三阶文件：M13-XXXXXX1-234567（比如：M13-QS

10、I001）4.9.3.1第1码M13为盟磊三阶文件，第2码为部门编码（见4.9.3.2）,第3、4码为文件类型，第5、6、7为流水号（按照001999之顺序排之）。备注：文件类型代号BOM表用BM,SIP用SI,SOP用SP,QC工程表用QC,承认书用CR,其它品质类型规范用QP表示。4.9.3.2部门别代号ASPRMQFG部门管理业务资财研发制造质量财务工务4.9.4四阶文件：文件编号-XX（表单流水号）-版次（比如：M12-Q0001-01Rev.01）四阶记录表单编号规则：依相对应之第一、二、三文件制定之，表单使用二码流水号，表格加注版次。4.9.4.1表单编号须具唯一性，统一编于表单左

11、下角。4.9.5文件编号统一由文管中心编排，文件编号须具有唯一性，若制定权责单位变更时，则编号不作更新;作废文件之编号随作废文件一并作废，不予重复使用。4.10文件版次4.10.1文件版次按照A（TA1o方式进行，超过A1O依照B（TBIo方式依次类推之。4.10.2文件内容局部修改可不需全部更新版次，将修订好的【文件制、修、废管制表】与有修改内容之页次，直接抽换。需注意抽换修改内容之页次的版次需升级。例：原始版次AO版，第一次修改为A1版。保持与文件封面【文件制、修、废管制表】的版本一致。4.11 表单修订与管制4. 11.1表单依各文件之制定产生，表单内容之更换由原制定单位执行。5. 11

12、.2表单编号依4.9.4编号管制内容作业，表单版次按照Rev.0Rev.99方式进行。6. 11.3表单修订废止时，由制定单位填写【表单修订/废止申请单】，经使用部门课级审核后进行。表单如有废止后，该表单编号不得由其他表单予以替补或者使用。FormNo.:M12-Q0001-002Rev.01页次：4制定部门：质量部制定日期：2009年10月05日文件与资料管理程序文件编号：M12-Q0001版次：AO页次：5/147. I14表单如在文件管制之前已印制，待旧表单用完后再依文件管制作业要求统一管理。非套表式电脑表单列印时与吊卡、粘标类得以免标示表单编号，但需在该份文件中加以说明使用之方法及识别

13、标示。4.12 文件撰写大纲、格式4.12.1 文件撰写大纲（适用二阶文件）1 .目的2 .范围3 .定义（若无需特别定义的，以“无”表示）4 .作业程序与权责5 .有关文件、资料（若无有关文件、资料以“无”表示）6 .有关表单、记录与附件（若无表单、记录、附件者，以“无”表示）7 .作业流程图（若无作业流程图以“无”表示）1.1.1 12.2文件撰写格式（适用一、二阶文件）4.12.3 三阶文件不受本文件撰写大纲及格式限制，依各单位实际作业要求自行制作。4.12.4 一阶手册文件撰写大纲1 .目的2 .范围3 .作业内容4 .有关文件、资料4.12.5以上文件撰写大纲视必要性由拟案/承办单位

14、依文件内容增减大纲。4.13外来文件之管理4.13.1外来文件包含国际，国家标准（如：IS09001、QCO80000及IS014001最新标准，有关国家环保法规，MI1-STD,GB2828等）及客户/供应商提供之MSDS等资料或者图面。4.13.2外来文件来文时，保持来文时的状态及内容，由DCC文管中心将外来文放于【文件表框】内，文件编号依M1T1oOOM1-W19999进行编制，外来文件编号及版次依4.9.5与4.10.1进行管制。4.13.3外来文件在通过DCC文管中心编排确认无误后，在该份文件上加盖“原件受控章”予以储存，文管中心将受控文件登录于【外来文件资料一览表】中管制。4.13.4外来文件管制，各权责确认单位应随时关注及检查其最新版本状，兄。ISO国际标准与法规由管FormNo.:M12-Q0001-002Rev.01页次：5制定部门：质量部制定日期：2009年10月05日文件与资料管理程序文件编号：M12-Q0001版次：AO页次：6/14理代表确认，MI1-STD,GB2828等标准由质量部经理确认，客户或者供应商提供之资料或者图纸由工程部确认。4.13.5外来文件如因业务需要转发时，DCC文管中心依4.5.2之程序分发。外来文件变更时，得须收回旧版文件。4.14机密文件4.14.1机密文件之定义：本公司文件之机密等级